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Messeplanung

Durchführung der Messe und Messeablauf

Messevorbereitung ist Training. Die Messe selbst ist dann der „Wettkampf“. Jetzt muss jeder Standmitarbeiter seine Leistung zeigen, immer freundlich, konzentriert und auf die unterschiedlichsten Fragen und Interessen der Standbesucher ausgerichtet sein. Dabei hilft ein morgendliches Messebriefing, die passende Einsatz- und Zeitplanung, vorbereitete Drei-Minuten-Erklärung, eine Protokollvorlage und viel Teamgeist. Außerdem sollte sich jeder abends wieder auf den nächsten Wettkampftag vorbereiten.

Jeder Stand braucht einen Standleiter, der als Ansprechpartner für die Messegesellschaft fungiert. Doch auch das „Standleben“ verlangt, dass jemand sich bereitfindet, verschiedene Aktivitäten verantwortlich zu koordinieren. Messezeit ist wertvolle Zeit; diese Zeit gehört dem Standbesucher.

Früh morgens ist in der Regel erst wenig Publikum auf der Messe präsent. Dies bietet dem Standpersonal Gelegenheit, die Besetzung des Messestandes vorauszuplanen und sich auf die Besucher einzustimmen. Hier zeigt sich einmal mehr, dass Messen und Ausstellungen zwar auch gerngesehene Abwechslung von der täglichen Betriebsroutine und manchmal sogar „Abenteuer“ bieten kann. Messearbeit bedeutet jedoch auch, bestimmte Arbeitsroutinen einzuhalten.

Der Einsatzplan „Standpersonal“

Daher ist die Einsatzplanung „Standpersonal“ die erste morgendliche Aktivität auf dem Messestand. Der Standleiter ruft die Kollegen zu einer Frühbesprechung zusammen, auf der die Arbeits- und Pausenzeiten mit den während oder bereits vor der Messe verabredeten Standbesucherterminen koordiniert werden. Der Stand darf zu keiner Zeit unbesetzt sein. Zu den Zeiten, zu denen sich ein Standbesucher fest vorangemeldet hat, muss mindestens ein weiterer Mitarbeiter für die nichtangemeldeten Standbesucher frei sein.

Das Personalbriefing

Auf die Personaleinsatzplanung für den neuen Messetag folgt das Standpersonalbriefing über den Verlauf und die Ereignisse des vorhergehenden Messetags. Diese kurze Info-Runde liefert einen Überblick, der sich aus der grob aufbereiteten, statistischen Vorauswertung aller Gesprächsprotokolle des jeweils vorausgegangenen Messetages gewinnen lässt. Das Briefing soll Antwort auf die Frage geben: „Wer sind die Standbesucher und was wollen sie?

Dies hilft dem Standpersonal, sich im Vorhinein auf den Standbesucher einzustellen und die eigene Aufmerksamkeit auf dessen Erwartungshaltung zu fokussieren. Das Briefing sollte jeden Morgen ein anderer Standmitarbeiter vorbereiten und durchführen. Dies hat den Vorteil, dass jeder einzelne Mitarbeiter damit die Gelegenheit erhält, seine Eindrücke und Beobachtungen aus seinem persönlichen Blickwinkel mindestens einmal auch selbst darzustellen. Das Bild wird so differenzierter, als wenn immer nur derselbe Mitarbeiter die Notizen seiner Kollegen aufarbeiten und interpretieren würde. Das Morgenbriefing besteht aus zwei Teilen:

Teil I: Wer besucht unseren Stand und welche Interessen bringt der Standbesucher mit?

