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E-Mail-Management

Grundlagen – das sollten Sie wissen

„Wer schreibt, der bleibt“, heißt es. Seit die Kommunikation per elektronischer Post fast jeden Arbeitsplatz erreicht, scheint diese Devise mehr denn je zu gelten: Für viele Internet-Nutzer liegt die Hauptanwendung des World Wide Web im Versenden und Empfangen von E-Mails. Bezogen auf Ihren Arbeitsalltag heißt das: Gleich welches Geschäft Sie betreiben – Sie müssen den Umgang mit ankommenden Mails ebenso souverän beherrschen wie das Verfassen und Versenden abgehender Mails. Sonst laufen Sie Gefahr, im E-Mail-Chaos zu versinken.

Machen Sie eine Bestandsaufnahme: Wie kommunizieren Sie mit Ihren Kollegen, Vorgesetzten, Mitarbeitern und Geschäftspartnern? Was sind die Stärken und Schwächen dieser Kommunikationsformen? Was fällt Ihnen persönlich leicht und was schwer?




E-Mail-Account und E-Mail-Adresse

Ähnlich wie eine postalische Anschrift gibt die E-Mail-Adresse Auskunft über den Absender bzw. Empfänger. Damit Ihr Kunde sieht, wo seine Mail landet, lohnt es sich, wenn Sie die Adresse selbsterklärend strukturieren. Das ist zum Beispiel bei der folgenden (fiktiven) Adresse der Fall: gerd.mustermann@firma-mueller.de

Es kann gute Gründe geben, den Namen des Postfach-Inhabers nicht zu veröffentlichen. So deuten Bezeichnungen wie

  • info@beispiel-unternehmen.de
  • postmaster@beispiel-firma.com
  • service@beispiel-betrieb.info
  • technik@muster-unternehmen.de
  • rechnungswesen@muster-firma.de

darauf hin, dass ein bestimmter Aufgabenkreis nicht einem einzelnen Menschen zugeordnet werden kann oder soll.

Sehr wahrscheinlich haben Sie in Ihrem Unternehmen bereits eine funktionierende E-Mail-Systematik. Prüfen Sie:

  • Hat jeder Mitarbeiter eine dienstliche E-Mail-Adresse?
  • Wie sieht der Empfänger einer Nachricht diese E-Mail-Adresse? Ist ihm gleich klar, wer da schreibt?
  • Nutzen Sie personenunabhängige E-Mail-Adressen für bestimmte Serviceangebote?
  • Ist sichergestellt, dass diese im Unternehmen ankommen und regelmäßig bearbeitet werden?

Formatierungen

Vermutlich haben Sie in Ihrem Arbeitsalltag oder im privaten Bereich solche oder ähnliche Erfahrungen bereits machen müssen: Sie konnten die E-Mail Ihres (Geschäfts-) Partners nicht entziffern oder er konnte Ihre nicht lesen; die Darstellung war stark verändert und womöglich mit allerlei Zusatzzeichen durchsetzt; Bilder und gestalterischer Feinschliff waren verloren gegangen – kurz: Die Mühe, die sich jemand mit dem guten Aussehen einer Mail gemacht hatte, war vergebens, wenn nicht sogar kontraproduktiv.

Die E-Mail leidet grundsätzlich unter dem Nachteil, dass sie ohne grafische Gestaltungselemente auskommen muss: Im Internet werden lediglich die Zeichen (Buchstaben, Zahlen, einfache Sonderzeichen) übermittelt; deren Darstellung auf dem Bildschirm des Empfängers hängt wesentlich von den Einstellungen am empfangenden PC ab.

Ideal ist, wenn eine eindeutige Wiedergabe der grafischen Gestaltung, etwa beim Firmen-Logo oder bei Präsentationen möglich ist und wenn gleichzeitig die übermittelten Texte, Ziffern und Zeichen leicht weiterverarbeitet werden können.

