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Bausteine für das Qualitätsmanagement nach ISO 9001

Lieferantenbewertung, Lieferantenauswahl und Qualitätssicherungsvereinbarungen

Ein Unternehmen muss nach DIN EN ISO 9001 Produkte und Dienstleistungen, die von Lieferanten kommen, prüfen und sicherstellen, dass die Anforderungen des Qualitätsmanagements eingehalten werden. Dazu muss es geeignete Lieferanten und Partner bewerten und auswählen und Prozesse und Zusammenarbeit aufeinander abstimmen. Ein Rahmen für die notwendigen Lieferantenverträge kann die die Qualitätssicherungsvereinbarung (QSV) sein.

Zusammenarbeit mit Lieferanten regeln und kontrollieren

Unternehmen müssen nach DIN EN ISO 9001, Abschnitt 8.4 extern bereit gestellte Produkte und Dienstleistungen kontrollieren. Das betrifft vor allem die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Die ISO 9001 schreibt vor: „Die Organisation muss sicherstellen, dass extern bereitgestellte Prozesse, Produkte und Dienstleistungen den festgelegten Anforderungen entsprechen.“ (Abschnitt 8.4.1).

Das bedeutet, dass das Unternehmen vor und mit der Zusammenarbeit mit Lieferanten Kriterien festlegen muss für:

  • Beurteilung von Lieferanten
  • Auswahl der geeigneten Lieferanten
  • Leistungsüberwachung
  • Neubeurteilung der Leistung der Lieferanten in regelmäßigen Abständen

Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl

Bevor es zu einer Zusammenarbeit und vertraglichen Vereinbarung kommt, muss demnach eine Lieferantenbeurteilung oder Bewertung und Lieferantenauswahl stattfinden. Wie diese funktionieren kann, ist im Handbuch-Kapitel Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl ausführlich dargestellt. Wichtige Kriterien zur Auswahl der geeigneten Lieferanten sind:

  • Qualität der gelieferten Produkte, Dienstleistungen und ergänzende Services
  • Lieferkompetenzen bezüglich Liefermenge, Liefertermin und Flexibilität
  • Preis der eingekauften Produkte und Dienstleistungen sowie die damit verbundenen Total Cost of Ownership
  • Risiko eines Lieferantenausfalls oder Folgen bei Nichterfüllung der Anforderungen
  • Vertrauen und Verlässlichkeit bei der Zusammenarbeit
  • Abhängigkeit des Abnehmers vom Lieferanten

Insbesondere ist wichtig, dass das Unternehmen kontrollieren kann, dass die Anforderungen zur Konformität von Produkten und Dienstleistungen erfüllt werden. Zudem muss auch die Prozessqualität des Lieferanten überprüft und bewertet werden.

Übernimmt ein Lieferant als sogenannter Lohnfertiger oder als verlängerte Werkbank Aufgaben und ausgelagerte Prozesse des Abnehmers, dann müssen für diesen die gleichen Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem gelten, wie sie der Abnehmer verfolgt. Der Abnehmer muss unmittelbar Prozesse überprüfen sowie Produkte und Dienstleistungen kontrollieren können. Das muss vor der Zusammenarbeit überprüft werden und von Seiten des Lieferanten gewährleistet sein.

Zusammenarbeit mit Lieferanten in Qualitätssicherungsvereinbarungen regeln

Falls Sie von einem Lieferanten nicht nur einmalig ein Produkt oder eine Dienstleistung erwerben, sondern langfristig mit ihm zusammenarbeiten wollen, dann sollten Sie diese Zusammenarbeit für beide Seiten regeln. Insbesondere im Hinblick auf die Anforderungen nach DIN EN ISO 9001. Ein Werkzeug, in dem diese Regeln beschrieben sein können, ist die sogenannte Qualitätssicherungsvereinbarung (QSV). Hier wird zwischen Ihnen als Abnehmer und Kunde einerseits und dem Lieferanten, Zulieferer oder externen Partner andererseits vertraglich geregelt, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung Ihr Lieferant treffen muss.

