Premium
Projektabschluss

Die letzten Teilaufgaben planen

Als Projektleiter müssen Sie erkennen, wenn so langsam Motivation und Energie aller Projektbeteiligten (oder der Auftragnehmer) zu weichen scheint. Machen Sie nun eine Bestandsaufnahme und klären Sie, welche Arbeitspakete zu 100 Prozent erfüllt sind und bei welchen Arbeitspaketen noch einige Prozent fehlen. Gehen Sie dazu den Projektstrukturplan noch einmal genau durch.

Der Projektstrukturplan und der Maßnahmenplan sind zwei zentrale Elemente des Projektmanagements. Mehr dazu finden Sie in dieser Lösungshilfe:

Projektmanagement: Wichtige Methoden und Werkzeuge in der Projektorganisation

Markieren Sie im Projektstrukturplan und im Aufgabenplan alle Teilaufgaben und Arbeitspakete, die noch nicht zu 100 Prozent abgeschlossen sind.




In einer Offene-Punkte-Liste (Pendenzenliste) halten Sie fest, welche Aufgaben noch ausstehen und was dafür noch gemacht werden muss. Gehen Sie dabei in die Details. Klären Sie auch, wer die Verantwortung dafür trägt, wer die Aufgabe erledigt und welche Ressourcen erforderlich sind. Vielleicht sind Vorarbeiten noch nicht abgeschlossen, sodass auch der letzte Schritt noch nicht möglich ist. Machen Sie diese Abhängigkeiten in einem Ablaufplan sichtbar.

Arbeiten Sie jeden Tag an dieser Offene-Punkte-Liste gemeinsam mit Ihrem Projektteam. Legen Sie die Prioritäten fest. Die unmittelbar anstehenden Aufgaben sind ganz oben. Wichtig: Machen Sie diese Aufgaben für alle sichtbar, zum Beispiel auf einem Flipchart, an dem alle vorbeigehen. Genauso wichtig: Haken Sie sichtbar alle offenen Punkte ab, die erledigt wurden. Das fördert die Motivation!

Machen Sie täglich eine Lagebesprechung (bzw. in einem Zeitrhythmus, der dem Projektumfang und dem Zeitplan angemessen ist). Diese Besprechung kann kurz und knapp sein. Sie soll deutlich machen, was jetzt aktuell ansteht. Und hier muss geklärt werden, warum eine Aufgabe nicht abgeschlossen werden kann. Dann können Sie Gegenmaßnahmen ergreifen.

Hinweis

Wenn Projektmitarbeiter gegen Ende des Projekts schon abgezogen und mit anderen Aufgaben betraut werden, klären Sie: In welchen Umfang steht der Mitarbeiter in welcher Zeit zur Verfügung? Wenn das nicht ausreicht, verhandeln Sie mit dem Mitarbeiter und mit seinem Auftraggeber oder Vorgesetzten, wie Sie auf ihn noch zugreifen können. Fordern Sie die ursprünglich zugesagte Leistung gemäß Projektstrukturplan und Ressourcenplan ein.

Durch diese enge Rückkopplung verdeutlichen Sie: Es geht um die letzten Meter, den Endspurt. Das setzt auch noch einmal Energie und Motivation bei allen Beteiligten frei. Loben Sie ausdrücklich, wenn wichtige Arbeitspakete zu 100 Prozent erledigt sind. Feiern Sie am Ende auch schon wichtige Zwischenergebnisse und bedanken Sie sich als Projektleiter bei den Verantwortlichen.

Wenn die Offene-Punkte-Liste immer länger wird

Oft kommt es vor, dass am Ende die Offene-Punkte-Liste immer länger wird. Denn je genauer man in die Details geht, desto deutlicher wird sichtbar, was noch alles getan werden muss, um die Teilaufgabe oder das Arbeitspaket abzuschließen. Lassen Sie sich dadurch nicht entmutigen. Setzen Sie Prioritäten.

Kritisch wird es dann, wenn die Zeit zu schnell vergeht und die Terminzusagen gefährdet sind. Dann ist ein Gespräch mit dem Auftraggeber notwendig. Klären Sie, was in jedem Fall vor der Abnahme zur vereinbarten Zeit erledigt werden muss und was nach der Abnahme noch gemacht werden kann. Legen Sie die Prioritäten und den Ressourceneinsatz so fest, dass der Zeitplan eingehalten wird.

Machen Sie gegenüber dem Auftraggeber deutlich, dass der Projekterfolg und die versprochene Qualität in jedem Fall erreicht werden, wenn die wichtigen Punkte jetzt vordringlich bis zur Abnahme abgearbeitet werden. Erläutern Sie, warum alle anderen Arbeiten nicht erfolgskritisch sind und wie sie auch nach der Abnahme noch erfüllt werden.

Im Zweifelsfall müssen Sie mehr Ressourcen einsetzen. Das kann teuer werden und der Koordinationsaufwand steigt. Um den Termin einzuhalten, brauchen Sie ein größeres Budget. Das ist misslich, aber in einzelnen Fällen nicht zu verhindern. Loten Sie Spielräume aus, sprechen und verhandeln Sie mit dem Auftraggeber und den Projektmitarbeitern, um eine akzeptable Lösung zu finden.

Erstellen und pflegen Sie zeitnah (täglich) Ihre Offene-Punkte-Liste. Sortieren Sie nach Prioritäten. Sprechen Sie alle Punkte mit den Projektmitarbeitern durch. Haken Sie alle abgearbeiteten Punkte ab. Machen Sie sichtbar, was erreicht wurde und was noch offen ist.




Premium
schließen
Weiterlesen und alle Vorlagen nutzen.
Premium-Mitgliedschaft

Als Premium-Mitglied haben Sie Zugriff auf das komplette Management-Handbuch:

  • über 150 Kapitel: von ABC-Analyse bis Zeitmanagement
  • über 1.800 Vorlagen, Checklisten, Excel-Tabellen zum Download
  • nur 57 EUR pro Jahr*
  • Ermäßigung für Studierende
Zur Anmeldung
Kapitel kaufen
Kaufen Sie das komplette Kapitel "Projektabschluss" mit allen Vorlagen zum Preis von nur 9,80 EUR*.
Zum Shop

* Preis gültig in Deutschland. In anderen Ländern kann der Preis höher oder niedriger liegen.

Downloads
  • Excel-Vorlagen
    Vorlagen für Controlling, Kennzahlenmanagement, Berichtswesen und Projektmanagement
  • Key Account Management
    32 Seiten E-Book, 10 Excel-Tabellen, 6 Checklisten und 18 Vorlagen