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Controlling mit Excel

Kostenanalyse: Kostentreiber erkennen und einzelne Kostenfaktoren bestimmen

Kosten sparen ist eine Daueraufgabe in jedem Unternehmen. Deshalb muss regelmäßig Kostenanalyse betrieben werden. Die Kosten werden dabei unter verschiedenen Aspekten analysiert. Deshalb gibt es viele unterschiedliche Kostenbegriffe. Mit Hilfe spezieller Methoden und Werkzeuge wird sichtbar, welche Kosten überflüssig sind.

Manager müssen die Kosten ihres Verantwortungsbereichs im Griff haben. Sie müssen erkennen, welche Faktoren für ihre Kosten eine Rolle spielen und wo sie ansetzen können, wenn sie die Kosten senken wollen. Denn Kosten sparen und verfügbare Ressourcen zielgerichtet einsetzen ist eine Daueraufgabe für jede Führungskraft.

Die klassische Kostenrechnung will bei der Kostenanalyse helfen, indem Sie aufzeigt, welche Kosten angefallen sind (Kostenarten), wo diese Kosten angefallen sind (Kostenstellen) und wofür die Kosten angefallen sind (Kostenträger). Die Modelle, Werkzeuge und Methoden der Kostenrechnung können deshalb auch für die Kostenanalyse eingesetzt werden.

Relevante Kostenbegriffe

  • Einzelkosten: Kosten, die direkt einem Kostenträger zugerechnet werden können; zum Beispiel: Rohstoff für ein Produkt
  • Gemeinkosten: Kosten, die nicht direkt einem Kostenträger zugerechnet werden können; zum Beispiel: Kosten für einen Pförtner
  • Variable Kosten: Kosten, die sich in Abhängigkeit mit der Ausbringungsmenge ändern; zum Beispiel: Materialkosten, Stromkosten
  • Fixe Kosten: Kosten, die unabhängig von der Veränderung der Leistung konstant bleiben; zum Beispiel: Miete, Kfz-Versicherung
  • Kalkulatorische Kosten: Kosten, die zunächst nicht wirklich anfallen, bzw. denen kein bewerteter Güterverzehr gegenübersteht; zum Beispiel: kalkulatorische Zinsen, kalkulatorische Miete, kalkulatorischer Unternehmerlohn
  • Primäre Kosten: Kosten der Leistungen, die extern beschafft werden
  • Sekundäre Kosten: Kosten der Leistungen, die innerbetrieblich hergestellt werden
  • Istkosten: Tatsächlich angefallene Kosten (Nachkalkulation, Bewertung einer Entscheidung)
  • Plankosten: Voraussichtlich anfallende Kosten (Vorkalkulation, Preisfindung)
  • Vollkosten: Sämtliche Kosten einer Zeitperiode oder eines Bereichs werden bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt (langfristige Rentabilität)
  • Teilkosten: Nur ausgewählte Kosten (variable Kosten) einer Zeitperiode oder eines Bereichs werden bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt (kurzfristige Entscheidungen); Deckungsbeitragsrechnung

Kostenarten ermitteln

Im ersten Schritt stellen Sie zusammen, welche Kostenarten in Ihrem Verantwortungsbereich anfallen. Hilfreich für die Kostenanalyse ist eine Unterscheidung nach:

  • Art der eingesetzten Produktionsfaktoren: Material, Personal, Maschine, Kapital, Dienstleistungen, Steuern
  • Einzelkosten oder Gemeinkosten: Möglichkeit der direkten oder indirekten Zurechnung auf erzeugte Produkte
  • Abhängigkeit von der Auslastung: Kosten, die nur anfallen, wenn etwas produziert wird (variable Kosten); und Kosten, die unabhängig von der Auslastung anfallen (fixe Kosten)

Beispiele für Kostenarten sind:

  • Materialkosten: für Rohstoffe, Teile, Baugruppen, Handelsware, Betriebsstoffe, Hilfsstoffe, …
  • Personalkosten: für die Mitarbeiter: Gehälter, Beiträge Sozialversicherung, Teilnahme Qualifizierungsmaßnahmen, Abfindungen, …
  • Betriebsmittelkosten: für den „Verzehr“ von Betriebsmitteln wie Gebäude, Maschinen, Patente, Lizenzen, Fahrzeuge, … in Form von Abschreibungen (AfA), Miete oder Leasing
  • Dienstleistungen / Fremdleistungen: Kosten für Beratung, Versicherung, Porto, Telefon, Schaltung einer Werbeanzeige, … oder in Form von Verwaltungskosten, Vertriebskosten
  • Zinsen: für Fremdkapital (ggf. kalkulatorische Zinsen für Eigenkapital)
  • Abgaben: Steuern, Gebühren

Herstellkosten, Maschinenstundensatz und Personalstundensatz ermitteln

Wenn Sie die Kostenarten kennen und alle Kosten richtig auf Kostenstellen oder Kostenträger verrechnen, erkennen Sie weitere Möglichkeiten der Kosteneinsparung. Dazu brauchen Sie Referenzwerte, die anzeigen, welche Kosten im akzeptablen Bereich liegen und wo die Kosten zu hoch ausfallen.