StichwortQualitätssicherungsvereinbarung

Die Qualitätssicherungsvereinbarung (QSV) ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen einem Abnehmer und seinem Lieferanten. In der QSV ist detailliert festgehalten, was der Lieferant zur Qualitätssicherung leisten muss und an welche Vorgaben er sich zu halten hat. Diese Regelungen werden meist vom Einkauf des Abnehmers vorgegeben. Sie sind vergleichbar mit Einkaufsbedingungen oder Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Durch die QSV soll die überbetriebliche Arbeitsteilung verbessert werden. Lieferprozesse werden vereinfacht und beschleunigt, und mehrfache Qualitätsprüfungen werden vermieden. Die Aufgaben zur Qualitätssicherung werden an den Partner in einer Liefer-Abnehmer-Kette übertragen, der diese am effizientesten übernehmen kann.

Lieferanten sehen Qualitätssicherungsvereinbarungen oft sehr einseitig als Diktat ihrer Kunden. Und in der Tat sind die Abnehmer geneigt, alle möglichen Pflichten an den Lieferanten zu übertragen und sich selbst alle Rechte herauszunehmen. Das ist auf Dauer aber keine tragfähige Basis für eine Zusammenarbeit. Qualitätssicherungsvereinbarungen sollten so formuliert sein, dass beide Partner sie auch in vertauschten Rollen akzeptieren würden.

Inhalte der Qualitätssicherungsvereinbarung

Die DIN EN ISO 9001 macht keine verbindlichen Vorgaben dazu, was mit Lieferanten und anderen externen Partnern im Detail geregelt werden soll. Dementsprechend finden Sie in der Norm keine Angaben dazu, was im Rahmen einer Qualitätssicherungsvereinbarung geregelt werden soll oder kann. Das ist ein Aushandlungsprozess zwischen Ihrem Unternehmen als Abnehmer und Ihrem Lieferanten, den Sie ausgewählt haben. Was die Norm in Abschnitt 8.4.3 allerdings vorschreibt, sind folgende Punkte:

  • die Produkte und Dienstleistungen, die der Lieferant liefern soll
  • die Prozesse, die er in Ihrem Auftrag ausführen soll
  • Vorgehensweise zur Genehmigung oder Freigabe von Produkten und Dienstleistungen
  • Vorgehensweise zur Genehmigung oder Freigabe von Methoden, Prozesse oder Ausrüstungen
  • Anforderungen zur Kompetenz des Personals, einschließlich notwendiger Qualifikationen der Mitarbeiter des Lieferanten
  • Anforderungen zur Zusammenarbeit im Rahmen Ihres Qualitätsmanagementsystems
  • Vorgehensweise zur Steuerung und Überwachung der Lieferantenleistung
  • Verifizierungstätigkeiten, die Ihr Unternehmen oder sogar Ihre Kunden beabsichtigen, beim Lieferanten durchzuführen

Mindestens dazu sollte die Qualitätssicherungsvereinbarung also Aussagen machen und Regelungen treffen. Dementsprechend sollte sie folgende Aspekte und Inhalte umfassen:

Ziele der Zusammenarbeit

Die Qualitätssicherungsvereinbarung muss klare und messbare Ziele in Bezug auf die Qualitätssicherung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen enthalten. Zudem werden die Produkte, Dienstleistungen und Prozesse allgemein benannt, die der Lieferant liefern oder leisten soll.

Konsequenzen bei Fehlverhalten

Sie sollte genau bezeichnen, welche Konsequenzen es hat, wenn diese Ziele nicht eingehalten werden. Hier kann auf ein regelmäßiges Lieferanten-Audit verwiesen werden. Außerdem wird bestimmt, dass es Verbesserungen bei Qualität und Zusammenarbeit geben muss.

