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Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl

Lieferantenbewertung mit Punkt-Bewertung, Profilanalyse und Preisstrukturanalyse

Für die Lieferantenbewertung brauchen Sie mehrere Bewertungskriterien. Um eine Entscheidung zu treffen, gehen diese Kriterien in Methoden wie Punkt-Bewertung (Scoring-Modell), Profilanalyse oder Preisstrukturanalyse ein. Damit können Sie beurteilen, wie gut ein Lieferant die Bewertungskriterien und Ihre Anforderungen erfüllt. Grundlage ist, dass Sie die für die Bewertung notwendigen Informationen haben.

Vorgehensweise und Methoden zur Lieferantenbewertung

Es gibt unterschiedliche Methoden und Vorgehensweisen, die dabei helfen, die Leistungsfähigkeit von Lieferanten zu vergleichen und zu bewerten. Dabei handelt es sich meistens um Punkt-Bewertungsverfahren, Scoring-Modelle oder Weighted-Point-Methods. Sie nutzen Noten, Indizes oder Kennzahlen zur Bewertung der Leistungsfähigkeit eines Lieferanten. Für ausgewählte Bewertungskriterien, die sich messen, schätzen oder beurteilen lassen, werden Einzelbewertungen durchgeführt und diese dann zu einem Gesamtwert aggregiert. Durch Zuordnung von Gewichtungsfaktoren können einzelne Kriterien und Lieferantenleistungen unterschiedlich stark berücksichtigt werden.

Eine weitere Methode, um Lieferanten zu bewerten und auszuwählen, ist die Profilanalyse. Sie bildet ab, welche Mindest- oder durchschnittlichen Anforderungen das Unternehmen an die Lieferanten stellt und welche Lieferanten diesen Anforderungen entsprechen. So ergeben sich typische Leistungsprofile für einen Lieferanten.

Um das Preis-Leistungsverhältnis, das ein Lieferant bietet, besser bewerten zu können, brauchen Sie detaillierte Informationen zur Kalkulation des Lieferanten. Diese können Sie mit der Methode „Preisstrukturanalyse“ erheben und auswerten. Dabei analysieren Sie die einzelnen Kostenarten und Bestandteile des Preises, den Ihr Lieferant in sein Angebot schreibt. Diese setzen Sie mit den angebotenen Leistungen in Beziehung. Damit machen Sie die Angebote der einzelnen Lieferanten vergleichbar und können diese bewerten.

In der Praxis haben sich Punkt-Bewertungsverfahren bewährt. Damit lassen sich quantitative und messbare Kriterien (zum Beispiel Preise oder Lieferzeiten) berücksichtigen, aber auch qualitative Kriterien (zum Beispiel Qualität oder Service). Grundsätzlich ist zu beachten, dass die Methode und der Detailgrad der Bewertung von der Bedeutung der Produkte für Ihr Unternehmen und von der Rolle abhängen, die der Lieferant ausfüllen soll.

Informationen und Quellen bewerten

Jede Bewertung basiert auf Informationen. Dazu müssen Sie klären, ob die Informationen vorliegen, die im Rahmen des eingesetzten Bewertungsverfahrens benötigt werden, und welche Qualität diese Informationen haben. Sie müssen insbesondere folgende Aspekte in Bezug auf Information und Informationsquelle prüfen:

  • Zugänglichkeit
  • Fehlerfreiheit
  • Objektivität
  • Glaubwürdigkeit
  • Relevanz
  • Umfang
  • Aktualität
  • Übersichtlichkeit
  • Verständlichkeit
  • Auslegbarkeit

Vor der eigentlichen Lieferantenbewertung erfolgt deshalb immer eine Informationsrecherche – meistens im Rahmen des Teilprozesses „Lieferanten identifizieren“.

Punkt-Bewertungsverfahren (Scoring-Modell) zur Lieferantenbewertung

Bei einem einfachen Benotungsverfahren wird die Leistung eines Lieferanten durch die Vergabe von Schulnoten beurteilt. Dabei geben „Experten“ (Personen, die es wissen müssten) eine Note für ein vorgegebenes Leistungsmerkmal des Lieferanten ab. Wesentlicher Nachteil dieser Bewertungsmethode ist es, dass jeder Experte immer ein subjektives Urteil fällt. Außerdem lässt diese Bewertungsskala nur eine Reihenfolge der Lieferanten bezüglich der Leistung zu (Ordinalskala). Es können deshalb kaum aggregierte Leistungskennzahlen berechnet werden; zum Beispiel kein Gesamt-Score-Wert.

