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Stellenbeschreibung

Inhalte einer Stellenbeschreibung

In einer Stellenbeschreibung sind Aufgaben, Befugnisse, Kompetenzen und Abgrenzungen zu anderen Bereichen der Organisation beschrieben. Was genau dokumentiert ist, hängt vom Zweck der Stellenbeschreibung ab. Hier sind die Inhalte und Beispiele für die Formulierung in der Stellenbeschreibung erläutert.

Aufgaben

Kern der Stellenbeschreibung sind die Aufgaben, die der Stelleninhaber bearbeiten und leisten soll. Dazu gehört, was getan, hergestellt, geprüft, besprochen, geplant oder entschieden werden soll. In die Stellenbeschreibung gehören sämtliche Aufgaben, die täglich, wöchentlich, monatlich oder auch bei Bedarf (beispielsweise die Mitarbeit in Projekten oder Gremien) ausgeführt werden müssen.

Beispiel Formulierung von Aufgaben

Der Stelleninhaber plant in Abstimmung mit seinem Mitarbeiter Maßnahmen zur Weiterbildung und Qualifizierung des Mitarbeiters.

Befugnisse

Wichtig ist, die Aufgaben und die damit verknüpften Befugnisse aufeinander abzustimmen. Befugnisse können sein, dass der Stelleninhaber Informationen nutzen darf, sich mit anderen abstimmen kann oder über bestimmte Fragen eigenständig entscheiden darf. Dazu müssen alle Befugnisse klar und eindeutig in der Stellenbeschreibung benannt sein. Hier muss festgelegt werden, was genau der Stelleninhaber entscheiden darf.

Beispiel Formulierung von Befugnissen

Die beiden folgenden Formulierungen unterscheiden sich bezüglich der eingeräumten Befugnis zu einer Entscheidung:

  • Der Stelleninhaber entscheidet, welche Weiterbildungsangebote seine Mitarbeiter in Anspruch nehmen können.
  • Der Stelleninhaber schlägt Weiterbildungsmaßnahmen für die ihm unterstellten Mitarbeiter vor.

Darüber hinaus müssen Aufgaben und Befugnisse auch mit den Stellenbeschreibungen anderer, angrenzender Stelleninhaber abgestimmt werden, damit es zu keiner Überschneidung oder zu Kompetenzgerangel kommt.

Kompetenzen

Die Nennung und Beschreibung der Kompetenzen muss nicht vollständig sein. Hier genügt es, sich auf die wichtigen Kernkompetenzen, Qualifikationen, Fachwissen, Methodenwissen, Fähigkeiten, Fertigkeiten, Merkmale und Verhaltensweisen zu beschränken, die der Stelleninhaber in jedem Fall mitbringen muss. Auch hier muss geprüft und sichergestellt werden, dass die genannten Kompetenzen zu den Aufgaben und Befugnissen passen.

Beispiel Formulierung von Kompetenzen

Der Stelleninhaber kann Qualifikationsdefizite bei seinen Mitarbeitern erkennen. Er weiß, welche Maßnahmen geeignet sind, solche Defizite zu beseitigen. Er kann Weiterbildungsangebote daraufhin beurteilen, ob sie dazu geeignet sind, die entsprechenden Qualifikationen zu vermitteln.

Formale Angaben und organisatorische Einbindung

Es müssen Angaben zur organisatorischen Einbindung in das Unternehmen und zur formalen Ausgestaltung der Stelle in die Stellenbeschreibung aufgenommen werden. Dazu gehören:

  • Bezeichnung der Stelle
  • Einordnung in einem Organigramm
  • Rangbezeichnungen (Gruppenleitung, Abteilungsleitung, …)
  • Gehaltsgruppierung
  • Überstellungsverhältnis (welche Stellen sind untergeordnet, wem gibt man Weisungen)
  • Unterstellungsverhältnis (wem ist man unterstellt, von wem erhält man Weisungen)
  • Stellvertretung (wen vertritt der Stelleninhaber; durch wen wird er vertreten)

Schnittstellen

Zudem ist es wichtig, die Beziehungen der Stelle zu anderen Abteilungen oder die Zusammenarbeit mit anderen Stellen zu beschreiben und gegebenenfalls zu regeln. Dazu werden die Schnittstellen aufgezeigt, und dargestellt, welche Informationen woher bezogen werden und wohin weitergegeben werden. Es wird erläutert, mit welchen anderen Stellen der Stelleninhaber sich abstimmen muss. Zur besseren Darstellung dieser Beziehungen können Prozesse beschrieben werden.

