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Entscheidungsvorlage erstellen

Entscheidungsvorlage schreiben

Eine Entscheidungsvorlage muss immer in schriftlicher Form vorliegen. Sie dient später der Nachvollziehbarkeit und der Dokumentation einer vielleicht weitreichenden Entscheidung. Gliedern Sie Ihre Entscheidungsvorlage so, dass Sie Schritt für Schritt Ihren Vorschlag herleiten und die nächsten Schritte deutlich machen. Sie finden hier eine Gliederung und fertige Vorlagen für die schriftliche Ausarbeitung und die Präsentation Ihrer Entscheidungsvorlage.

Form der Entscheidungsvorlage wählen

Schreiben Sie im letzten Schritt die Entscheidungsvorlage auf und übergeben diese den Entscheidern und den Gremien, die darüber befinden oder Ihre Meinung kundtun sollen.

Das bedeutet: Sie bringen Ihre Erkenntnisse als Entscheidungsvorlage zu Papier. Sie kann drei Formen haben:

  • die schriftliche Variante in Form eines Konzepts oder einer Dokumentation mit Text und Bild und ausführlichen Informationen (die „Langfassung“); dazu finden Sie hier einen Gliederungsvorschlag
  • eine Präsentation als Vortrag mit ergänzenden Powerpoint-Folien, die wichtige Inhalte zusammenfassen; dazu finden Sie hier eine Präsentationsvorlage
  • ein Formblatt mit den wichtigsten Stichworten und Informationen in Kurzform; dazu finden Sie hier eine Formular-Vorlage

Entscheidungsvorlage als Konzept oder Dokumentation und deren Gliederung

So kann die Gliederung für eine Entscheidungsvorlage aussehen:

Titel/Deckblatt: Thema

Aufgabe

1.1 Ist-Situation

1.2 Grund oder Anlass für Handlungsbedarf

1.3 Das soll entschieden werden

Ziele und Rahmenbedingungen

2.1 Ziele

2.2 Rahmenbedingungen

2.3 K.O.-Kriterien

Lösungen

3.1 Lösungen und Alternativen (Übersicht)

3.2 wichtige Merkmale der Lösungen (Details)

Bewertungskriterien

4.1 ausgewählte Bewertungskriterien

Bewertung und Lösungsvergleich

5.1 Bewertung der Lösungen (Übersicht)

5.2 Methoden und Vorgehensweise

5.3 Lösungsvergleich anhand Bewertungskriterien (Details)

5.4 Belege, Zahlen, Fakten, Beispiele

Vorschlag

6.1 favorisierte Lösung

6.2 wichtige Gründe dafür

6.3 Grund dagegen

6.4 Chancen und Risiken

Umsetzung

7.1 nächste Schritte

Präsentation einer Entscheidungsvorlage

Wenn Sie Ihre Entscheidungsvorlage selbst präsentieren dürfen oder wenn Sie für Ihre Vorgesetzen eine Präsentation erstellen sollen, dann erstellen Sie wahrscheinlich Powerpoint-Folien. Beachten Sie, dass die Präsentation vor allem auf dem „gesprochenen Wort“ beruht. Sie müssen mit Ihrem Auftreten und mit dem, was Sie sagen, den Entscheidern die Informationen vermitteln, die diese für eine Entscheidung brauchen. Wenn Sie wollen, dass diese Ihrem Vorschlag folgen, dann müssen Sie diese sogar überzeugen. Die Powerpoint-Folien sind dazu da, das gesprochene Wort anschaulich und nachvollziehbar zu machen.

Dazu können Sie die Präsentation in Form eines Vortrags, der mit Powerpoint-Folien unterstützt wird, in der gleichen Weise gliedern wie Ihre Dokumentation. Sie beschränken sich allerdings auf die wichtigsten Aspekte. Wenn die Zuhörerinnen und Zuhörer mehr Information brauchen, verweisen Sie auf Ihre Dokumentation und stellen diese Informationen vor – im Allgemeinen nach der Präsentation in der Diskussionsrunde (sogenannte Backup-Folien).

Der Aufbau Ihrer Präsentation kann nach diesem Schema erfolgen:

  1. Thema und Anlass für die Entscheidungsvorlage
  2. Bedeutung: warum muss eine Entscheidung getroffen werden
  3. Ziele und Rahmenbedingungen, die wichtig sind und beachtet werden sollen oder müssen
  4. Vorstellung der Handlungsoptionen und Lösungen (kurz)
  5. Bewertung der Lösungen im Vergleich und anhand der Ziele und Bewertungskriterien
  6. Ergebnisse aus der Bewertung, Chancen und Risiken
  7. Vorschlag für eine Entscheidung
  8. mögliche nächste Schritte
  9. Aufforderung, die Entscheidung nun zu treffen

Formular und Formblatt für eine Entscheidungsvorlage

Oft erwarten Entscheider eine „Kurzfassung“ der Entscheidungsvorlage, die nur die wichtigsten Informationen enthält und dabei die wichtigsten Punkte benennt, die relevant sind. Dazu haben manche Unternehmen ein Formular oder ein Formblatt, das Mitarbeiter ausarbeiten und ausfüllen müssen, wenn sie von den Verantwortlichen eine Entscheidung haben wollen. Falls es in Ihrem Unternehmen eine solche Vorgabe und entsprechende Formblätter oder Formulare gibt, nutzen Sie diese. Erarbeiten Sie die Inhalte nach dem hier vorgestellten Vorgehen und füllen Sie das Formblatt entsprechend aus.

Praxis

Gliederung der Entscheidungsvorlage

Entwickeln Sie die Gliederung für Ihre „Langfassung“ der Entscheidungsvorlage. Arbeiten Sie entsprechend die Inhalte dazu aus. Klären Sie mit Ihrem Auftraggeber, welche der folgenden Formen von Entscheidungsvorlagen Sie für ihn erstellen sollen:

  • Dokumentation
  • Präsentation
  • Formblatt

Nutzen Sie für die Dokumentation und die Präsentation die folgende Vorlage als Gliederung und als Grundlage für die Stoffsammlung zu Ihrem Text.

Präsentation einer Entscheidungsvorlage

In der folgenden Vorlage ist der Aufbau einer Powerpoint-Präsentation für eine Entscheidungsvorlage in Form von Folien vorbereitet; zudem haben wir das Thema „Maßnahmen zur Verbesserung der Kundenorientierung“ als Beispiel entsprechend eingearbeitet.

  • Erstellen Sie nach diesem Schema oder mit dieser Vorlage Ihre Präsentation zu Ihrem Thema und Ihrer Entscheidungsvorlage.
  • Passen Sie die Form und die Inhalte an.
  • Erarbeiten Sie ein Schema, das Sie auch zukünftig für andere Entscheidungsvorlagen nutzen können.

Tipps zur Vorbereitung und Ausgestaltung einer Präsentation finden Sie in diesen Handbuch-Kapiteln: Besser Präsentieren und Foliengestaltung.

Formular und Formblatt für eine Entscheidungsvorlage

Erstellen Sie das Formular oder das Formblatt für Ihre Entscheidungsvorlage, das von Ihren Entscheidern erwartet wird. Nutzen Sie die Vorlagen Ihres Unternehmens.

Hier haben wir ein Formblatt für Sie vorbereitet; Sie können vergleichen, ob das Formblatt, das Sie gegebenenfalls in Ihrem Unternehmen einsetzen, die gleichen Informationsblöcke und Themen enthält. Für eine Kurzfassung der Entscheidungsvorlage können Sie auch die folgenden Vorlagen verwenden.

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