Wenn möglich sollten deshalb bei einem Punkt-Bewertungsverfahren messbare Kennzahlen ermittelt werden, die verlässlich, aktuell und zutreffend abbilden, wie gut ein Lieferant bei einem Leistungsmerkmal abschneidet. Im idealen Fall gibt es also messbare Bewertungskriterien, zu denen die entsprechende Leistungskennzahl ermittelt oder berechnet werden kann. Zudem werden bei Scoring-Modellen Gewichtungen der Bewertungskriterien genutzt, da nicht alle Kriterien gleich wichtig sein müssen. Damit kann ein differenzierter Gesamt-Score-Wert für einen Lieferanten berechnet werden. Bei einem Punkt-Bewertungsverfahren gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Bewertungskriterien festlegen

Legen Sie die für Ihr Unternehmen wichtigsten Bewertungskriterien zur Lieferantenauswahl fest. Grundlage dafür sind die Ziele, die Sie mit der Zusammenarbeit mit dem Lieferanten verfolgen, Rahmenbedingungen, die dabei beachtet werden müssen sowie im Einzelfall wichtige Anforderungen an den Lieferanten und das von ihm zu liefernde Produkt oder die zu erbringende Dienstleistung. Diese Bewertungskriterien haben Sie mit der Anforderungsanalyse ermittelt und gegebenenfalls in einem Lastenheft dokumentiert.

Mögliche Aspekte und Bewertungskriterien, die im Einzelfall genauer zu differenzieren und messbar zu machen sind:

  • Qualität bezüglich Funktion, Eigenschaft oder Merkmale der gelieferten Produkte, Dienstleistungen und ergänzender Services
  • Lieferkompetenzen bezüglich Liefermenge, Liefertermin und Flexibilität
  • Preis der eingekauften Produkte und Dienstleistungen sowie die damit verbundenen Total Cost of Ownership
  • Risiko eines Lieferantenausfalls
  • Vertrauen und Verlässlichkeit bei der Zusammenarbeit
  • Abhängigkeit des Abnehmers vom Lieferanten

Schritt 2: Gewichtung der Bewertungskriterien

Jedes gewählte Bewertungskriterium wird je nach Bedeutung für die Entscheidung der Lieferantenauswahl mit einem subjektiven Gewicht versehen. Oft wird den einzelnen Kriterien ein Prozentwert als Gewicht zugewiesen oder berechnet (die Summe aller Gewichte ergibt dann 100).

Diese Berechnung der Gewichte können Sie mithilfe der Methode des Paarvergleichs durchführen. Hierbei werden immer zwei Kriterien einander gegenübergestellt und ermittelt, welches das wichtigere ist. Aus der Zusammenführung aller einzelnen Paarvergleiche und mit der Aggregation der Paarvergleiche über mehrere Personen hinweg kann das Gewicht eines einzelnen Leistungsindikators oder Bewertungskriteriums berechnet werden.

Schritt 3: Vergabe von Punkten

Dann werden jedem zur Auswahl stehenden Lieferanten je nach Bewertungskriterium möglichst objektiv und durch Messwerte nachweisbare Leistungspunkte zugewiesen. Dabei wird versucht, ein möglichst hohes Skalenniveau zu erreichen. Idealerweise wird die Leistung mit einer Intervall- oder Verhältnisskala dargestellt. Das ist möglich für Preise, Lieferzeiten (in Tagen) oder Qualitätskennzahlen.

Einige qualitative Leistungsmerkmale können mit einer Note bewertet werden. Experten vergeben für jeden Lieferanten und für jedes Leistungsmerkmal und Bewertungskriterium eine Note: von 1 = sehr gut bis 5 = mangelhaft. So kann eine Rangfolge gebildet werden (Ordinalskala). Das ist möglich bei Kriterien wie: Service, Referenzen oder Insolvenzrisiko.

