Premium
Debriefing

Debriefing bei Übergabe und Einarbeitung

Debriefing ist eine einfache Frage-Antwort-Situation, in der ausscheidende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter befragt werden, um ihr Wissen und ihre Erfahrungen für das Team und für das Unternehmen zu sichern. Damit sich für alle der Zeitaufwand lohnt, muss beachtet werden, dass die Übergabe systematisch dokumentiert und rechtzeitig mit der Planung für das Debriefing begonnen wird. Ein wichtiger Vorteil ist, dass Nachfolger schneller eingearbeitet werden können.

Mit Debriefing Wissen und Erfahrungen sichern

Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Abteilung oder das Unternehmen verlassen, geht viel von ihrem Wissen verloren. Gerade dann, wenn sie über viele Jahre Erfahrungen an ihrem Arbeitsplatz sammeln konnten, ist das für die Kollegen, das Team und für das Unternehmen ein großer Verlust. Das betrifft ein Unternehmen beispielsweise dann, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter von sich aus die Stelle wechselt, in den Ruhestand geht oder versetzt oder entlassen werden muss.

Umso mehr sollten alle Beteiligten Wert darauf legen, dass zumindest ein Teil des Wissens und der Erfahrungen im Team und im Unternehmen verbleibt. Voraussetzung dafür ist, dass rechtzeitig vor dem letzten Arbeitstag ein Abschlussgespräch oder Übergabegespräch erfolgt. Dabei sollen alle Informationen systematisch zusammengestellt werden, die beschreiben, wie und warum der Mitarbeiter seine Aufgaben in einer bestimmten Art und Weise erfolgreich erledigte. Und das muss insbesondere für Nachfolgende und Kollegen angemessen dokumentiert werden. Diese systematische Vorgehensweise wird auch unter dem sogenannten Experten-Debriefing zusammengefasst.

StichwortDebriefing

Wenn eine Person die Stelle wechselt, gibt es unterschiedliche Formen der Übergabe. Beim Abschluss von oder Ausscheiden aus Projekten nutzen manche ein sogenanntes kurzes Debriefing (Nachbesprechung, Schlussbesprechung, Manöverkritik).

Meist umfassender sind ein formales Abschlussgespräch oder Austrittsgespräch, die systematische Aufarbeitung des Expertenwissens im Experten-Debriefing oder die umfassende Einarbeitung eines Nachfolgers durch den bisherigen Stelleninhaber.

Welche Probleme beim Debriefing auftauchen

Probleme seitens des ausscheidenden Mitarbeiters

Häufig fehlt die Motivation, sich am Ende noch einmal zusammenzusetzen und alle Abläufe, Aufgabeninhalte und Besonderheiten am Arbeitsplatz durchzugehen. Denn der Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, hat selbst kein großes Interesse mehr, sein Wissen und seine Erfahrung weiterzugeben. Wurde er entlassen oder wird er unfreiwillig versetzt, ist er enttäuscht oder sogar wütend. Geht er aus eigener Entscheidung, ist er mit seinen Gedanken vielleicht schon am neuen Arbeitsplatz.

Organisatorische Probleme

Debriefing braucht Zeit, die ist aber oft nicht eingeplant. Die Debriefing-Phase sollte aber genauso selbstverständlich sein, wie die Einarbeitung neuer Beschäftigter. Viele Aufgaben und Rollen, die der Mitarbeiter wahrnimmt und als wichtig einstuft, sind in den offiziellen Prozess- und Stellenbeschreibungen nicht enthalten. Die Dokumentation ist sehr lückenhaft.

Keine verlässlichen Informationen

Auch das Unternehmen und die Kollegen und Vorgesetzten haben manchmal kein Interesse, sich mit dem scheidenden Mitarbeiter zusammenzusetzen. Manche Beschäftigte werden sogar mit sofortiger Wirkung freigesetzt, sodass eine ordentliche Übergabe kaum noch möglich ist. Das kann durchaus angemessen sein, wenn der Mitarbeiter entlassen wurde, er deshalb enttäuscht und wütend ist und die Informationen, die er weitergeben würde, nicht verlässlich sind. Auf den Wissentransfer zu verzichten, kann auch dann angemessen sein, wenn die Leistungen des Mitarbeiters unterdurchschnittlich waren und eine Fortführung seiner Tätigkeit im gleichen Stil und die Nutzung seines Wissens offensichtlich keine Verbesserung brächten.

Was Sie beim Debriefing und bei der Jobübergabe beachten sollten

In den meisten Fällen überwiegen die Vorteile einer geordneten Übergabe und einer systematischen Dokumentation darüber, was die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter an Wissen und Erfahrungen gesammelt hat. Dabei sollten Sie diese Aspekte besonders berücksichtigen:

Vorgesetzte in der Pflicht

Es ist Aufgabe der oder des Vorgesetzten, für eine ordentliche Übergabe und Dokumentation des Wissens und der Erfahrungen der Beschäftigten zu sorgen.

Rechtzeitig planen

Das Debriefing sollten Sie rechtzeitig planen und durchführen. Sobald Ihnen bekannt ist, dass ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin die Abteilung oder das Unternehmen verlässt, sollten Sie die Übergabe planen und einen Termin vereinbaren.

Ausreichend Zeit einplanen

Für die Durchführung des Debriefings sollten Sie ausreichend Zeit einplanen. Wie viel Zeit Sie konkret benötigen, hängt vom Aufgabenspektrum der betroffenen Person und von der Größe des Erfahrungsschatzes ab. In manchen Fällen lässt sich das Debriefing in einer halben Stunde erledigen, in anderen reicht ein ganzer Tag nicht aus.