  • Welche Branchen interessieren sich für unsere Produkte und Dienstleistungen?
  • Wer aus diesen Branchen interessiert sich für uns: Kaufleute oder Einkäufer, Verwaltungs- und Organisationsfachleute, Fachkräfte aus Forschung und Entwicklung, Fachkräfte aus der Produktion, Fachkräfte aus der Distribution?
  • Kommen die Vertreter der oberen, mittleren oder unteren Entscheidungsebenen?
  • Welche bereits bekannten, neuen oder zukünftigen Bedürfnisse, Engpässe oder Probleme werden häufiger genannt?
  • Welcher Teil unseres Angebots stößt in welchen Branchen auf verstärkte Resonanz?
  • Gibt es Überraschungen: Sind neue Anwendungsmöglichkeiten und damit Zielgruppen entdeckt worden?
  • Gibt es Kooperations- oder Beteiligungswünsche: Wer? Wo? Was? Wie? Warum?
  • Gibt es Interesse von potentiellen neuen Mitarbeitern und Fachkräften?

Teil II: Spezielle Interessen und Fragen, die Standbesucher haben

Hier interessiert das spezielle Interesse, das die Standbesucher des Vortags Ihrem Unternehmen gegenüber gezeigt haben. Welche Detailinformationen wurden in welcher Gewichtung abgefragt:

  • Einsatz- und Anwendungsmöglichkeiten Ihrer Produkte und Dienstleistungen?
  • Ausbau- bzw. Umbau- oder Erweiterungsmöglichkeiten?
  • Beratungsangebot? Wartung? Service? Support? Nebenleistungen?
  • Modell- und Produktpalette? Modulare Bauweise? Kompatibilität?
  • Produktqualität? Preise? Konditionen? Lieferzeiten? Lieferfähigkeit?
  • Derzeit von Ihnen geplante Produkt- und Angebotsweiterentwicklung?
  • Fähigkeit und Bereitschaft zu kundenorientierter Flexibilität bei der Ausführung ihrer Produkte und Ihrer Dienstleistungen?
  • Projektmanagementkapazität? Projekt-Manpower?
  • Wollen die Standbesucher einschätzen, ob das Unternehmen sich dauerhaft am Markt wird halten können und es sich so auch für eine langfristige angelegte Geschäftspartnerschaft empfehlen kann?

Die Drei-Minuten-Erklärung

Messebesucher haben es oft eilig und möchten im ersten Kontakt mit Ihnen in möglichst kurzer Zeit feststellen können, wo sie als Interessent und potenzieller Kunde Ihr Unternehmen einordnen können. Dabei interessieren den Standbesucher keine Details über Ihre Produkte und Dienstleistungen, sondern er möchte zunächst nur einen allgemeinen und doch aussagefähigen Überblick über Ihr Unternehmen und seine Leistungs- und Angebotsmöglichkeiten gewinnen. Daraus können sich für den Standbesucher Ansatzpunkte für gezieltere Fragen an Sie ergeben oder er stellt fest, dass Ihre Leistungen nicht zu seinen Bedürfnissen passen.

Daher ist es üblich, eine sogenannte Drei-Minuten-Erklärung einzuüben und zu nutzen. In der Regel kennt ein Mitarbeiter sein Unternehmen aus der Innensicht; er hat ein umfassendes, ausführliches und detailreiches Wissen über das eigene Unternehmen. Wenn Sie unvorbereitet gebeten werden, einem Außenstehenden einen kurzen und allgemeinen Überblick über Ihr Unternehmen und die Ziele Ihrer Messebeteiligung zu geben, kann das schwierig sein. Um sich also nicht in Einzelheiten zu verlieren, ist es wichtig, eine solche Erklärung vorher zu entwerfen und mit den Kollegen einzuüben. Das ist nicht leicht. Sie werden jedoch mit jedem Tag besser werden.

Übrigens: Standbesuche von Journalisten von Presse, Rundfunk oder Fernsehen sind gewöhnlich unangemeldet. Journalisten benötigen erst recht knappe und aussagefähige Formulierungen. Einige markante Kernsätze aus Ihrer Drei-Minuten-Erklärung sind möglicherweise sogar ein „newsworthy“.