Praktiziertes Qualitätsmanagementsystem

In der Regel erwartet Ihr Unternehmen mit der Qualitätssicherungsvereinbarung, dass Ihre Lieferanten ebenfalls ein etabliertes und anerkanntes Qualitätsmanagementsystem besitzen. Der Lieferant kann das dadurch sicherstellen, dass er die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 nachweist oder seine Aktivitäten und Maßnahmen zum Qualitätsmanagement in geeigneter schriftlicher Form dokumentiert. Diese Dokumentation kann Bestandteil der Qualitätssicherungsvereinbarung sein.

Informationspflichten

Sie müssen Informationspflichten formulieren – insbesondere für die Fälle, dass Qualitätsmängel auftauchen oder dass Vereinbarungen nicht eingehalten werden können. Dabei wird vorgeschrieben, dass der Lieferant eine Holschuld bezüglich fehlender Informationen hat. Wenn der Abnehmer bei einem Auftrag an seinen Lieferanten nicht alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellt oder wenn diese missverständlich oder gar fehlerhaft sind, dann muss der Lieferant dies unverzüglich anzeigen und die Informationen anfordern beziehungsweise offene Punkte klären.

Herstellbarkeit sicherstellen

Dem Lieferanten wird auferlegt zu prüfen, ob sich die Vorgaben des Abnehmers überhaupt umsetzen lassen; der Lieferant muss die Herstellbarkeit prüfen und bestätigen. Im Rahmen eines Bemusterungsprozesses zeigt der Lieferant, inwieweit er in der Lage ist, die Anforderungen des Abnehmers zu erfüllen.

Qualifikation der Mitarbeiter

Falls der Lieferant für einzelne Prozesse Personal mit besonderer Qualifikation (zum Beispiel Mitarbeiter, die zertifiziert, bestellt oder vereidigt sein müssen) einsetzen soll, muss dies vereinbart werden. In der Vereinbarung sind die Kompetenzen und Qualifikationen zu benennen.

Genehmigung und Freigabe

Es muss eine Prozessbeschreibung geben und Regeln geben, wie die Genehmigung und Freigabe von Produkten, Dienstleistungen, Prozessen, Verfahren, Methoden oder Ausrüstungen (Maschinen, Messmittel) zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Lieferanten erfolgt. Es muss dokumentiert sein, dass die einzelnen Prozessschritte in der laufenden Zusammenarbeit eingehalten werden.

Maßnahmen bei Qualitätsmängeln

In der Serienproduktion ist der Lieferant dazu verpflichtet, bei Qualitätsmängeln den Kunden unverzüglich zu informieren und sofort Abhilfe zu schaffen. Dies wird im Allgemeinen mit einem sogenannten 4D- oder 8D-Report nachgewiesen.

Überprüfung des Qualitätsmanagementsystems

Ihr Unternehmen muss mit seinen Lieferanten regeln, wie Sie sein Qualitätsmanagementsystem überprüfen. Dazu kann gehören, dass Sie Anlässe einer Überprüfung oder Rhythmen nennen. Außerdem erläutern Sie, wie Sie bei einer Überprüfung vorgehen und was dabei geprüft und bewertet wird. Die Ergebnisse werden in Form einer Verifikation dokumentiert.

Kontinuierliche Verbesserung

Geplante Audits von Prozessen und Produkten schaffen während der Serienproduktion Klarheit und Sicherheit darüber, wie sicher und kontinuierlich der Lieferant in der Lage ist, Kundenanforderungen zu erfüllen. Schließlich soll der Lieferant aktiv werden, wenn er Verbesserungspotenziale erkennt, wenn Produkte oder Abläufe effizienter gestaltet werden können oder wenn die Qualitätssicherung verbessert werden kann.