Schritt 4: Gewichtung der Punkte

Die Leistungsindikatoren und Noten werden auf eine metrische Skala (Verhältnisskala) übertragen und dann mit dem Gewicht multipliziert. So erhält jeder zur Auswahl stehende Lieferant eine gewichtete Punktzahl für jedes einzelne Bewertungskriterium.

Schritt 5: Ermittlung der Gesamtbewertung

Die Summe der gewichteten Einzelpunkte ergibt die Gesamtbewertung des jeweiligen Lieferanten. Der Lieferant mit der höchsten Gesamtbewertung sollte bevorzugt werden.

Beteiligt man mehrere Personen an der Entscheidungsfindung, werden die Bewertungen meistens verlässlicher und zutreffender – auch wenn sie immer subjektiv bleiben. Möglich ist, kompetentes Fachpersonal aus den Fachabteilungen an der Bewertung teilhaben zu lassen, um einseitige Bewertungen aus Sicht des Einkaufs zu vermeiden.

Profilanalyse zur Lieferantenbewertung

Bei einer Profilanalyse werden die einzelnen Bewertungskriterien nicht gewichtet und auch nicht zu einem einzigen Leistungswert zusammengefasst. Hier werden Leistungsprofile von mehreren Lieferanten nebeneinandergelegt, um ihre jeweiligen Stärken und Schwächen sichtbar zu machen. Die Profilanalyse zeigt gleichzeitig, welche minimalen Anforderungen das Unternehmen bezüglich der einzelnen Bewertungskriterien an den Lieferanten stellt oder was es üblicherweise erwartet (Referenzwert „0“). Die Profilanalyse lässt übersichtlich erkennen, welcher Lieferant diesen Anforderungen am besten entspricht. Bei der Profilanalyse gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Bewertungskriterien festlegen

Erstellen Sie eine Matrix in Tabellenform und bestimmen Sie die wichtigsten Bewertungskriterien, die für Sie bei der Wahl eines Lieferanten von Bedeutung sind. Sie beziehen sich dabei auf gleiche oder ähnliche Kriterien wie beim Punkt-Bewertungsverfahren

Diese Bewertungskriterien werden in sieben Bewertungsstufen von „-3“ bis „+3“ unterteilt. Dabei entspricht die Stufe „0“ den erwarteten Anforderungen, die das Unternehmen an den Lieferanten stellt. Es kann auch einen Minimal- oder Mindestwert bezeichnen und ist damit ein „K.-O.-Kriterium“.

Für jedes Bewertungskriterium und jede Bewertungsstufe formulieren Sie die Leistung in Worten (qualitativ) oder als Kennzahl (quantitativ) in der Form, wie es zum jeweiligen Bewertungspunkt (von -3 bis +3) passt. Die Bewertungsstufe „-3“ kann zum Beispiel bedeuten, dass das Kriterium gar nicht erfüllt wird; sie erläutern, woran Sie das im Einzelfall festmachen. Die Bewertungsstufe „0“ kann bedeuten, dass das Kriterium durchschnittlich gut oder so erfüllt wird, wie Sie es mindestens erwarten. Die Bewertungsstufe „+3“ kann bedeuten, dass der Lieferant dieses Kriterium besonders gut erfüllt oder überdurchschnittliche Leistungen erbringt; auch hier können Sie erläutern, durch welche Kennzahl oder Merkmale dies sichtbar wird.

Schritt 2: Bewertung durchführen

Nun prüfen Sie für jeden der in Frage kommenden Lieferanten, welche Bewertung dieser bei jedem einzelnen Bewertungskriterium erhält, das heißt, welche Bewertungsstufe (von -3 bis +3) Sie ihm zuweisen. Die Bewertung sollte durch Informationen oder Leistungskennzahlen belegbar und nachvollziehbar sein. Die Bewertungsstufe, die Ihrer Bewertung oder Einschätzung entsprechen, markieren Sie mit einem Punkt.

Schritt 3: Leistungsprofil erstellen

Zuletzt verbinden Sie die einzelnen Punkte der Reihe nach von oben nach unten und erhalten zu jedem Lieferanten einen individuellen Linienverlauf. Das ist sein Leistungsprofil. Wenn Sie mehrere Lieferanten in einem Profilbild darstellen, sollten Sie mit Farben arbeiten, um die Übersicht zu behalten. Abbildung 4 zeigt die Profile für zwei mögliche Lieferanten als Darstellung der Ergebnisse einer Profilanalyse.