Vorteile des Morgenbriefings und der täglichen Ablaufplanung

Nach einer solchen morgendlichen Vorbereitung werden alle Besucher, die im Laufe des Tages auf Sie zukommen, zu keinen großen Überraschungen führen; Sie sind mit Ihren Kollegen auf die unterschiedlichsten Fragen der Besucher vorbereitet, Sie wissen, was Sie antworten und tun können und wie Sie mit den unterschiedlichen und speziellen Interessen umgehen, so dass kein potenzieller Kunde oder Geschäftspartner unbeachtet bleibt und „übersehen“ wird.

Mit der Drei-Minuten-Erklärung entgeht Ihr Unternehmen außerdem der Gefahr, als Wesen vom anderen Stern dazustehen. Alles in allem hat diese Morgenroutine noch einen schönen „Nebeneffekt“: Die engagierte, gemeinsame Vorbereitung Ihres Messetages kann Spaß machen und schafft frischen Teamgeist auf Ihrem Messestand.

Motivation und „Stand-halten“

Der Kontakt mit dem Messebesucher verlangt Konzentration. Diese lässt im Laufe des Tages früher oder später zwangsläufig nach. Unkonzentriertheit führt zu Misserfolgen im Messegespräch. Misserfolge erhöhen die Anspannung, was wiederum zu noch mehr Unkonzentriertheit führt. Spätestens jetzt ist eine Pause erforderlich, die dem Standmitarbeiter Erholung ermöglicht. Jeder, der schon einmal über eine Messe gegangen ist, kann sich an Aussteller erinnern, die sichtlich „groggy“ waren.

Ein starres Regime von Pausenzeiten ist zwar durch die zwingend notwendige Einsatzplanung des Standpersonals vorgegeben – das starre Pausenregime lässt sich jedoch bei Bedarf flexibel verändern. Wenn ein noch frischer Standmitarbeiter „seine“ Pause einem erholungsbedürftigen Kollegen anbietet, ist das mehr als eine freundliche Geste. Es zeigt Teamgeist. Teamgeist hilft „standzuhalten“ und Motivation und Konzentration zu bewahren.

Protokollierung der Messekontakte

Ein Muss: Jedes Gespräch mit einem Besucher wird auf dem Formblatt „Messegespräch“ protokolliert. Diese Gesprächsprotokolle liefern zunächst die Daten, aus denen zuerst – wie oben beschrieben – die Morgenbriefings erstellt werden. Der weitere Sinn und Nutzen der Protokolle zeigt sich dann in den Wochen und Monaten nach der Messe:

  • wenn Ihr Unternehmen mögliche Beteiligungen und Kooperationen anstrebt,
  • wenn Ihr Unternehmen und insbesondere Ihr Vertrieb geeignete Handelsvertretungen und Distributionswege suchen,
  • wenn Ihr Vertrieb Messebesucher kontaktiert, um Geschäfte anzubahnen,
  • wenn Ihr Produktmanagement Ihr Angebot optimiert,
  • wenn Ihr Einkauf Kontakt zu möglichen neuen Lieferanten aufnehmen will,
  • wenn Ihre Entwicklungsabteilung Kontakt zu wissenschaftlichen Einrichtungen sucht,
  • wenn Ihre Personalabteilung neue Fachkräfte kennenlernen möchte.

Die Protokolle müssen demnach alle für die Nach-Messearbeit erforderlichen Angaben enthalten. Die Visitenkarte des Standbesuchers wird angeheftet. Sie allein reicht jedoch nicht aus. Weitere Angaben sind vom Standbesucher während des Messegesprächs in Erfahrung zu bringen. Das vollständige Gesprächsprotokoll umfasst folgende Angaben:

  • Titel, Vorname und Name
  • Funktion im Unternehmen
  • Abteilung im Unternehmen
  • Benennung des Unternehmens
  • Branche
  • Geschäftsbereich des Unternehmens
  • Hauptgeschäftstätigkeit des Unternehmens
  • Nebengeschäftstätigkeit des Unternehmens
  • gegebenenfalls weitere Ansprechpartner im Unternehmen
  • Sitz und Anschrift des Unternehmens
  • Kommunikationsverbindungen
  • Unternehmensgröße: Zahl der Mitarbeiter, Jahresumsatz
  • wie der Standbesucher auf Ihre Messebeteiligung aufmerksam geworden ist
  • der konkrete Bedarf, der Ihrem Unternehmen gegenüber genannt worden ist
  • spezielle Anforderungen und Wünsche Ihnen gegenüber
  • welche Angebote sollen bis wann erstellt werden
  • Informationsmaterial, das nachgesandt werden soll, wie Preis- und Warenlisten, Dienstleistungsverzeichnis oder Produktbeschreibungen
  • Zeitpunkt oder Zeitraum, wann der Standbesucher von Ihrem Unternehmen wieder angesprochen werden möchte

Nicht alle diese Informationen sind immer gleichermaßen wichtig. Der Standbesucher sollte – allen Ehrgeiz in Ehren – nicht „ausgequetscht“ werden. Sinn und Ziel des Gesprächs ist nicht die vollständige Erhebung statistischer Daten. So etwas ist Aufgabe des Marktforschers. Nicht jedes Gespräch wird alle Angaben liefern können und müssen. Und manches Gespräch endet auch ergebnislos, kann aber dennoch wichtige Informationen enthalten und also dokumentiert und protokolliert werden.

Freizeitgestaltung

Zum Schluss Ihres ersten Messetages noch ein Wort zur Erholung: Auch, wenn der Messetag optimal verlaufen ist, so ist es doch schön, wenn der Feierabend naht. Die Messesituation ist nicht der Alltag; für viele ist sie immer wieder neu, ungewohnt, stressig und voller Spannung. Oft ist das Standpersonal abends „aufgedreht“.

Da ist es gut, wieder zu entspannen und innerlich zur Ruhe zu kommen. Die abendliche Freizeitgestaltung sollte daher nicht „unter Programm“ stehen. Jeder sollte seinen Neigungen und Wünschen nach Erholung und Entspannung nachgehen können. Dies kann von „noch ein bisschen Fernsehen“ über gemütliche Geselligkeit bis hin zum Disko-, Theater- oder Opernbesuch reichen. Je nach Geschmack, Laune und Tagesverfassung. Der nächste Messetag kommt schon in ein paar Stunden. Gut für den Einzelnen und sein Team, dann ausgeruht zu sein.

Praxis

Tägliche Einsatzplanung

Sie haben es immer gewusst: Messearbeit ist anstrengend. Und nun ist bereits die Vorbereitung anstrengend! Aber trösten Sie sich: Eine gute Vorbereitung macht die Arbeit im Messealltag leichter. Wir stellen Ihnen mit dem Formular „Einsatzplanung“ ein passendes Hilfsmittel bereit. Und bitte sagen Sie nicht: Sie sind Handwerker und machen alles allein. Sie verpassen vielleicht den wichtigsten Messekunden, während Sie gerade auf der Toilette oder im Bistro sind.

Drei-Minuten-Erklärung vorbereiten

Die „Drei-Minuten-Erklärung“ ist ein Muss. Im Amerikanischen nennt man sie auch Elevator Speech, weil so manche neue Idee dem Vorstandsmitglied im Fahrstuhl anvertraut wurde. Da muss es einfach kurz und knackig sein, sonst klappt es nicht.

Wir haben Ihnen zur genauen Formulierung der wichtigsten Sätze auf Ihrer Messe eine Vorlage vorbereitet. Und zur Illustration die Drei-Minuten-Erklärung einer kleinen Beratungsfirma beigefügt; Sie können so lesen, was gut oder verbesserungswürdig ist.

Gesprächsprotokolle sofort führen und erstellen

Die Vorlage zum Gesprächsprotokoll ist unverzichtbar. Ja, das kennen wir auch, dass schon während eines Gesprächs der nächste Gesprächspartner mit den Hufen scharrt. Zaubern Sie, aber lassen Sie sich nicht die Informationen des vorhergehenden Gesprächs entgehen. „Das mache ich am Abend.“ ist keine gute Entscheidung.

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