Leistungsüberwachung in der Qualitätssicherungsvereinbarung regeln

Um die Leistungsüberwachung im Sinne der ISO 9001 während der Zusammenarbeit mit Lieferanten und anderen externen Partnern sicherzustellen, sollte diese ebenfalls in der Qualitätssicherungsvereinbarung beschrieben sein. Im Einzelnen finden sich in Qualitätssicherungsvereinbarungen folgende Aspekte mit Regelungen, die für den jeweiligen Fall speziell formuliert sind:

Genehmigung und Freigabe von Produkten, Methoden, Prozessen für Entwicklung, Muster, Serienvorbereitung, Änderungen

  • Herstellbarkeitsanalysen
  • Herstellung von Erstmustern und Anforderungen an den Erstmusterbericht
  • Festlegung der Freigabe für Produkt, Prozess, Methoden
  • Vorgehensweise bei Änderungen an Produkt und Prozess
  • Sonderfreigaben
  • Anforderungen an Prüfmittel, Prüfmittelverfügbarkeit, Überwachung, Kalibrierung und Instandhaltung
  • Anforderungen an Unterlieferanten
  • Anforderungen an Umweltschutz, Sicherheit und Recycling

Steuerung und Überwachung der Lieferantenleistung bei Produkten, Prozessen und Dienstleistungen

  • Definition von Schnittstellen
  • Festlegung der Kommunikation zwischen den Vertragspartnern zur Leistungsüberwachung
  • Festlegung von Kennzahlen für Fehlerraten
  • Merkmale eines Produkts, einer Dienstleistung oder eines Prozesses, die funktionskritisch sind, sogenannte Key Characteristics (KC)
  • Berechtigung des Abnehmers zur Dokumenteneinsicht
  • Vorgaben für die Dokumentation von qualitätsrelevanten Daten (unter anderem Daten zur Rückverfolgung unter Einbeziehung der Unterlieferanten)
  • Festlegung von Archivierungsdauern
  • Festlegung des Berichtswesens

Steuerung und Überwachung der Lieferantenleistung bei Logistik

  • Vorgaben für Wareneingangsprüfungen
  • Anforderungen an Verpackung und Etikettierung der Produkte
  • Garantie der Rückverfolgbarkeit

Kompetenzen der Mitarbeiter des Lieferanten

  • Festlegung qualitätsbezogener Verantwortlichkeiten
  • Anforderungen an die Schulung der Mitarbeiter des Lieferanten

Regelungen zur allgemeinen Zusammenarbeit und Verifizierungsmöglichkeiten

  • Vorgehensweisen für Problemerkennung und Problemvermeidung
  • Festlegung einer gemeinsamen Regelkommunikation
  • Festlegungen hinsichtlich des Reklamationsprozesses und bei Eskalation
  • Berechtigung des Abnehmers, interne Audits durchführen zu dürfen
  • Anforderungen bezüglich einer Notfallstrategie
  • Anforderungen an Versicherungsabschluss (zum Beispiel im Rahmen der Produkthaftung)
  • Geheimhaltungsvereinbarungen

In der Qualitätssicherungsvereinbarung können weitere Aspekte geregelt werden, oder es werden spezielle vertragliche Vereinbarungen zwischen Abnehmer und Lieferant geschlossen. So haben manche Abnehmer weitergehende Vorgaben bezüglich der Vorgehensweise bei Reklamationen, der Dokumentation von Qualitätsprüfungen oder der Freigabe von Erstmustern oder Prototypen. Die Qualitätssicherungsvereinbarung hat dann die Form einer Rahmenvereinbarung, in der auf andere, spezielle Regelungen Bezug genommen wird.

Lieferantenvertrag und rechtliche Bedeutung von Qualitätssicherungsvereinbarungen

Qualitätssicherungsvereinbarungen sind in der Regel Bestandteil eines Kaufvertrags oder eines Lieferantenvertrags und damit für beide Vertragspartner verbindlich – sofern sie keinen gesetzlichen Vorgaben widersprechen. Die gesetzliche Grundlage ist im Allgemeinen die Mängelhaftung des Lieferanten. Die Gewährleistung, Mängelhaftung oder Mängelbürgschaft sowie die Produkthaftung bestimmen Rechtsfolgen und Ansprüche, die dem Käufer im Rahmen eines Kaufvertrags zustehen, falls der Verkäufer eine mangelhafte Ware oder Sache geliefert hat.

Um Mängel festzustellen, sollte der Abnehmer eine Wareneingangsprüfung vornehmen. Wenn die Teile des Lieferanten nicht der Spezifikation und den Anforderungen des Abnehmers entsprechen, kann eine Abweichungserlaubnis vereinbart werden. Der Abnehmer kann mangelhafte Lieferungen auch unter Vorbehalt annehmen.

