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Projektabschluss

Die Abnahme organisieren und durchführen

Der formale Abschluss eines Projekts erfolgt mit der Abnahme durch den Auftraggeber. Der prüft, ob die versprochenen Leistungen, Projektziele und Qualitätsstandards erfüllt wurden und ob dabei auch die versprochenen Termine eingehalten sind. Zudem werden die Aufwände und die Budgeteinhaltung überprüft.

Hinweis

Handelt es sich um einen externen Auftraggeber (zum Beispiel Kunde), dann geht es vor allem darum, die im Pflichtenheft festgelegten Leistungen und ihre Erbringung zu überprüfen. Wenn die vereinbarten Termine überschritten werden, kann es zu Vertragsstrafen kommen. Das Budget ist oft als Festpreis vereinbart. Wenn es überschritten ist, muss das der Projektleiter intern verantworten.

Bei einem internen Auftraggeber werden Zielerreichung, Qualität, Ablauf, Termineinhaltung und Budgeteinhaltung überprüft und bewertet.

Sie müssen mit dem Auftraggeber aushandeln, wann die Projektabnahme erfolgen kann. Dieser Termin sollte zwar im Projektauftrag bereits festgehalten sein; in der Praxis ergeben sich aber oft Terminverschiebungen, sodass am Ende der tatsächliche Abnahmetermin individuell vereinbart werden muss. Damit diese Verhandlung erfolgreich ist, sollten nach Thorsten Reichert [Quelle: Projektmanagement, 2009] folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Das Projektergebnis muss zumindest in einem funktionsfähigen Zustand sein, sodass es den Gebrauchszweck des Auftraggebers erfüllen kann.
  • Während des bisherigen Projektverlaufs war Ihr Auftraggeber in der Regel zufrieden mit Ihnen – er hat Vertrauen in Sie und in das Ergebnis.
  • Ihr Auftraggeber hat einen Nutzen, wenn er das Ergebnis zum geplanten Termin übernimmt.
  • Sie können Ihrem Auftraggeber zumindest in grober Form beschreiben und bestätigen, bis wann die Restarbeiten abgeschlossen sein werden.

Planen Sie rechtzeitig den Abnahmetermin ein und stellen Sie sicher, dass bis dahin alle Teilaufgaben und Arbeitspakete zu 100 Prozent bearbeitet sind, die für die Abnahme zwingend erforderlich sind. Oft bleiben dennoch einige Arbeiten offen. Besprechen Sie mit dem Auftraggeber, wie damit verfahren werden soll.

Erstellen Sie dazu noch einmal gemeinsam mit dem Auftraggeber eine Offene-Punkte-Liste, damit dokumentiert wird, was er von Ihnen noch verlangen und erwarten kann – und was nicht. Denn manche Auftraggeber zögern von sich aus das Projektende hinaus oder stellen immer wieder Nachforderungen, nur damit das Projekt nicht abgenommen werden muss (wenn der Auftraggeber beispielsweise in Zahlungsschwierigkeiten ist).

Legen Sie dann mit dem Auftraggeber fest:

  • Abnahmetermin (Datum, Uhrzeit),
  • Leistungen, die abgenommen werden sollen (gemäß Projektauftrag oder Pflichtenheft),
  • zum Abnahmetermin noch offene Aufgaben und wie diese noch bearbeitet werden.

Die Leistungen und die noch offenen Punkte werden bei der Abnahme in einem Übergabeprotokoll dokumentiert, das beide Seiten, Auftraggeber und Projektleiter, unterschreiben. Sie verpflichten sich dann beide zu den entsprechenden Leistungen (Auftraggeber zur Honorierung des Projekts, Projektleiter zur Abarbeitung aller noch offenen Punkte).

Mit der Projektabnahme durch einen externen Auftraggeber wird in vielen Fällen eine Forderung ausgelöst. Sie können dann beispielsweise eine Rechnung (wie im Zahlungsplan vereinbart) stellen.

Vereinbaren Sie mit dem Auftraggeber die Abnahme. Erstellen sie ein Übergabeprotokoll. Lassen Sie sich – insbesondere bei externen Auftraggebern – die Übergabe schriftlich bestätigen.




Wenn die offenen Punkte, die im Übergabeprotokoll festgehalten sind, erfüllt und erledigt sind, lassen Sie sich dies schriftlich bestätigen. Das kann durch ein entsprechendes Abnahmeformular oder durch einen Vermerk im Übergabeprotokoll erfolgen.

Hinweis

Bei Projekten für einen externen Auftraggeber bedeutet die Abnahme bzw. die Übergabe des Projekts auch den Gefahrenübergang. Das bedeutet, der Auftraggeber muss nun die Gefahren versichern. Damit ist auch der Beginn der Garantiezeit verbunden. Die Übergabe von Investitionsprojekten wird im Allgemeinen mit dem Acceptance Certificate (AC) bestätigt, dabei kann zwischen dem Preliminary AC (vorläufig bis zum Ende einer Testphase) und dem Final AC (nach Abschluss aller Tests) unterschieden werden.

Weitere rechtliche Rahmenbedingungen zur Abnahme finden sich auch in: Karl Heinz Güntzer, Peter Hammacher: Handbuch der Auftragsabwicklung, 2007. Vgl. auch BGB und UN-Kaufrecht (CISG).

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