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Führungskompetenz entwickeln

Führungskompetenz Mitarbeiterführung verbessern

Die Mitarbeiterführung ist eine der wichtigsten Führungskompetenzen, denn Mitarbeiter erwarten, gut geführt zu werden. Dabei ist wichtig, dass die Führungskraft mit ihren Mitarbeitern kommuniziert. Faustregeln geben hier Orientierung. Die Führungskraft muss die Mitarbeiterleistung aber auch überwachen und sich von Mitarbeitern trennen, wenn sie die erwartete Leistung nicht bringen. Die Leistungskontrolle sollte dokumentiert werden.

Mitarbeiter erwarten gute Führung. Dazu müsste die Führungskraft mit jedem einzelnen Mitarbeiter, für den sie die Verantwortung trägt, (fast) jeden Tag sprechen. Das ist in der Praxis selten möglich und auch nicht unbedingt nötig. Denn nicht jeder Mitarbeiter braucht immer die gleiche Aufmerksamkeit: Manche arbeiten eigenverantwortlich und zuverlässig, andere brauchen mehr Führung und Kontrolle. Passen Sie die einzelnen Maßnahmen zur Mitarbeiterführung deshalb immer an Ihre Situation und an die einzelnen Mitarbeiter an.

Worauf es bei der Mitarbeiterkommunikation ankommt

Auch wenn Sie nicht jeden Tag mit allen Mitarbeitern sprechen können, sollten Sie als Führungskraft dennoch immer alle Mitarbeiter im Blick haben. Stellen Sie auch sicher, dass alle Mitarbeiter bei Bedarf mit Ihnen sprechen können und dass auch Sie in regelmäßigen Abständen mit jedem einmal gesprochen haben. Dann fallen diese Gespräche meist auch kurz aus, weil immer die wirklich relevanten Aspekte besprochen werden. Als grobe Faustregeln können gelten:

  • Sprechen Sie jeden Tag mit vier bis fünf Mitarbeitern.
  • Sprechen Sie nicht länger als 15 Minuten (eine Stunde Aufwand pro Tag für aktive Mitarbeiterführung).
  • Schaffen Sie einen einfachen, effizienten Rahmen für das Gespräch; am besten am Arbeitsplatz des Mitarbeiters, sofern das möglich ist, oder an einem neutralen Ort (kann auch einmal die Kaffeeküche sein, aber achten Sie gegebenenfalls auf die Vertraulichkeit); machen Sie sich Notizen.
  • Sie sollten mindestens alle zwei Wochen einmal mit jedem Mitarbeiter gesprochen haben – auch wenn deren Arbeitszeit außerhalb Ihrer eigenen Arbeitszeit liegt.
  • Mit Mitarbeitern, die an anderen Standorten arbeiten, sollten Sie regelmäßig telefonieren oder per E-Mail kommunizieren.

Was Mitarbeiter von der Mitarbeiterkommunikation erwarten

In den täglichen Gesprächen mit den Mitarbeitern geht es darum zu klären: Das brauche ich von dir. Was brauchst du von mir? Was muss darüber hinaus besprochen werden? Die Mitarbeiter haben sehr konkrete Erwartungen. Das sind insbesondere:

  • Sage mir klar, was meine Aufgabe ist, was ich tun soll und welche Rahmenbedingungen ich einhalten soll.
  • Sprich mit den anderen Mitarbeitern, die ihre Aufgaben nicht erledigen und sage ihnen, was sie verbessern sollen, damit ich meine Arbeit gut erledigen kann.
  • Motiviere mich, indem du über das Unternehmen, die Ziele, die Herausforderungen, das Projekt und die Erfolge sprichst.
  • Lobe mich, wenn es wirklich angemessen ist – und dann tue es auch.
  • Versetze mich nicht in Angst und Schrecken – etwa durch wage Andeutungen über die Zukunft meines Jobs oder durch cholerische Wutausbrüche. Behandle mich mit Respekt.
  • Beeindrucke mich durch deine Stärken, durch deine Integrität, deine Werte und dein vorbildliches Verhalten. Lebe vor, was du von allen erwartest.
  • Gib mir Freiräume und Handlungsspielräume. Zeige mir dein Vertrauen.
  • Helfe mir, die Probleme zu lösen, bei denen ich nicht weiter komme. Unterstütze mich dabei, meine eigenen Kompetenzen zu verbessern.