Kritisch ist für den Abnehmer, wenn Mängel erst später, zum Beispiel nach dem Einbau in andere Produkte, entdeckt werden. Hier sollte vereinbart werden, wer die Kosten für Nachbearbeitung, Behebung des Schadens, Teiletausch und Rückführung übernimmt. Denn hier kann es zu Konflikten mit der sogenannten kaufmännischen Untersuchungs- und Rügepflicht nach Handelsgesetzbuch (§377 HGB) kommen.

Der Lieferant sollte die Qualitätssicherungsvereinbarungen immer von einem Juristen prüfen lassen, denn im Streitfall können erhebliche Kosten auf das Unternehmen zukommen. Als Abnehmer sollte Ihr Unternehmen ebenfalls prüfen, ob die Vereinbarungen juristisch wirksam und ob sie betriebswirtschaftlich sinnvoll sind.

Neubeurteilung der Leistung der Lieferanten in regelmäßigen Abständen

Die ISO 9001 schreibt Unternehmen vor, dass sie prüfen und verifizieren müssen, ob ihre Lieferanten und andere externe Partner die Qualitätsanforderungen dauerhaft erfüllen. Dazu kann in der Qualitätssicherungsvereinbarung ein Lieferanten-Audit verabredet werden. Nach ISO 9001, Abschnitt 8.4.3 muss der Abnehmer seinem Lieferanten mitteilen, wie dieses Lieferanten-Audit erfolgt: „Die Organisation muss den externen Anbietern die geltenden Anforderungen in Bezug auf … Verifizierungstätigkeiten, die die Organisation oder deren Kunde beabsichtigt, beim externen Anbieter durchzuführen.“

Das Lieferanten-Audit kann wie ein internes Audit durchgeführt werden – das Prüfobjekt ist hier der Lieferant und nicht das eigene Unternehmen. Geregelt werden sollte:

  • Zutrittsmöglichkeiten des Abnehmers, um Betriebsstätten, Prüfstellen und Lager zu überprüfen
  • Einsichtnahme in qualitätsrelevante Dokumente unter Beachtung der Betriebsgeheimnisse
  • Nutzung der Qualitätsaudits, die der Lieferant selbst bei sich durchführt; zum Beispiel nach DIN EN ISO 9001
  • Erstellung eines Audit-Berichts, aus dem der Lieferant Maßnahmen ableiten kann, wie er die Qualität der Produkte, Dienstleistungen und Prozesse verbessert, sein Qualitätsmanagement sicherstellt und Verbesserungen durchführen kann

Praxis

Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl

Dokumentieren Sie bezüglich der Zusammenarbeit mit externen Partnern (insbesondere Lieferanten) Informationen zu folgenden Fragen:

  • Welche Lieferanten sind für Ihr Unternehmen wichtig?
  • Welche Lieferanten sind für Sie erfolgsentscheidend?
  • Welche Kriterien sind für die Lieferantenauswahl maßgeblich?
  • Inwiefern ist die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten wichtig, um Kundenanforderungen zu erfüllen und gesetzliche Vorgaben einzuhalten?
  • Welche Risiken bestehen in der Zusammenarbeit mit Lieferanten?
  • Mit welchen Lieferanten sind welche besonderen Risiken verbunden?
  • Wie gestalten Sie die Zusammenarbeit mit den Lieferanten? Stellen Sie dies in einem Prozess dar.
  • Welche vertraglichen Vereinbarungen gibt es? Gibt es zum Beispiel Qualitätssicherungsvereinbarungen?
  • Was genau ist in den Vereinbarungen geregelt?
  • Wie wird kontrolliert, ob der Lieferant den Verpflichtungen und den Qualitätsanforderungen gerecht wird?
  • Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial in der Zusammenarbeit mit Ihren wichtigen Lieferanten?

