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Geschäftliche E-Mails schreiben und beantworten

Die E-Mail ist ein effizientes Kommunikationsmedium, weil sie schnell und einfach geschrieben ist. Dennoch gibt es Regeln, die beim Schreiben von E-Mails beachtet werden müssen. Das betrifft unter anderem die Frage, wer in den E-Mail-Verteiler aufgenommen oder wann eine E-Mail als dringlich markiert werden soll. Regeln für die E-Mail-Kommunikation sollten Sie in Ihrem Team festlegen.

Die E-Mail ist wahrscheinlich die Textform, die Sie am häufigsten nutzen. Im Gegensatz zum Brief wird dabei auf Form und Inhalt nicht so sehr geachtet. Da eine E-Mail schnell und einfach geschrieben ist, ist sie ein effizientes Kommunikationsmedium – bei dem dennoch einige Regeln beachtet werden sollten, damit die E-Mail auch effektiv ist:

Empfänger

Klären Sie, wem Sie die E-Mail senden wollen.

Kommunikationsform

Warum schreiben Sie diese E-Mail? Gibt es eine bessere Form der Kommunikation? Stellen Sie sich diese Frage angesichts der Tatsache, dass viele Kolleginnen und Kollegen oder andere Personen im Berufsleben unter der E-Mail-Last stöhnen.

Verteiler

Wer muss außerdem in den Verteiler? Welche wichtigen Gründe sprechen dafür? Besser ist es, den „In-Kopie-Verteiler“ (CC:) möglichst klein zu halten.

Betreff

Ganz wichtig: Ein Betreff, der gleich sagt, worum es geht. Thema oder Projekt und den konkreten Aspekt (Beispiel: Produkt RXplus .. Tagesordnung nächste Projektsitzung zur Information).

Dringlichkeit

Verwenden Sie dieses Signal nur, wenn in Ihrem Team oder mit dem Empfänger geklärt ist, wann eine Nachricht als dringlich markiert werden darf.

Inhalte

Knapp und in einer klaren Sprache wird das dargestellt, was der Empfänger wissen muss (siehe W-Fragen).

Formalitäten

Bei der E-Mail gelten die gleichen Regeln wie beim Brief. Eine freundliche Anrede (Liebe, Sehr geehrter, Guten Morgen, …) gehört genauso dazu wie eine freundliche Verabschiedung (Viele Grüße, Beste Grüße, Freundliche Grüße). Nur wenn ein sehr vertrauter Umgangston besteht und die Kommunikationsregeln im kleinen Team allen klar sind, kann zugunsten der Einfachheit davon abgewichen werden. Mit dem Empfänger sollten Sie klären, ob das in Ordnung ist.

Signatur

Vergessen Sie Ihre Signatur nicht. Dann weiß der Empfänger genau, wer ihm schreibt und an wen er sich wenden kann.

Stimmung

Schreiben und senden Sie keine E-Mail, wenn sie gerade über etwas oder über eine Person verärgert sind. Das wird die Leserin oder der Leser in Ihrem Schreibstil erkennen und das kann zu Missstimmungen führen. Warten Sie eine Weile, bis Sie nüchtern die Fakten erkennen und schreiben Sie dann die angemessene E-Mail.

Korrektur

Lesen Sie Ihren Text immer Korrektur und überprüfen Sie Empfänger (auch CC:), bevor Sie den „Senden-Knopf“ drücken. Oft wird die E-Mail in Kopie (CC:) an viele Empfänger versendet. Wenn diese den Text lesen, kann er ganz andere Wirkungen erzeugen, als dies mit Blick auf den Haupt-Adressaten gedacht war. Dem entsprechend sind die Inhalte und die Formulierungen auch mit Blick auf alle sonstigen Empfänger zu prüfen.

Praxis

Regeln für die E-Mail-Kommunikation festlegen

Gibt es in Ihrem Team Regeln zur E-Mail-Kommunikation? Prüfen Sie, welche Regeln bewusst oder unbewusst eingehalten werden:

  • Wann sollten Sie sich im Team eine E-Mail schreiben?
  • Wie bearbeiten Sie die E-Mails im Team?
  • Legen Sie im Team gegebenenfalls (neue) Regeln fest.
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