Melissa Raffoni, Eight Things Your Employees Want From You, HBR, 3/2010

Hinweis Teambesprechung statt Mitarbeitergespräch?

Teambesprechungen ersetzen nicht das Gespräch mit einzelnen Mitarbeitern. Das persönliche Gespräch hat eine weitergehende Wirkung. Einzelne Mitarbeiter wissen dann genau, dass sie gemeint sind und können sich nicht hinter der Gruppe verstecken. Außerdem dürfen Sie vertrauliche Themen und Kritik nur mit dem betroffenen Mitarbeiter unter vier Augen besprechen. Ausnahme: Der Mitarbeiter zieht eine Person seines Vertrauens oder den Betriebsrat hinzu.

Auf Störungen in der Kommunikation achten

Störungen in der Kommunikation sind vor allem dann kritisch, wenn Ihre Mitarbeiter nicht das sagen, was sie meinen, und zum Beispiel nur gefilterte und gute Informationen an Sie weitergeben, die ins Bild passen. Das Schönfärben von Dingen hilft aber niemandem weiter. Es kann sogar gefährlich sein, wenn Sie dadurch falsche Entscheidungen treffen.

Sorgen Sie deshalb für ein angenehmes und offenes Gesprächsklima, in dem alle sagen können, was sie für richtig halten. Überprüfen Sie, ob das, was die Mitarbeiter sagen, zu Ihren eigenen Eindrücken und Beobachtungen passt. Decken Sie auf und sprechen Sie es an, wenn Ihnen das nicht stimmig erscheint. Genauso wichtig: Hören Sie aufmerksam zu, wenn Ihnen Ihre Mitarbeiter etwas sagen! Versuchen Sie auch die Stimmung, Meinung und vielleicht verdeckte Informationen herauszuhören.

Mitarbeiterleistung überwachen

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Aufgaben und Verantwortung übertragen, müssen Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter die Erwartungen auch erfüllen, die damit in sie gesetzt werden. Sie brauchen also ein System, mit dem Sie die Leistungen der Mitarbeiter überprüfen. Grundlage dafür sind meist die Zielvereinbarungen (mittelfristig und langfristig) und die einzelnen Arbeitsanweisungen (kurzfristig). Schreiben Sie immer auf, welche Indikatoren für Sie relevant sind, die ausdrücken: Das Ziel wurde erreicht, die Anweisung wurde erfüllt. Sagen Sie diese Indikatoren auch Ihrem Mitarbeiter. Dann kann er selbst seine Leistung beurteilen.

Legen Sie fest, was Sie tun werden, wenn ein Mitarbeiter die erforderliche Leistung nicht bringt – und reagieren Sie schnell: Führen Sie ein Gespräch mit diesem Mitarbeiter. Minderleistung sollten Sie nicht tolerieren. Wenn Sie nicht von Anfang an aktiv werden, demotivieren Sie alle anderen Mitarbeiter. Denn diese bekommen das Signal: Schlechte Leistung wird hier akzeptiert. Ein gefährlicher Teufelskreis. Sprechen Sie den Mitarbeiter schon beim ersten Mal an, wenn er beispielsweise

  • eine Aufgabe nicht zum vereinbarten Zeitpunkt fertig hat
  • die Aufgabe nicht richtig oder nicht angemessen erfüllt hat (Qualitätsmängel)
  • aus Nachlässigkeit Fehler macht
  • seine Budgetvorgaben überschreitet
  • sich nicht an vereinbarte Regeln und Standards hält

Sich von Mitarbeitern trennen

Wenn ein Mitarbeiter dauerhaft nicht das leisten kann oder leisten will, was notwendig ist, oder wenn seine Werte und Verhaltensweisen nicht akzeptabel sind, dann sollten Sie sich als Führungskraft von diesem Mitarbeiter trennen. Das fällt oft sehr schwer. Zugegeben: Die Hürden, eine Entlassung zu erwirken, sind hoch. Es muss immer formal richtig (Arbeitsrecht) und menschlich anständig zugehen (kein Mobbing!). Oft besteht das Problem darin, dass die Führungskraft sich nicht traut, dem Mitarbeiter zu sagen, dass er nicht ins Team passt. Sie scheut den Konflikt und den Aufwand, die Stelle neu zu besetzen. Und sie ist sich unsicher, ob ein Nachfolger besser sein wird. Viele Führungskräfte quälen sich mit diesen Fragen:

  • Wo beginnt das inakzeptable Leistungsniveau?
  • Wie lange will man es tolerieren, wenn Mitarbeiter nicht die erforderliche Leistung bringen?
  • Hat man dem Mitarbeiter ausreichend geholfen, sich zu verbessern?
  • Soll es eine weitere Bewährungsfrist geben?
  • Wie sagt man dem Mitarbeiter, dass man sich von ihm trennen will?

Wie auch immer: Wenn jemand dauerhaft nicht bereit oder in der Lage ist, die erforderliche Leistung zu erbringen, oder – noch schlimmer – wenn sein Verhalten offensichtlich nicht zu Ihren Werten und zum Kodex des Unternehmens passt, dann müssen Sie sich von ihm trennen. Denn ansonsten schlussfolgern die anderen Mitarbeiter: Hier kann ja eh jeder tun, was er will. Schon nach kurzer Zeit, sinkt die Leistung, steigt bei allen die Unzufriedenheit und schwelen die Konflikte. Verbrämen Sie die Entlassung nicht mit freundlichen Worten zum Abschied, sondern sagen Sie allen Mitarbeitern, warum ihr Kollege nicht in dieses Team gehört.

Hinweis Mitarbeiter entlassen

In manchen Unternehmen oder Organisationen (zum Beispiel öffentlicher Dienst) ist es fast unmöglich, Mitarbeiter zu entlassen, die schlechte Leistungen erbringen. Die Führungskraft kann also nicht mit diesem Sanktionsmittel drohen. Es ist sehr schwierig, für den Mitarbeiter dann noch eine angemessen Rolle oder Aufgabe zu finden. Suchen Sie dennoch intensiv nach Alternativen!

In schwierigen Fällen müssen Sie das Problem als Führungskraft an Ihren Vorgesetzten verweisen und deutlich machen, welche Probleme das Unternehmen insgesamt damit hat. Entscheidend ist, dass alle anderen, leistungsbereiten Mitarbeiter erkennen, dass schlechte Leistungen nicht akzeptiert werden. Machen Sie das immer wieder deutlich.

Mitarbeiter einstellen

Suchen Sie sich die Mitarbeiter, die zu Ihrem Team passen. Achten Sie dabei auf eine ausgewogene Mischung. Nicht jeder sollte die gleichen Stärken und Schwächen haben, nur weil die Zusammenarbeit dann reibungsloser verläuft. Wichtig ist, dass alle die Kompetenzen in Ihrem Team vertreten sind, die Sie für eine optimale Gesamtleistung brauchen. Überprüfen Sie dazu das Kompetenzprofil Ihres Teams.

Investieren Sie ausreichend Zeit in die Suche der passenden Mitarbeiter. Bereiten Sie sich auf die Auswahlgespräche gut vor und überprüfen Sie Leistungen, Erfahrungen und Werte der potenziellen Mitarbeiter. Nutzen Sie gezielt die Probezeit, um zu erkennen, ob der eingestellte Mitarbeiter das hält, was Sie von ihm erwartet haben. Scheuen Sie sich nicht davor, das Arbeitsverhältnis vor Ablauf der Probezeit zu beenden. Es ist manchmal die letzte Chance. 

Praxis

Handwerkszeug der Mitarbeiterführung

Zum Handwerkszeug der Mitarbeiterführung gehören folgende Aufgaben (Im Management-Handbuch finden Sie dazu jeweils ein ausführliches Kapitel. Dieses können Sie als Premium-Mitglied direkt downloaden, wenn Sie den folgenden Links folgen):

    Führungswerkzeuge anwenden und Maßnahmenplan erstellen

    • Machen Sie sich mit den wichtigen Werkzeugen für die Mitarbeiterführung vertraut.
    • Entwickeln Sie Ihren Maßnahmenplan, welche Kompetenzen Sie noch erwerben müssen und wo Sie sich verbessern wollen.
    • Planen Sie gegebenenfalls passende Seminare und Weiterbildungen ein.