Warum E-Mails beim Empfänger anders aussehen können als der Absender sie gestaltet hat (Beispiele):

  • unterschiedlichen E-Mail-Programme beim Sender und beim Empfänger
  • gleiche E-Mail-Programme mit unterschiedlichen Zeichensätzen beim Sender und beim Empfänger
  • unterschiedliche Einstellungen in den E-Mail-Programmen von Sender und Empfänger
  • unterschiedlichen Internet-Browser beim Sender und beim Empfänger
  • unterschiedliche Einstellungen in den Internet-Browsern von Sender und Empfänger
  • Einstellungen im E-Mail-Programm, die beim Weiterleiten oder Beantworten von Mails deren Darstellung verändern

Fast alle E-Mail-Programme können allerdings Anlagen in ihrer eigentlichen Form übermitteln: Wenn der Absender Informationen zu übermitteln hat, bei denen es auf eine gestaltete Vorlage ankommt, dann hat er die Möglichkeit, die E-Mail lediglich als Transportmittel einzusetzen und die eigentlichen Botschaften als Anlage mitzuschicken: Word, Powerpoint, Excel, PDF und ähnliche Formate werden an modernen Büroarbeitsplätzen in aller Regel einheitlich dargestellt.

Somit ergibt sich: Wenn Sie hauptsächlich E-Mails mit Menschen austauschen, die die gleiche Software und ähnliche Einstellungen verwenden wie Sie an Ihrem Arbeitsplatz, dann sind die Chancen gut, dass auch Formatierungen richtig übertragen und dargestellt werden. Das ist häufig innerhalb größerer Firmen oder Organisationen der Fall. Ansonsten gibt es zwei Grundsätze, die jeder kennen und beherzigen muss, der E-Mails schreibt:

  1. Gehen Sie nicht davon aus, dass der Empfänger Ihre Nachricht so sehen kann, wie Sie sie entworfen haben.
  2. Geben Sie bei der Gestaltung dem Inhalt Vorrang vor der äußeren Form und verzichten Sie auf unnötige Spielereien.

Absender-Daten in der Signatur

Da kommt eine E-Mail und wenn Sie nicht zufällig die Absenderkennung entschlüsseln können, wissen Sie nicht, wer Ihnen da Post geschickt hat: Keine Adresse, kein Name, keine Rufnummer – nichts, was zur Identifizierung beitragen könnte. Umgekehrt ist es natürlich nicht besser: Sie versenden eine Mail, Ihr Geschäftspartner will Sie sogleich anrufen – aber er hat Ihre Telefonnummer nicht zur Hand. Er möchte Ihnen etwas nicht elektronisch schicken – doch was fehlt, ist die Postanschrift.

Wie viel angenehmer und wie hilfreich ist es da, wenn alle relevanten Informationen in jeder Mail auf einen Blick ersichtlich sind:

  • Name, Vorname und ggf. Titel
  • genaue Firmierung
  • Abteilungsbezeichnung
  • (Post-)Anschrift
  • Rufnummer
  • E-Mail-Adresse

Nach dem Textblock und der Grußformel sollte jede(!) ausgehende E-Mail diese Daten enthalten. Und wenn Sie wollen, können Sie ergänzend Ihre Fax-Nummer und die Adresse Ihrer Homepage nennen oder andere zusätzliche Angaben machen.

Die E-Mail ist rechtlich dem Geschäftsbrief gleichgestellt. Deshalb gelten für die Signatur auch rechtliche Anforderungen. Im Handelsgesetzbuch, im Aktiengesetz, im GmbH-Gesetz oder im Genossenschaftsgesetz ist genau geregelt, welche Informationen jeder Geschäftsbrief beinhalten muss. Neben den genannten Angaben zum Absender zählen dazu im Allgemeinen: Registergericht, Nummer des Eintrags im Handelsregister, Geschäftsführer, Vorstand, Vorsitzender des Aufsichtsrats. Mehr dazu finden Sie hier:

Transparenz: Das sind die Pflichtangaben bei Geschäftsbriefen

Sie müssen in aller Regel nicht jedes Mal alle Daten einzeln eintippen, denn viele E-Mail- und Web-Mail-Programme bieten die Möglichkeit einer sogenannten Signatur. In Ihrer Signatur können Sie feste Absenderangaben vorgeben, die das Programm automatisch in jede ausgehende E-Mail einträgt.

Analysieren Sie Ihre E-Mail-Adressen, Formatierungen sowie die Signatur: Was ist goldrichtig? Was ließe sich optimieren?




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