Premium
Schlechte Nachrichten überbringen

Die Nachricht mitteilen – Gesprächsablauf

Überprüfen Sie, wann der geeignete Zeitpunkt ist, um dem Mitarbeiter eine schlechte Nachricht mitzuteilen. Müssen Sie dafür gemeinsam einen Termin vereinbaren? Das kommt sicherlich immer auf den Sachverhalt und die Rahmenbedingungen an. Grundsätzlich gilt: So schnell wie möglich! Und persönlich sollte es sein! Beispiele:

  • Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter den Urlaub nicht zu seinem Wunschtermin gewähren können, sprechen Sie ihn sofort an, wenn diese Entscheidung für Sie feststeht.
  • Wenn das Projekt gestoppt wird, informieren Sie die Teammitglieder bei der nächsten Teambesprechung. Damit niemand bis dahin unnötige Arbeiten macht, können Sie möglichst rasch eine außerordentliche Teambesprechung einberufen.

Gehen Sie auf den betreffenden Mitarbeiter zu oder bitten Sie ihn zu dem Gespräch zu sich. Maßgeblich ist, dass Sie das Gespräch unter vier Augen führen können. Der betroffene Mitarbeiter sollte sich durch die Umgebung auch nicht unwohl fühlen.

Wenn Sie die Fragen zur Vorbereitung für sich geklärt haben, sollten Sie die ersten fünf Sätze sehr wohl überlegt sprechen. Je wichtiger und je weitreichender der Sachverhalt ist, desto mehr Wert sollten Sie darauf legen, dass Sie diese Sätze perfekt vorbereiten und gegebenenfalls auch üben. Diese Sätze sind das Gerüst für das gesamte Gespräch.

Ganz besonders wichtig dabei sind die eigene Einstellung und die innere Haltung gegenüber dem betroffenen Mitarbeiter als dem Gesprächspartner und Menschen. Diese sollten von Wertschätzung, Achtung und Respekt geprägt sein. Die schlechte Nachricht betrifft den Mitarbeiter und Arbeitnehmer. Die Wertschätzung bezieht sich auf den Menschen.

Gerade weil Sie in dieser Situation den Mitarbeiter auch als Menschen ansprechen, können und sollten Sie erwarten, dass er mit der für ihn schlechten Nachricht umgehen kann. Er ist mündig und selbstbewusst, sodass Sie ihm einen professionellen Umgang damit zutrauen dürfen.

Bekennen Sie im Gespräch, dass es um eine ernste Sache geht. Spielen Sie den Sachverhalt nicht herunter. Bleiben Sie ernst. Beschönigen Sie nichts. Für das Gespräch selbst gelten zudem folgende Regeln:

  • Kommen Sie sofort zur Sache, kein Smalltalk und keine Komplimente vorab.
  • Die ersten fünf Sätze sind entscheidend. Wählen Sie eine möglichst klare Sprache. Kein „möchte, sollte, könnte, hätte, …“
  • Sprechen Sie in der Ich-Form. Dann fokussieren Sie sich auf die Sachaussage und greifen den Gesprächspartner nicht als Person an.
  • Gebrauchen Sie keine Sprache, die verharmlost oder klein macht. Versuchen Sie nicht locker oder gar witzig zu sein. Nur wenn Sie das vermeiden, wird man Ihnen glauben und Sie anerkennen.
  • Begründen Sie Ihre Entscheidung beziehungsweise erklären Sie, wie es zu dem Sachverhalt kommt, der der schlechten Nachricht zugrunde liegt. Hier geht es vor allem darum, sichtbar zu machen, warum die Botschaft so lauten muss, wie sie lautet. Es müssen nicht alle Überlegungen dazu, alle Pro und Contras noch einmal aufgeführt werden, aber die wichtigen und guten Gründe. Tatsachen entspannen.
  • Wenn Sie die Entscheidung anderer (Ihrer Vorgesetzten) an Ihre Mitarbeiter weitergeben müssen, geben Sie keine Wertung ab. Machen Sie deutlich, dass es Ihre Aufgabe ist, diese Entscheidung zu vermitteln. Haben Sie Mut, dazu zu stehen.
  • Wenn Sie Ihrem Vorgesetzten eine schlechte Nachricht überbringen: Machen Sie einen konkreten Vorschlag, wie Sie die Situation bewältigen können.
  • Lassen Sie eine Jammerphase zu. Hören Sie einfach ein paar Minuten zu. Beachten Sie die Reaktionen der Betroffenen und gehen Sie angemessen damit um. Zeigen Sie Betroffenheit und Verständnis. Beschwichtigen Sie nicht und reden Sie nicht klein!
  • Beenden Sie das Gespräch, indem Sie die nächsten Schritte benennen oder klären, welche Maßnahmen möglich sind, um die negativen Folgen für den Betroffenen zu minimieren. Schließen Sie mit einem Aufruf, etwas zu tun. Machen Sie den ersten Schritt sichtbar.