Systematische Übergabe

Im Debriefing müssen Sie bestimmte Themen besprechen, die richtigen Fragen stellen und alle Informationen angemessen dokumentieren. Diesen Prozess des Debriefings sollten Sie systematisch durchgehen und eine Checkliste dafür nutzen.

Debriefing, Einarbeitung, Abschlussgespräch: Was wann nützlich ist

Debriefing

Das Debriefing ist zunächst kurz und knapp angelegt und soll vor allem die wichtigen Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren herausstellen: Worauf kam es bei diesem Job besonders an? Was lief gut und was lief schlecht? Was waren die wichtigen Gründe dafür? Das Debriefing ist meist eine einfache Frage-Antwort-Situation, in der die wichtigsten Aufgaben und Tätigkeiten an diesem Arbeitsplatz besprochen werden.

Experten-Debriefing

Obwohl Debriefing eine einfache Frage-Antwort-Situation meint, wird der Begriff Debriefing immer öfter auch für dialogisch angelegte, umfassendere und systematische Abschlussgespräche oder Übergabegespräche verwendet, insbesondere in der Form des Experten-Debriefings.

Im Experten-Debriefing werden alle Aspekte angesprochen, die die Arbeit des ausscheidenden Stelleninhabers kennzeichnen und die sichtbar machen, wie die Aufgaben erledigt wurden. So sollen das Wissen, aber auch die Erfahrungen und Kontakte zu anderen Personen sichtbar gemacht und vor allem so dokumentiert werden, dass Nachfolgende und Kollegen die Dokumentation nutzen können.

Einarbeitung

Bestimmte Arbeitsbereiche machen eine umfassende Einarbeitung notwendig. Dazu arbeiten Nachfolger und Vorgänger mehrere Tage (oder einen längeren Zeitraum) unmittelbar zusammen. Der Nachfolger wird intensiv eingearbeitet.

Das Einarbeiten durch den Vorgänger ist besonders wichtig, wenn es um technisch komplexe oder vielfältige Aufgaben geht und wenn die Beziehung zu anderen Personen im Unternehmen oder beim Kunden übertragen werden soll („Darf ich Ihnen meinen Nachfolger, meine Nachfolgerin vorstellen? …“).

Abschlussgespräch oder Austrittsgespräch

In jedem Fall sollte immer ein abschließendes Gespräch mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geführt werden, die die Abteilung oder das Unternehmen verlassen. Das ist ein Zeichen des Respekts und der Wertschätzung – unabhängig davon, was die Person geleistet hat. Und dieses Abschlussgespräch oder Austrittsgespräch wird immer Hinweise enthalten, was man selbst oder was das Unternehmen beachten oder bewahren sollte.

Mit wem Sie ein Debriefing durchführen

Ein Debriefing sollten Sie immer dann durchführen, wenn:

  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Fachwissen ausscheiden,
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Schlüsselpositionen ausscheiden,
  • eine Führungskraft das Unternehmen verlässt oder
  • ein Projekt  beendet wird und die beteiligten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter aus dem Projekt ausscheiden.

In allen diesen Fällen ist ein Debriefing beziehungsweise das Übergabegespräch und die damit verknüpften Maßnahmen, wie sie im Folgenden vorgestellt werden, hilfreich.

Praxis

Ausstieg und Wissenstransfer reflektieren

Reflektieren Sie den Umgang mit Wissen und Erfahrungen Ihrer ausscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter:

  • Wie stellen Sie den Wissenstransfer in Ihrer Abteilung, in Ihrem Team sicher?
  • Was müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dafür tun?
  • Was tun Sie und Ihre Kollegen?
  • Ist die Personalabteilung eingebunden?

Erinnern Sie sich an den letzten Ausstieg einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters aus Ihrem Team:

  • Was hätten Sie unbedingt noch fragen sollen?
  • Welche Informationen haben Sie anschließend lange gesucht?
  • Welche persönlichen Kontakte sind bedauerlicherweise verloren gegangen?
  • Welche Erfahrungen vermissen Sie am meisten?
  • Was hätte dem Nachfolger geholfen, um schneller produktiv zu sein?

Nutzen Sie die folgende Vorlage und Checkliste, um die Aspekte zu markieren und zu notieren, die Sie beim Ausscheiden einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters klären und dokumentieren sollten.

Premium
schließen
Weiterlesen und alle Vorlagen nutzen.
Premium-Mitgliedschaft

Als Premium-Mitglied haben Sie Zugriff auf das komplette Management-Handbuch:

  • über 150 Kapitel: von ABC-Analyse bis Zeitmanagement
  • über 1.800 Vorlagen, Checklisten, Excel-Tabellen zum Download
  • nur 57 EUR pro Jahr*
  • Ermäßigung für Studierende
Zur Anmeldung
Kapitel kaufen
Kaufen Sie das komplette Kapitel "Debriefing" mit allen Vorlagen zum Preis von nur 9,80 EUR*.
Zum Shop

* Preis gültig in Deutschland. In anderen Ländern kann der Preis höher oder niedriger liegen.

Downloads
  • Excel-Vorlagen
    Vorlagen für Controlling, Kennzahlenmanagement, Berichtswesen und Projektmanagement
  • Key Account Management
    32 Seiten E-Book, 10 Excel-Tabellen, 6 Checklisten und 18 Vorlagen