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Stellenbeschreibung

Informationsbeschaffung für Stellenbeschreibungen

Um eine Stelle angemessen zu beschreiben und die Stellenbeschreibung abzufassen, braucht es alle notwendigen Informationen. Diese können über unterschiedliche Quellen erfasst werden. Maßgeblich sind Befragungen, Beobachtungen und Messungen.

Wer in seinem Unternehmen für alle Stellen oder Stellentypen Stellenbeschreibungen einführen und nutzen will, muss zunächst einen großen Aufwand betreiben. Der rührt vor allem daher, dass die relevanten Informationen, die in die Stellenbeschreibung hineingehören, nicht unmittelbar vorliegen. Sie müssen erst erhoben oder beschafft werden.

Die Informationsbeschaffung ist ein wesentlicher Schritt bei der erstmaligen Erstellung von Stellenbeschreibungen. Auch bei der Aktualisierung und Pflege spielt sie eine Rolle; der Aufwand dafür wird aber in den meisten Fällen abnehmen.

Quellen für die Informationsbeschaffung

Mögliche Quellen für die benötigten Informationen für eine Stellenbeschreibung sind:

  • Stelleninhaber: Führen Sie mit den Stelleninhabern Gespräche über die Aufgaben, Befugnisse und Kompetenzen, die diese für ihre Stelle mitbringen müssen. Die Gespräche können ergänzt werden durch Beobachtungen, durch die Protokolle aus den Mitarbeitergesprächen oder aus Zielvereinbarungsgesprächen.
  • Vorgesetzte, Kollegen, Untergebene: Die Angaben des Stelleninhabers können ergänzt (und besser beurteilt) werden, wenn sie mit den Angaben von Vorgesetzten, Kollegen oder Untergebenen verglichen werden.
  • Selbstaufschreibung durch den Stelleninhaber: Die Stelleninhaber führen über einen festgelegten Zeitraum selbst Protokoll, Tagebuch oder Logbuch über das, was sie tun. Sie können am Ende auch einen Erfahrungsbericht erstellen (zum Beispiel nach Ablauf der Probezeit).
  • Dokumentationen: Dokumente wie Stellenanzeigen, Arbeitszeugnisse, Protokolle oder Personalakten können ausgewertet werden.

Probleme bei der Informationsbeschaffung

Wenn nur der Stelleninhaber befragt wird, kann es zu Verzerrungen oder einseitigen Sichtweisen kommen. Das kann mehrere Gründe haben: Mitarbeiter können nicht genau artikulieren, was ihre Aufgaben sind. Sie befürchten mit der Stellenbeschreibung eine Leistungskontrolle oder Leistungsverdichtung. Oder sie geben ein einseitiges Bild, in dem sie vor allem ihre guten Leistungen hervorheben, nur solche Aufgaben ansprechen, die sie gerne tun oder unregelmäßige Aufgaben vergessen. Deshalb sollten die Angaben des Stelleninhabers immer durch weitere Quellen überprüft werden, zum Beispiel durch Teamgespräche.

Hinweis Mustervorlagen nutzen

Die Informationsrecherche ist der aufwendige Teil bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen. Hier können Mustervorlagen helfen und als Basis dienen. Damit werden für einen bestimmten Beruf typische Aufgaben etc. bereits vorgegeben, die dann im Einzelfall und für Ihr Unternehmen überprüft und angepasst werden.

Ein wertvoller Nebeneffekt dieser Informationsrecherche und Analyse ist, dass Schwachstellen bei der Aufgabenzuordnung, bei Befugnissen und Kompetenzen sowie bei der Abstimmung mit anderen Mitarbeitern und Abteilungen sichtbar werden. So können Prozesse überprüft und gegebenenfalls angepasst und verbessert werden.

Praxis

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