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Entscheidungsvorlage erstellen

Entscheidungssituation klären und formulieren

Damit Sie eine Entscheidungsvorlage erstellen können, müssen Sie die Entscheidungssituation genau klären. Sie müssen wissen, worum es geht, warum eine Entscheidung notwendig ist und was genau entschieden werden soll. Das klären Sie, wenn Sie den Auftrag zur Entscheidungsvorlage erhalten. Und Sie beschreiben dies kurz im ersten Teil der Entscheidungsvorlage.

Was ist Thema der Entscheidungsvorlage?

Zunächst wird in der Entscheidungsvorlage kurz dargestellt, worum es bei der Entscheidung gehen soll. Die Fragestellung, der Bereich, der davon betroffen ist, und das Thema werden benannt. Dies ergibt sich meistens aus der Auftragsklärung mit dem Vorgesetzten. Beispiele sind:

  • Soll eine Personalentwicklungsmaßnahme durchgeführt werden?
    Bereich: Fachabteilung oder die Personalabteilung. Thema: Schulung, Weiterbildung, Personalentwicklung und geeignete Maßnahmen.
  • Soll der Eintritt in einen neuen Markt erfolgen?
    Bereich: Geschäftsleitung. Thema: Markterschließung, neue Kunden, neue Märkte.
  • Soll eine neue EDV-Technologie eingesetzt werden?
    Bereich: IT-Abteilung und Anwender in den Fachabteilungen. Thema: Beschaffung von EDV-Hardware und Software.
  • Soll ein Projekt für mehr Kundennähe gestartet werden?
    Bereich: Marketing und Vertrieb. Thema: Maßnahmen zur Kundenpflege und Kundenbindung.

Damit sich der Entscheider ein besseres Bild machen kann, müssen für die jeweilige Fragestellung und für das Thema der aktuelle Zustand und die Ist-Situation dargestellt werden. Alle für die Entscheidung relevanten Merkmale werden zusammengetragen und beschrieben.

  • Was? (Elemente, Funktionen, Eigenschaften, Mengen, Häufigkeiten)
  • Wie? (Funktionsweise, Abläufe)
  • Warum? (Anlass, Probleme, Hintergründe, Rahmenbedingungen, Herkunft)

Welche Informationen in der Entscheidungsvorlage zu diesen Fragen dargestellt werden, lässt sich nicht allgemein sagen. Es hängt von der Komplexität des Sachverhalts und des Themas ab. Als Regel gilt: So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Welche Details an dieser Stelle in der Entscheidungsvorlage beschrieben werden, wird am Ende vor dem Hintergrund der Analyse der Konsequenzen und Folgen entschieden. Wichtig ist, dass die Entscheider die Gründe, die Argumente und die Belege für eine Handlungsoption einordnen und nachvollziehen können – auf der Grundlage dessen, was an dieser Stelle zur Fragestellung, zum Bereich und zum Thema im Detail beschrieben wird.

Beispiel Neue EDV (Hardware und Software)

Wenn es dabei um eine neue Version der Office-Programme geht, die alle im Unternehmen kennen, dann genügen wenige Informationen zu diesem Sachverhalt. Wenn es um eine komplexe betriebswirtschaftliche Anwendung geht, mit vielen Schnittstellen, wichtigen Prozessen und viel Geld, das investiert werden soll, dann braucht es ausführlichere Informationen über die Problematik und die einzelnen Aspekte, die betrachtet werden müssen.

Warum muss etwas entschieden werden?

