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Kostenmanagement

Kostenfaktoren identifizieren und analysieren

Die zentrale Frage für das Kostenmanagement lautet: Welche Kosten lassen sich einsparen, ohne dass wir uns an anderer Stelle schaden? Etwa durch schlechte Qualität, unzufriedene Kunden, demotivierte Mitarbeiter oder das Nichteinhalten von Gesetzen. Dazu müssen die unnötigen Kosten identifiziert werden. Alle anderen sind notwendig, um die angestrebten Leistungen zu erzielen und alle Vorgaben einzuhalten.

Die unnötigen Kosten verstecken sich oft. Die Suche nach ihnen verursacht selbst wieder Kosten. Sie lohnt sich nur dann, wenn im vornherein angenommen werden kann, dass die Sucherfolge am Ende mehr an Kosteneinsparungen bringen. Was übrig bleibt an Verschwendung, sind die sogenannten X-Ineffizienzen.  Doch mit den richtigen Methoden, einer systematischen Vorgehensweise und einer angemessenen Kultur des Kostenbewusstseins im Unternehmen lassen sich die Kosten für das Suchen nach unnötigen Kosten reduzieren.

Kostenarten unter die Lupe nehmen

Kosten, wie sie in der betriebswirtschaftlichen Kosten- und Leistungsrechnung betrachtet werden, sind nicht gleichzusetzen mit Ausgaben oder Auszahlungen. Doch der Blick auf den Kontoauszug kann einen ersten Hinweis dafür geben, wofür das Unternehmen oder die eigene Abteilung Geld ausgibt. Die Positionen lassen sich in verschiedene Kategorien unterteilen.

Zum Beispiel:

  • Zahlungen an Lieferanten für Materialien oder Vorprodukte,
  • Zahlungen für Betriebsstoffe und Energie,
  • Gehälter,
  • Sozialversicherungsbeiträge,
  • Zahlungen für Dienstleistungen,
  • Zinsen,
  • Steuern und Abgaben,
  • Spesen und Reisen,
  • Miete oder
  • Auszahlungen, wenn neue Maschinen, Anlagen oder Fahrzeuge gekauft werden (Investitionen).

Die vielen möglichen Auszahlungen werden in Kategorien unterteilt, die sogenannten Kostenarten. Diese Kategorien können dann heißen: Materialkosten, Personalkosten, Kapitalkosten, Fertigungskosten, Verwaltungskosten etc. Das hängt von der gewählten Perspektive ab.

Erstellen Sie eine Liste aller Auszahlungen und Kostenarten für Ihren Bereich. Bestimmen Sie, wie hoch die Auszahlungen bzw. Kosten sind, die jährlich (oder monatlich) anfallen.




Im Kostenmanagement interessieren diese Kostenarten unter dem Aspekt, ob sie sich reduzieren oder vermeiden lassen. Dabei muss unterschieden werden zwischen

  • kurzfristig und
  • langfristig.

Manche Auszahlungen oder Kostenarten können zumindest kurzfristig, innerhalb weniger Tage oder Wochen nicht verringert werden; Beispiele sind Beiträge zu Verbänden, Steuern etc. Langfristig können alle Kosten verändert werden.

Prozesse analysieren, Kostentreiber und Ressourcenverschwender erkennen

Um zu erkennen, welche Kosten reduziert werden können, müssen Sie herausbekommen, wer die Kosten verursacht. Letztlich ist das immer der Kunde. Durch seine Bestellung oder seinen Kauf setzt er Prozesse in Gang, die Kosten verursachen. Doch es sind nicht nur die externen Kunden, die Prozesse auslösen. Sehr viele Prozesse sind auf interne Kunden ausgerichtet. Das sind vor allem Verwaltungs- und Unterstützungsprozesse. Wenn beispielsweise ein Nutzer mit seinem PC nicht zurechtkommt, braucht er als interner Kunde Hilfe von seiner IT-Abteilung.

Um zu erkennen, welche Kosten dabei anfallen und welche vielleicht überflüssig sind, müssen diese Prozesse identifiziert und analysiert werden. Mithilfe des Prozessmanagements und der Prozesskostenrechnung werden die wichtigen Kostentreiber bestimmt. Hier finden sich auch erste Ansatzmöglichkeiten für Einsparungen. In diesen Lösungshilfen erfahren Sie, wie Prozesse analysiert werden:

Prozessorganisation: Prozesse planen, gestalten und optimieren mit Prozessmanagement

Prozesskostenrechnung: Mehr Transparenz und richtige Verrechnung der Kosten

Zu hohe Kosten entstehen dadurch, dass die Prozesse nicht richtig funktionieren oder falsch geplant wurden. Es gibt Doppelarbeit oder Engpässe, die alles aufhalten. Vielleicht fehlen Mitarbeitern im Prozess wichtige Kompetenzen, oder es kommt zu Fehlern und Nacharbeit ist notwendig. Mit der Prozessbeschreibung werden die Ursache-Wirkungsketten sichtbar, durch die Auszahlungen und Kosten entstehen.