Wenn Sie die Kosten auf ein Produkt oder eine Leistung verrechnen, ermitteln Sie die Herstellkosten. Dafür gibt es unterschiedliche Verfahren, die jeweils andere Kostenarten berücksichtigen. Welche Kostenarten in die Berechnung der Herstellkosten einfließen dürfen, ist in den Vorschriften zur Bilanzierung geregelt (HGB, BilMoG, Steuerrecht, IFRS).

Wenn Sie die Kosten auf eine Kostenstelle verrechnen, ermitteln Sie den Maschinenstundensatz oder den Personalstundensatz. Auch hier können Sie die Höhe dieser Kostensätze mit einem Referenzwert vergleichen und mit Hilfe des Berechnungsverfahrens erkennen, wodurch die Höhe Ihres Stundensatzes beeinflusst wird.

Kapitalkosten und Abschreibungen ermitteln

Der Einsatz von Maschinen oder Anlagen ist oft sehr teuer. Sie erfordern Investitionen und binden Kapital. Sie müssen erkennen, welche Maschinen und Anlagen wie viel Kapital binden und wie dies verrechnet wird. Das erfolgt über die Abschreibungen.

Ob Sie die Maschinen, Anlagen und damit das Kapital richtig einsetzen, hängt von ihrer Auslastung ab. Maschinen, die stillstehen, verdienen kein Geld. Deshalb müssen Sie für die Kostenanalyse immer genau erkennen, wie hoch die jeweilige Auslastung Ihrer teuren Maschinen und Anlagen ist.

Weitere Methoden zur Kostenanalyse

Oft ist es schwierig, die Kosten zu identifizieren, die unnötig sind. Das sind solche Kosten, die sich sparen lassen, ohne dass die Leistung schlechter wird. Sie entstehen dadurch, dass Prozesse nicht richtig ablaufen, dass falsche Materialien oder Herstellverfahren eingesetzt werden, dass Mitarbeiter unnötige Tätigkeiten durchführen oder Produkte hergestellt werden, die sich nicht verkaufen lassen. Um solchen Kosten auf die Spur zu kommen, wurden folgende Methoden der Kostenanalyse entwickelt und eingesetzt:

Praxis

Nutzen Sie die folgenden Excel-Vorlagen für die Kostenanalyse.

Höhe und Anteile der Kostenarten bestimmen

Für unterschiedliche Geschäftsfelder ermitteln Sie mit der folgenden Vorlage die jeweiligen Kostenarten und berechnen deren prozentualen Anteil. Die Ergebnisse sind in übersichtlichen Diagrammen dargestellt. Sie erkennen die Kostenstruktur, die großen Kostenblöcke und mögliche Handlungsfelder.

Herstellkosten ermitteln in Abhängigkeit von Bilanzierungsvorschriften

Dies folgende Vorlage hilft Ihnen, die Herstellungskosten zu berechnen, wobei unterschiedliche Ansätze zur Berechnung einstellbar sind: nach HGB, Steuerrecht und IFRS/IAS.

Maschinenstundensatz und Personalstundensatz berechnen

Mit den folgenden beiden Excel-Vorlagen berechnen Sie Ihren spezifischen Maschinenstundensatz beziehungsweise den Personalstundensatz. Sie sind Grundlage für zahlreiche Kostenanalysen und für die Prozesskostenrechnung. In einem Diagramm gewinnen Sie jeweils eine schnelle Übersicht über den Anteil der jeweiligen Kostenarten.

Auslastungsgrad und Leerkosten ermitteln

Die genauen Kosten hängen auch vom Auslastungsgrad ihrer Kapazitäten (Maschinen, Arbeitsplätze) ab. Mit der folgenden Vorlage erkennen Sie, welche Leerkosten entstehen, wenn eine Maschine oder Anlage stillsteht.

Ökonomische Abschreibungen berechnen

Mit dieser Vorlage berechnen Sie die ökonomischen Abschreibungen einer Investition. Diese zeigen auf, welcher Betrag später für eine Ersatzinvestition benötigt wird. Dabei werden die Abschreibungen mit verzinst auf der Basis der Weighted Average Cost of Capital.

Die Abschreibungen einer Investition gehen in die Kosten ein. In welchem Umfang - das hängt unter anderem von der gewählten Abschreibungsmethode ab: linear, degressiv, progressiv oder eine Mischform. In der folgenden Vorlage können Sie die Folgen der jeweils gewählten Abschreibungsmethode erkennen.

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