Aus der Beschreibung der Ist-Situation muss sich ein Grund ergeben, aus dem sich ableiten lässt, dass etwas geändert oder entschieden werden muss oder sollte – der Entscheidungsgrund oder Entscheidungsanlass. Gründe für eine Entscheidung können beispielsweise sein:

  • Probleme, Defizite, Schwierigkeiten, Mängel, die behoben werden müssen, damit Kunden oder Mitarbeiter zufrieden sind oder damit Prozesse reibungslos ablaufen können.
  • Chancen oder Risiken, die sich für die Zukunft aufgrund vorangegangener Analysen oder Studien erkennen lassen und auf die das Unternehmen reagieren sollte.
  • Verbesserungspotenziale, die entdeckt wurden, oder Verbesserungsvorschläge, die einzelne Mitarbeiter machen und die nun umgesetzt werden könnten.
  • Andere Rahmenbedingungen durch organisatorische Veränderungen oder den Kauf eines Unternehmens, wodurch Abläufe verändert und Aufgaben neu verteilt werden müssten.
  • Gesetze oder Regelungen, die sich verändert haben und die nun im Unternehmen umgesetzt und angewendet werden müssen, wobei es mehrere Möglichkeiten gibt, diese Vorgaben einzuhalten.

Sind die Gründe offensichtlich und zwingend, spricht man auch vom Anlass oder Auslöser für eine Entscheidung. Mit der Beschreibung dieser Gründe und Anlässe machen Sie in Ihrer Entscheidungsvorlage deutlich, welche Relevanz es hat, dass etwas entschieden wird und was entschieden wird. Sie zeigen die Dringlichkeit und die Tragweite der Entscheidung. Das sind Aspekte, die für den Entscheider wichtig sind, um sich für eine Handlungsoption oder für das Nichtstun zu entscheiden.

Was genau soll entschieden werden?

Schließlich ergibt sich aus der Beschreibung und Bewertung der Ist-Situation und des Entscheidungsthemas sowie aus den Entscheidungsgründen oder Anlässen die Entscheidungssituation und die genaue Entscheidungsfrage. Diese müssen Sie möglichst klar und eindeutig in Ihrer Entscheidungsvorlage benennen. Damit fassen Sie zusammen, worum es bei der Entscheidung gehen soll: Was genau soll vom Entscheider entschieden werden?

Beispiele für diese Formulierungen sind:

  • Die Personalabteilung erstellt ein Trainings- und Entwicklungsprogramm für die Fachabteilung, um die Kompetenzen der Mitarbeiter dort für die neuen Anforderungen zu erweitern. Es soll über die Budgetfreigabe entschieden werden.
  • Es liegt eine Anfrage aus Indien vor, ob die Produkte des Unternehmens dort verkauft werden können. Es soll entschieden werden, ob die Produkte für den indischen Markt angepasst und eine Vertriebsorganisation in Indien aufgebaut wird.
  • Die bisherige EDV-Lösung führt dazu, dass Prozesse im Unternehmen langsam und schwerfällig sind, sodass die Mitarbeiter oft frustriert sind und ihre Aufgaben nicht erledigen können. Es soll über den Kauf neuer Hardware und neuer Software entschieden werden, und das Budget dafür soll freigegeben werden.
  • Das Unternehmen verliert im Vergleich zum Wettbewerb Marktanteile. Die Kundenbeschwerden nehmen zu. Es sollen Maßnahmen entwickelt werden, um die Kundenzufriedenheit und die Kundenbindung zu steigern. Es soll dann entschieden werden, welche der vorgeschlagenen Maßnahmen realisiert werden.

Diese Beispiele zeigen, dass mit einer Entscheidung oft eine Budgetfreigabe verknüpft ist. Die Entscheidungssituation kann also kurz so formuliert werden: Gibt es das Budget in Höhe von X Euro für die Maßnahme Y? Die Entscheidungsvorlage ist dann das schriftliche Konzept, das mit der Entscheidung in ein Projekt überführt wird, in dem Aktivitäten durchgeführt werden, die Zeit und Geld kosten.

Praxis

Klären Sie für den ersten Teil Ihrer Entscheidungsvorlage folgende Punkte:

  • Thema, Bereich und Ist-Situation
  • Grund oder Anlass
  • Entscheidungsfrage

Nutzen Sie dafür (und für alle weiteren Schritte) die folgende Vorlage.

Mehr zum Thema und zur Vorgehensweise bei Entscheidungen im Unternehmen finden Sie im Handbuch-Kapitel zur Entscheidungsfindung. Dort wird dargestellt, worauf Sie oder Entscheider beim Treffen einer Entscheidung achten sollten und wie Sie dabei vorgehen.

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