Hinweis

In der Kosten- und Leistungsrechnung werden diese Ursache-Wirkungsketten in der Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung abgebildet.

Damit die Prozesse funktionieren, brauchen Sie Ressourcen: Mitarbeiter, die die Arbeit tun, Materialien, die sie von externen Lieferanten einkaufen, Geld, das Sie sich von Banken leihen. Wenn es hierfür unterschiedliche Anbieter und Preise gibt, können beim Einkauf dieser Ressourcen ebenfalls Einsparungen erzielt werden.

Um die unnötigen Kosten zu identifizieren, müssen deshalb vor allem drei Aspekte genau unter die Lupe genommen werden:

  1. Was will der (interne oder externe) Kunde überhaupt? Bieten wir etwas an, was der Kunde gar nicht will oder braucht, bei uns aber Kosten verursacht? Können wir Produkte und Dienstleistungen abspecken, ohne dass der Kunde das als Nachteil empfindet?
  2. Wie funktionieren unsere Prozesse? Gibt es Abläufe, die unnötig sind und eingespart werden können? Gibt es überflüssige Aufgaben und Tätigkeiten, die wegfallen können, ohne dass damit an anderer Stelle ein Nachteil entsteht? Kann etwas beschleunigt, vereinfacht oder automatisiert werden?
  3. Können wir Kosten sparen, wenn wir Ressourcen bei anderen Lieferanten beschaffen? Können wir weniger oder günstiger einkaufen?

Wie ist das aktuell in Ihrem Unternehmen: Werden die Kunden oder die Produkte regelmäßig auf ihre Rentabilität überprüft? Werden die Prozesse im Unternehmen überprüft und effizient gestaltet? Sucht der Einkauf systematisch nach kostengünstigen Lieferanten?




Kosten verstecken sich in den Gemeinkosten und indirekten Bereichen

Viele Kosten verstecken sich in den sogenannten Gemeinkosten. Das ist eine Position in der Kostenrechnung, in die alle „sonstigen Kosten“ hineingepackt werden und die im Laufe der Zeit immer größer wird. Es lassen sich unterscheiden:

  • indirekte Bereiche oder Serviceabteilungen, die nicht zur Wertschöpfung beitragen, aber für den Betrieb des Unternehmens insgesamt wichtig sind (Personalverwaltung, IT-Abteilung, Forschung etc.);
  • solche Tätigkeiten der Mitarbeiter, die nicht direkt wertschöpfend sind, aber wichtig sein können (Berichte schreiben, eine Weiterbildung besuchen etc.).

Wenn es darum geht, Kosten zu sparen, sind diese indirekten Bereiche und nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten ein beliebtes Opfer. Denn Einsparungen an dieser Stelle wirken sich nur indirekt oder nur langsam auf die Leistung und Wertschöpfung des Unternehmens im Hinblick auf die externen Kunden aus.

Aber es ist oft zu kurz gedacht. Wenn hier gespart wird, kann die „Funktionsfähigkeit des Unternehmens“ insgesamt stark leiden. Mitarbeiter sind demotiviert oder verlieren wichtiges Know-how, wenn sie sich nicht weiterbilden. Produkte sind langfristig nicht mehr konkurrenzfähig, wenn nicht rechtzeitig Innovationen auf den Weg gebracht werden.

StichwortGemeinkostenwertanalyse

Eine Methode, die sich explizit auf Kosteneinsparungen im Gemeinkostenbereich bezieht, ist die Gemeinkostenwertanalyse. Sie gehört seit den 1970er Jahren zum Standardrepertoire der Unternehmensberatung McKinsey, wenn es darum geht, bei den Klienten Kosten zu sparen. Das Ziel ist, überflüssige Tätigkeiten und Mitarbeiter zu identifizieren. Oft werden entsprechende Projekte von vorneherein mit ambitionierten Zielen gestartet, um etwa X Prozent der Mitarbeiter einzusparen. Diese müssen sogar selbst kreativ sein und Einsparpotenziale identifizieren. Deshalb ist diese Methode sehr umstritten.

Wichtig ist, dass auch in diesen indirekten Bereichen und bei den nicht wertschöpfenden Tätigkeiten genau hingeschaut wird und Abläufe beschrieben und bewertet werden. Hilfreich dabei ist, wenn sie wie eigene Profit Center oder sogenannte Shared Service Center betrachtet werden, deren Kunden im Unternehmen selbst sitzen. Dann gewinnen sie einen wertschöpfenden Charakter. Wenn auch hier Kostentreiber, Kundenanforderungen, Prozesse und Einkäufe genau unter die Lupe genommen werden, lassen sich realistische Einsparpotenziale erkennen.

Identifizieren Sie die indirekten Bereiche und die nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten in Ihrem Bereich? Welche Kosten fallen hier an? Welche Leistungen und Vorteile stehen dem für das Unternehmen gegenüber?




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