Beispiel Urlaub nicht genehmigen

„Herr Meier, ich kann Ihrem Wunsch, im September zwei Wochen Urlaub zu machen, nicht nachkommen. Vom Vertrieb haben wir drei sehr wichtige Großaufträge erhalten, die wir bis Ende September abarbeiten müssen. Alle Kollegen sind betroffen und alle müssen mit dazu beitragen, dass diese Aufträge ausgeliefert werden können. Gerne können wir darüber sprechen, wie wir …“

Beispiel Projekt gestoppt

„Liebe Kollegen, gestern habe ich vom Vorstand erfahren, dass unser Projekt gestoppt wird. Wir erhalten keine weiteren Mittel. Das Projektteam soll sich auflösen. Ich bedauere das auch, aber die Entscheidung ist gefallen. Wir müssen nun klären, …“

Beispiel Kündigung

„Frau Müller, ich habe eine unangenehme Nachricht für Sie: Ich muss Ihnen kündigen. Der Grund dafür ist die Verlagerung der Aufgaben nach Ungarn. Ich möchte eine einvernehmliche Trennung erreichen und bin bereit, eine faire und die Folgen für Sie minimierende Regelung zu erreichen. Hier ist das Kündigungsschreiben. …“

Beispiel schlechte Leistung

„Herr Schmidt, seit zwei Wochen beobachte ich, dass Sie die Aufgaben, die ich Ihnen übertrage, nicht ordnungsgemäß erfüllen. Ich habe den Eindruck, dass Sie mit Gedanken meistens woanders sind. Das führt dazu, dass Ihre Kollegen selbst mit der Arbeit nicht vorankommen. Ich möchte mit Ihnen besprechen, woran das liegt. …“

Mehr dazu finden Sie auch in dieser Lösungshilfe:

Feedback: Regeln und Methoden für die motivierende Rückmeldung an Mitarbeiter

Wenn der Mitarbeiter während des Gesprächs ein neues Argument anführt, dass Sie wirklich überzeugt, brechen Sie das Gespräch ab. Teilen Sie mit, dass Sie unter diesen (extrem anderen) Umständen noch einmal nachdenken und neu entscheiden wollen. Der Mitarbeiter soll merken, dass Sie kein Umfaller sind, sondern dass Sie sein gewichtiges Argument bislang nicht kannten und bereit sind, die Situation neu zu überdenken.

Beenden Sie das Gespräch nicht abrupt, nachdem Sie die schlechte Nachricht verkündet haben. Nehmen Sie sich etwas Zeit; manchmal genügen ein paar Sekunden der Stille, manchmal braucht es ein paar Minuten. Diese Zeit ist ein Ausdruck dafür, dass Sie den Menschen wertschätzen und dass Sie Verständnis dafür haben, wenn er sich nun schlecht fühlt. Aus der unangenehmen Pflicht wird die Chance, den anderen für sich zu gewinnen.

Bereiten Sie das Gespräch sehr genau vor, wenn Sie eine schlechte Nachricht überbringen. Nutzen Sie die folgende Vorlage, um sich auf das einzustellen und um zu üben, was Sie genau sagen wollen.




Betrachten Sie nach dem Gespräch den Prozess und den Ablauf noch einmal genauer. Überlegen Sie zuerst, wie das bei einem früheren Gespräch war. Wie war es gerade? Und wie wird es beim nächsten Gespräch sein?

  • Was denken Sie vor, während und nach dem Gespräch?
  • Was fühlen Sie vor, während und nach dem Gespräch?
  • Was haben Sie gemacht?
  • Was haben Sie zu der Person gesagt?
  • Was hat Sie überrascht an Ihren Gedanken, Gefühlen, Taten und Worten?
  • Was hat Sie überrascht an den Verhaltensweisen und den Worten des Mitarbeiters?

Fassen Sie Ihre „gedankliche Vorbereitung“ noch einmal zusammen: Was wollen Sie beim nächsten Mal tun und sagen, wenn Sie schlechte Nachrichten zu überbringen haben? Wie gehen Sie vor?

Premium
schließen
Weiterlesen und alle Vorlagen nutzen.
Premium-Mitgliedschaft

Als Premium-Mitglied haben Sie Zugriff auf das komplette Management-Handbuch:

  • über 150 Kapitel: von ABC-Analyse bis Zeitmanagement
  • über 1.800 Vorlagen, Checklisten, Excel-Tabellen zum Download
  • nur 57 EUR pro Jahr*
  • Ermäßigung für Studierende
Zur Anmeldung
Kapitel kaufen
Kaufen Sie das komplette Kapitel "Schlechte Nachrichten überbringen" mit allen Vorlagen zum Preis von nur 6,00 EUR*.
Zum Shop

* Preis gültig in Deutschland. In anderen Ländern kann der Preis höher oder niedriger liegen.

Downloads
  • Excel-Vorlagen
    Vorlagen für Controlling, Kennzahlenmanagement, Berichtswesen und Projektmanagement
  • Key Account Management
    32 Seiten E-Book, 10 Excel-Tabellen, 6 Checklisten und 18 Vorlagen