    Notieren Sie in die folgende Vorlage, welche Kompetenzen Sie wie ausbauen wollen oder müssen.

    Mitarbeiterleistung überprüfen

    Denken Sie an Ihren Führungsalltag:

    • Wie überprüfen Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeiter?
    • Haben Sie Indikatoren, die sichtbar machen, wenn Mitarbeiter ihre Ziele nicht erreichen oder Anweisungen nicht ausführen?
    • Wie werden Sie dann aktiv?

    Die Leistungskontrolle der Mitarbeiter setzt voraus, dass im Vorfeld klare Ziele (SMART-Ziele) vereinbart und klare Anweisungen erteilt wurden. Außerdem sollten die Regeln und Standards im Unternehmen bekannt sein. Nur dann kann überprüft werden, ob die Ziele erreicht, die Aufgaben durchgeführt, die Anweisungen befolgt und die Regeln eingehalten wurden. Außerdem sind unabdingbar: Fairness und Respekt im Umgang miteinander.

    Um die Leistungen der Mitarbeiter zu überprüfen, sollten Sie qualitative Kriterien und quantitative Indikatoren gleichermaßen nutzen. Verfolgen Sie, was Ihre Mitarbeiter tun. Das sind dabei wichtige Hilfsmittel:

    • Mitarbeiter bei der Arbeit beobachten,
    • den Fortschritt der Arbeiten überprüfen (bei manchen mehr, bei anderen weniger),
    • um Berichte, Kennzahlen oder andere Unterlagen bitten, die den Fortschritt der Arbeit oder die Leistung sichtbar machen,
    • den Mitarbeitern helfen, eigene Instrumente zur Selbstüberwachung zu nutzen (sodass sie erkennen können, wie weit sie sind und ob sie die Ziele erreichen),
    • bei Kunden und anderen Mitarbeitern umhören, was sie zur Arbeit des betreffenden Mitarbeiters (nicht zu seiner Person! keine Bewertung, sondern eine Beschreibung!) sagen (und glauben Sie nicht alles, was gesagt wird).

    Überprüfen Sie die Leistungen aller Ihrer Mitarbeiter regelmäßig und dokumentierten Sie Ihre Erkenntnisse – zum Beispiel in Form der Tabelle in der folgenden Vorlage. Überlegen Sie auch, welche Maßnahmen Sie ergreifen können, wenn Sie mit der Mitarbeiterleistung unzufrieden sind. In der folgenden Vorlage finden Sie Tipps dazu.

    Mitarbeiterprofile erstellen und Entwicklungsmaßnahmen ableiten

    Erstellen Sie ein Profil von Ihren Mitarbeitern:

    • Ermitteln Sie, welche Stärken und Schwächen Ihre Mitarbeiter haben.
    • Begründen Sie, warum Ihre Mitarbeiter zur jeweiligen Stelle passen, die sie besetzen.
    • Ermitteln Sie Entwicklungsmaßnahmen, die für die jeweiligen Mitarbeiter wichtig sind.

    Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Mitarbeiter genau an der Stelle sitzen, an der sie ihre beste Leistung bringen können. Erfüllen die Mitarbeiter die Aufgaben und haben sie die Tätigkeiten, die sie am besten können? Können Sie ihre Potenziale entfalten, ihre Kompetenzen und Neigungen einbringen, weil sie genau die Rolle ausfüllen, die am besten zu ihnen passt? Beobachten Sie Ihre Mitarbeiter bezüglich:

    • Fachkompetenz
    • soziale Kompetenz (Beziehung zu Kollegen)
    • Fokussierung (Ziele und Prioritäten selbst setzen und bei der Sache bleiben)
    • Energie (loslegen, optimistisch sein)
    • Urteilsvermögen (eine fundierte Meinung haben, Entscheidungen treffen)

    Nutzen Sie die folgenden Vorlagen, um ein Kompetenz- und Entwicklungsprofil Ihrer Mitarbeiter zu erstellen.

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