Nennen und erläutern Sie die wichtigen Aspekte und Kriterien zur Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl und halten Sie diese in der folgenden Vorlage fest.

Dokumentation Lieferantenmanagement

Beschreiben und dokumentieren Sie, wie Sie die Zusammenarbeit mit Ihren wichtigen Lieferanten und anderen externen Partnern gestalten und managen. Sie können dies anhand einer Prozesslandkarte darstellen, wie sie Abbildung 1 beispielhaft zeigt.

Abbildung 1: Prozess des Lieferantenmanagements
Abbildung 1: Prozess des Lieferantenmanagements

Nutzen Sie die folgenden Vorlagen für die Beschreibung der Prozesslandkarte und einzelner Prozesse des Lieferantenmanagements im Rahmen der ISO 9001.

Die folgende Vorlage ist ein Beispiel dafür, wie die Lieferantenauswahl und Lieferantenbewertung dokumentiert sein kann. Sie finden darin eine entsprechende Verfahrensanweisung; Aufbau und Inhalt können Sie auf Ihren Fall übertragen und eine entsprechende Verfahrensanweisung formulieren.

Nutzen Sie für die Dokumentation der Zusammenarbeit mit externen Partnern gemäß ISO 9001 auch alle weiteren Vorlagen aus diesem Handbuch-Kapitel. Passen Sie diese gegebenenfalls auf Ihre spezielle Situation an in Bezug auf:

  • Anzahl der Lieferanten
  • Art der Lieferanten
  • Risiken der Zusammenarbeit
  • Produkte und Dienstleistungen, die von Lieferanten geliefert und erbracht werden
  • Prozesse im Rahmen des Supply Chain Managements und der Zusammenarbeit mit Lieferanten

Qualitätssicherung in der Zusammenarbeit mit Lieferanten

Sie müssen zur Überwachung der Lieferanten und deren Qualität und Konformität bei Produkten, Dienstleistungen und Prozessen Kriterien festlegen. Diese Kriterien werden regelmäßig gemessen, überwacht und geprüft. So bewerten Sie die Leistungen des Lieferanten in Bezug auf das Qualitätsmanagement und die Anforderungen.

  • Legen Sie für jeden Lieferanten, für Produkte, Dienstleistungen und Prozesse Kriterien fest, die sichtbar machen, wie die Qualitätsanforderungen erfüllt werden.
  • Welche Merkmale eines Produkts, einer Dienstleistung oder eines Prozesses sind funktionskritisch, sogenannte Key Characteristics (KC)?
  • Legen Sie fest, wie die Kriterien, insbesondere die KC, überprüft werden.
  • Was sind die Messgrößen, Messzeitpunkte, Messverfahren?
  • Bewerten Sie die Lieferantenleistungen regelmäßig.
  • Halten Sie die Prozesse und Regelungen dazu in einer gemeinsamen Qualitätssicherungsvereinbarung fest.

Nutzen Sie die folgenden Vorlagen, um diese Kriterien zu benennen, zu messen und zu bewerten.

Falls Mängel, Fehler bei Produkten oder Dienstleistungen oder Defizite bei Prozessen erkennbar werden, informieren Sie unverzüglich Ihren Lieferanten. Dieser muss ebenfalls unverzüglich Abhilfe schaffen. Was er im Einzelnen dazu tut, kann er in einem sogenannten 4D- oder 8D-Report benennen und erläutern. Nutzen Sie als Vorgabe für Ihre Lieferanten die folgenden Vorlagen:

Lieferanten-Audit und Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit

Prüfen Sie regelmäßig die Zusammenarbeit mit Ihren wichtigen Lieferanten. Klären Sie, welche Mängel und Schwachstellen unbedingt beseitigt werden müssen und in welchen Bereichen die Zusammenarbeit verbessert werden kann. Sie können dafür ein Lieferanten-Audit durchführen in der Form, wie Sie ein Internes Audit für Ihr Qualitätsmanagement durchführen.

Halten Sie die Ergebnisse in den folgenden Vorlagen fest und dokumentieren Sie diese, wie von der ISO 9001 gefordert.

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