Abbildung 4: Beispiel für das Leistungsprofil zweier Lieferanten im Vergleich
Abbildung 4: Beispiel für das Leistungsprofil zweier Lieferanten im Vergleich

Schritt 4: Auswertung der Profile und Auswahl des Lieferanten

Liegt die Profillinie eines Lieferanten (ähnlich wie in Abbildung 4) rechts neben allen anderen Profillinien, heißt das, dass ein Lieferant bei allen Bewertungskriterien besser ist als seine Konkurrenten. Die Folge: Dieser Lieferant ist die beste Alternative und sollte bevorzugt werden.

Wenn sich die Profillinien der Lieferanten an verschiedenen Punkten überschneiden und keine eindeutige Entscheidung möglich ist, dann muss eine übergeordnete Entscheidung aufgrund des „Eindrucks“ aus den Profillinien gefällt werden. Oder es wird ein Punkt-Bewertungsverfahren angeschlossen, bei dem die Punktwerte mit den sieben Kategorien übereinstimmen (Skala der Punktbewertung reicht dann von -3 über 0 bis +3). Ermitteln Sie so, welcher Lieferant der bessere ist (in Abbildung 4 hat Lieferant A -1 Punkte und Lieferant B +2 Punkte).

Es ist nicht immer möglich, den optimalen Lieferanten zu finden, denn jeder hat spezielle Stärken und Schwächen. Außerdem spielen subjektive Faktoren beim Entscheider eine große Rolle; die Gewichtung der Bewertungskriterien, die Notenvergabe und die Zuordnung von Punkt-Werten ist oft nur eine Einschätzung.

Ob der optimale Lieferant gewählt wurde, wird sich erst in der tatsächlichen Lieferantenbeziehung zeigen. Gerade deshalb ist es wichtig, im Vorfeld, vor der eigentlichen Auswahl des Lieferanten, alle Informationen zusammenzutragen, die für diese Bewertungen notwendig sind. Um beurteilen zu können, wie ein Lieferant eine Anforderung erfüllt, muss er dies verlässlich benennen und beschreiben. Die Informationsbeschaffung ist also ein wichtiger Schritt bei der Lieferantenbewertung.

Preisstrukturanalyse zur Lieferantenbewertung

Der Preis ist für alle Abnehmer ein wichtiges Kriterium bei der Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl. Oft sind die angebotenen Preise aber nicht unmittelbar vergleichbar. Eine Methode, um den vom Lieferanten angebotenen Preis besser zu verstehen und mehrere Angebote unterschiedlicher Lieferanten besser vergleichen zu können, ist die Preisstrukturanalyse.

Dabei werden Preise von Angeboten in Kosten- und Gewinnbestandteile des Lieferanten zerlegt und weitere Preiselemente betrachtet (Total Cost of Ownership). Liegen die unterschiedlichen Kostenbestandteile vor, lassen sich diese auf Angemessenheit und Qualität der Prozesse beim Lieferanten und bei der Transaktion hin überprüfen. Elemente der Preisanalyse können sein:

  • Materialkosten
  • Stundensätze
  • Logistikkosten
  • Betriebskosten
  • Rabatte
  • Skonto
  • Bezugskosten (Verpackung, Transport, Versicherung, Fracht, Zoll, Entladung, Sondersteuern)
  • Vertreterprovisionen

Darüber hinaus können auch Teilleistungen (einzelne Angebotspositionen), Stundensätze, Materialeinsatz oder Gewinnmargen der Lieferanten miteinander verglichen werden. Dabei werden die Angebotspreise der Lieferanten so analysiert, dass ihre Kalkulation soweit wie möglich nachvollziehbar wird. Dafür werden einzelne Kostenarten und ihre Höhe ermittelt und dann die gesamten Herstellkosten beziehungsweise Selbstkosten des Lieferanten berechnet.

Der Vorteil ist, dass der Abnehmer eine bessere Grundlage für Preisverhandlungen mit den möglichen Lieferanten hat. Außerdem kann er Preis und Leistung der einzelnen Lieferanten besser miteinander vergleichen.

