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Fragen stellen

Die Fragetechnik - Wie fragen?

Wenn Ziel, Zweck oder Funktion der Frage feststeht, kann die Frage formuliert werden. Welche Formulierung am besten ist, hängt dann auch von strategischen und taktischen Erwägungen ab. Dabei sollten immer das Thema, um das es bei der Frage geht, und der Kontext mitbeachtet werden. Einige Fragen, die ein Mitarbeiter in einem Unternehmen einem anderen stellt, lassen sich grundsätzlich eindeutig beantworten. Beispiele dafür sind:

  • Wie lautet die Telefonnummer von Herrn Maier?
  • Wo sind die Unterlagen zum Auftrag von Firma Müller?
  • Wie hoch war die Fehlerquote in der letzten Woche?

Andere Fragen lassen sich nicht eindeutig beantworten. Sie fordern vom Befragten unter Umständen eine Meinung oder eine Stellungnahme ab – und können für diesen unangenehm sein. Vielleicht will er sie aus diesem Grund auch gar nicht beantworten? Beispiele dafür sind:

  • Warum haben Sie den Auftrag von Firma Müller nicht erhalten?
  • Warum war die Fehlerquote so hoch?
  • Welche Werbemaßnahme sollen wir durchführen?

Einige dieser Fragen lassen sich durch Nachforschung oder im Gespräch klären und dann auch beantworten. Andere können zu ausgesprochenen oder verdeckten Meinungsverschiedenheiten oder Konflikten führen. Hier gilt es, im Einzelfall zu entscheiden, wie weit das Fragen führen sollte. Drängendes Befragen kann dazu führen, dass die Barrieren der Kommunikation größer werden.

Ursache dafür kann sein, dass der Fragesteller bereits Hypothesen bewusst oder unbewusst gebildet hat, welche Antwort wohl gegeben wird. Wenn die Antwort zu seiner Hypothese passt, gibt er sich zufrieden. Wenn nicht, stellt er weitere Fragen, bohrt nach, drängt oder bricht sogar die Kommunikation ab. Hier sollte der Fragesteller sich selbst kritisch befragen, welche Hypothese er gebildet hat, die seiner Frage zugrunde liegt – bevor er die Frage stellt und Antwort erhält. Erfahrene Fragesteller überprüfen ihre Hypothesen und passen diese immer wieder an.

Um die Frage so zu formulieren, dass sie die erwünschte Funktion erfüllen und auch zur Situation passen, gibt es unterschiedliche „Konstruktionstechniken“. Im Folgenden stellen wir einige wichtige vor.

Offene und geschlossene Fragen

Offene Fragen werden so formuliert, dass der Gesprächspartner in beliebiger Form antworten kann. Wie die Antwort lautet, ist offen. In vielen Fällen beginnen offene Fragen mit „W“, die sogenannten W-Fragen: Was, wer, womit, warum, wofür, wann, wie, wo, …

Vorteile des offenen Fragens sind: Man bekommt mehr Informationen, erfährt Details, Hintergründe, Einstellungen, Ziele, andere Sichtweisen etc. Der Gesprächspartner erkennt die Wertschätzung, die in offenen Fragen zum Ausdruck kommt. Allerdings lässt sich das Gespräch durch offene Fragen nicht so leicht steuern.

Geschlossene Fragen sind so formuliert, dass der Gesprächspartner im Grund nur mit „Ja“ oder „Nein“ antworten kann. So wird das Gespräch vom Fragenden stark gesteuert. Der Befragte wird durch das Gespräch geführt und kann knapp antworten. Das ist hilfreich, wenn es um klare Entscheidungen oder Prioritäten geht, wenn es um die Analyse eines Problems geht oder wenn geprüft werden soll, ob ein Thema richtig verstanden wurde. Problematisch ist, dass so nur wenig Neues erfahren wird.