Beispiel Formulierung von Schnittstellen

Der Stelleninhaber stimmt Maßnahmen zur Weiterbildung mit der Leitung der Personalentwicklung ab. Er informiert halbjährlich über geplante Schulungsmaßnahmen. Er würdigt und berücksichtigt bei seiner Planung die Vorschläge der Personalentwicklung.

Mitarbeit in Gremien und Projekten

Darüber hinaus kann die Mitwirkung in internen oder externen Gremien (beispielsweise Normungsausschuss, Mitarbeit in Verbänden) oder in Projekten (zum Beispiel SAP-Einführung) aufgeführt werden. Und es können Rollen und Aufgaben beschrieben sein, die nicht zum Kernbereich der Stelle gehören (beispielsweise Beauftragter für Arbeitsschutz).

Beispiel Mitarbeit in Gremien und Sonderaufgaben

  • Der Stelleninhaber vertritt das Unternehmen im Fachausschuss der IHK (Niederlassung) zum Thema (Arbeitsbereich) und nimmt an den Fachausschuss-Sitzungen regelmäßig teil.
  • Der Stelleninhaber ist Beauftragter für den Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit im Bereich XY.

Die Nennung und Beschreibung der Aufgaben, der Befugnisse, der Kompetenzen und der organisatorischen Einbindung sollte klar, knapp und verständlich sein. Eine Stelle mit sehr vielen unterschiedlichen Aufgaben kann möglicherweise nicht vollständig und abschließend in einer Stellenbeschreibung erläutert werden. Dann sollten die wichtigsten Aufgaben, Befugnisse, Kompetenzen und Schnittstellen dargestellt sein.

Schließlich können in der Stellenbeschreibung auch rechtlich relevante Aspekte dargestellt werden. Beispiele dafür sind die Einordnung in eine Entgelt-Gruppe, ein geltender Tarifvertrag, berufsständische Anforderungen, formale Qualifikationen, die ein Stelleninhaber mitbringen muss, Reglementierungen, die für diesen Beruf gelten können sowie Compliance-Regelungen, die im Unternehmen gelten.

Zusammenfassung und Übersicht zu Inhalten der Stellenbeschreibung

Für eine einfache und klare Stellenbeschreibung können Sie sich an diesen Stichpunkten orientieren. Beschreiben Sie stichwortartig die Stelle mit:

  • Unternehmen, Niederlassung, Filiale
  • Stellenbezeichnung
  • Stellenziel und Stellenzweck (Bezug zu Unternehmenszielen)
  • Abteilung oder Team
  • Hauptaufgaben
  • Nebenaufgaben
  • Führungsaufgaben
  • Mitwirkung in Arbeitsgruppen, Gremien etc. (intern und extern)
  • Informationspflichten
  • Kommunikationsaufgaben
  • Zusammenarbeit mit anderen internen und externen Stellen
  • Entscheidungsbefugnisse
  • notwendige Kompetenzen
  • formale Anforderungen
  • formale Regelungen, die für diese Stelle gelten
  • Aus- und Weiterbildung, Maßnahmen zur Personalentwicklung
  • direkter Vorgesetzter
  • direkt unterstellte Mitarbeiter
  • Stellvertretung
  • Gehaltsgruppe oder Gehalt sowie sonstige Leistungen (Vertraulichkeit beachten)
  • Verantwortlichkeiten
  • wichtige Ziele, die mit der Stelle verbunden sind (soweit hier allgemein feststellbar und nicht Gegenstand von Zielvereinbarungsgesprächen)

Die Auswahl und Reihenfolge dieser Inhalte kann verändert werden und sollte sich an den zuvor ermittelten Organisationszielen orientieren. Umfang und Details sollten sich am Zweck der Stellenbeschreibung orientieren.

Praxis

Stellenbeschreibungen formulieren

Stellen Sie zusammen, welche Inhalte in die Stellenbeschreibungen Ihres Unternehmens gehören. Stellen Sie dabei den Bezug her zum Organisationsziel und zu übergeordneten Unternehmenszielen. Nutzen Sie dazu die folgenden Vorlagen:

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