Das Problem bei der Preisstrukturanalyse ist, dass dafür sehr umfassende Informationen zur Kalkulation des Lieferanten vorliegen müssen. Solche Informationen wird ein Lieferant nicht einfach zur Verfügung stellen. Dazu müssen Lieferant und Abnehmer erst ein Vertrauensverhältnis aufbauen. Grundlage dafür ist das sogenannte Open Book Accounting.

StichwortOpen Book Accounting

Open Book Accounting (auch Open-Book-Verfahren oder offene Kalkulation) bezeichnet die Offenlegung von Kosteninformationen oder Angebotskalkulation unter rechtlich selbstständigen Geschäftspartnern. Es erlaubt Unternehmen, Kostentreiber zu entdecken, Angebote zu optimieren und Einkaufspreise zu verringern. Mit dieser Methode können Lieferant (Zulieferer) und Kunde ihre Zusammenarbeit intensivieren und für beide vorteilhaft gestalten.

Schließlich ermitteln Sie mit der Preisstrukturanalyse den Lieferanten mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Zudem erkennen Sie, wodurch die Unterschiede zwischen den Lieferantenangeboten im Einzelnen begründet sind.

Praxis

Anforderungen zur Lieferantenbewertung festlegen

Überprüfen Sie, welches Verfahren zur Lieferantenbewertung Sie einsetzen wollen und einsetzen können. Beachten Sie dabei, dass Sie die Informationen und Informationsquellen verfügbar haben, die Sie für das jeweilige Verfahren brauchen.

  • Bewerten Sie die Lieferanten mit einem (oder mehreren) der folgenden Bewertungsverfahren.
  • Bestimmen Sie dazu, welche Bewertungskriterien Sie betrachten.

Stellen Sie diese Bewertungskriterien in der folgenden Vorlage auf der Basis Ihrer Anforderungen zusammen.

Punktbewertung durchführen

Führen Sie eine Punktbewertung durch. Das sind die relevanten Schritte, die Sie dazu gehen:

  1. Bewertungskriterien festlegen
  2. Gewichtung bestimmen mit dem paarweisen Vergleich
  3. Vergabe von Punkten
  4. Gewichtung der Punkte
  5. Ermittlung der Gesamtbewertung

Nutzen Sie die folgende Excel-Vorlage, um alle Bewertungskriterien, Gewichtungsfaktoren, Kennzahlen, Leistungsparameter, Indikatoren und sonstigen Informationen zusammenzustellen und für die jeweiligen Lieferanten einen Punktwert zu ermitteln, der seine Gesamtleistung ausdrückt.

Profilanalyse durchführen

Erstellen Sie für die Lieferanten, die Sie bewerten wollen, eine Profilanalyse. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Bewertungskriterien festlegen und mögliche Ausprägungen der Kriterien auf einer 7-stufigen Skala benennen und erläutern
  2. Bewertung für den einzelnen Lieferanten durchführen und seine Leistung für die einzelnen Kriterien auf der Skala verorten; Grundlage und Beleg sind Informationen und Kennzahlen des Lieferanten
  3. Erstellen des Leistungsprofils eines Lieferanten
  4. Profilanalyse und Auswahl des Lieferanten durch einen Leistungsvergleich und eine Gesamteinschätzung

Nutzen Sie dazu die Vorlage mit den Erläuterungen zur Profilanalyse.

Preisstrukturanalyse durchführen

Wenn Sie Informationen zu den Kostenarten und Kostenzusammensetzung des Lieferanten haben, können Sie eine Preisstrukturanalyse durchführen.

  • Prüfen Sie, wie Sie an die Kosteninformationen gelangen.
  • Ermitteln und besprechen Sie die Kosteninformationen mit dem jeweiligen Lieferanten.
  • Stellen Sie die Leistungsinformationen zusammen; zum Beispiel auf der Basis eines Pflichtenhefts.
  • Verbinden Sie Leistungsinformationen und Kosteninformationen in den folgenden Excel-Vorlagen und führen Sie so eine Preisstrukturanalyse durch.
  • Ermitteln Sie damit den Lieferanten mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis
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