Zwischen offenen und geschlossenen Fragen gibt es Abstufungen, die es möglich machen, ein Gespräch offen zu beginnen und dann immer mehr zu fokussieren. Das Gespräch entwickelt sich in der Form eines sogenannten Fragetrichters. Zu Beginn eines Gesprächs ist der Verlauf noch sehr offen. Der Trichter ist weit. Der Befragte soll so viel wie möglich erzählen. Der Frager verschafft sich einen Überblick.

Es erfolgt ein allgemeines Screening:

  • Was alles?
  • Was noch?
  • Was gehört sonst noch dazu?

Zweite Phase: Ordnen und Filtern. Hier wird gezielter nachgefragt, worum es geht:

  • Wie genau?
  • Wer?
  • Wo?
  • Wie?
  • Was (auf jeden Fall)?
  • Warum?

Dritte Phase: Zusammenfassen. Hier wird mit einer geschlossenen Frage geprüft, ob alles richtig verstanden wurde:

  • Stimmt es so?
  • Habe ich Sie richtig verstanden, dass …?

Direkte und indirekte Fragen

Bei Gesprächspartnern, zu denen ein guter Kontakt besteht, bei denen also die Gesprächsbereitschaft nicht erst geweckt werden muss, können direkte Fragen genutzt werden. Die Fragen werden im Indikativ gestellt. Beispiele:

  • Wer übernimmt die Aufgabe?
  • Was sind die Gründe?
  • Was kostet diese Variante?

Direkte Fragen können eingesetzt werden, wenn es darum geht, einfache Themen zu besprechen oder Daten und Fakten zu erfragen, die der Gesprächspartner leicht und schnell verfügbar hat. In Gesprächen mit komplexem und schwierigem Inhalt sollte dann eine betont sachliche Gesprächsatmosphäre herrschen.

Indirekte Fragen werden eingesetzt, wenn die Beziehung zwischen dem Fragenden und dem Befragten nicht geklärt ist, wenn ein hierarchisches Gefälle besteht (Mitarbeiter und Vorgesetzter) oder wenn in ihr ein Konfliktpotenzial stecken könnte. Dann empfiehlt es sich, die Frage in den Konjunktiv zu kleiden. Beispiele:

  • Wer würde die Aufgabe übernehmen?
  • Was könnten die Gründe dafür sein?
  • Was würde diese Variante kosten?

Dieser kleine Unterschied, das Mehr an Höflichkeit, können sehr wichtig, ja sogar entscheidend für die Reaktion des Gesprächspartners und damit für seine Antwort sein. In schwierigen Gesprächssituationen oder bei ersten Begegnungen schafft der Fragende so eine vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre. Er drückt die Wertschätzung für den Gesprächspartner aus oder vermeidet Stress und Druck in der Situation.

Wichtige Regeln für das Fragenstellen

  1. Beurteilen Sie vor einem wichtigen Gespräch die Fragesituation und die Beziehung zu Ihrem Gesprächspartner. Begegnen Sie dem Gesprächspartner immer wohlwollend und wertschätzend.
  2. Entwickeln Sie dann eine gute Fragestrategie, indem Sie gezielt offene oder geschlossene Fragen stellen. Formulieren Sie Ihre zentralen Fragen vorab.
  3. Prüfen Sie, welche Hypothesen Ihren Fragen zugrunde liegen.
  4. Stellen Sie immer nur eine Frage auf einmal.
  5. Fassen Sie sich kurz und formulieren Sie unkompliziert und verständlich.
  6. Der Gesprächspartner muss genügend Zeit haben, die Frage beantworten zu können.
  7. Hören Sie aufmerksam auf seine Antwort; zeigen Sie durch Körpersprache und Wiederholen, dass Sie aufmerksam zuhören.

Üben Sie das Fragenstellen? Beobachten Sie sich selbst im Gespräch mit anderen? Welche Frageformen dominieren bei Ihnen? Was können, was sollten Sie ändern, um Ihre Gesprächsziele besser zu erreichen?




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