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Entscheidungsvorlage erstellen

Lösungsalternativen für eine Entscheidung erarbeiten

Bei einer Entscheidung wählen Sie eine Lösung aus mehreren möglichen Lösungen aus, die am meisten Erfolg verspricht. Um die Lösungsalternativen und Handlungsoptionen verstehen und bewerten zu können, müssen diese zunächst dargestellt und erläutert werden. Das kann meistens kurz und knapp erfolgen, muss manchmal aber auch kritische Details sichtbar machen.

Welche Möglichkeiten zur Entscheidung gibt es?

Eine Entscheidung ist die Auswahl einer Handlungsoption. Das sind Lösungsalternativen, Projekte oder einzelne Maßnahmen, die durchgeführt oder unterlassen werden können. Es lassen sich dabei zwei grundlegende Fälle unterscheiden:

  • Es gibt nur eine mögliche Option als Alternative zur Ist-Situation. Der Entscheider kann sich für oder gegen diese Option entscheiden. Bei einer Entscheidung dagegen, bleibt es beim bisherigen Zustand (beziehungsweise es wird das passieren, was unabhängig von einer Entscheidung sowieso passiert).
  • Es gibt mehrere Optionen als Alternative zur Ist-Situation. Auch hier kann sich der Entscheider gegen jede mögliche Option entscheiden. Er kann aber aus den möglichen Optionen eine auswählen, die weiterverfolgt, entwickelt oder umgesetzt werden soll.

Wie genau sollen diese Möglichkeiten beschrieben werden?

Wie umfassend die Handlungsoptionen oder Lösungsalternativen beschrieben werden, hängt vom Thema und vom Sachverhalt sowie von den Erwartungen der Entscheider ab. In der Entscheidungsvorlage genügt meist eine kurze Darstellung oder Benennung der Handlungsoptionen. Sie können in einem ergänzenden Konzept oder einer Begleit-Dokumentation zur Entscheidungsvorlage ausführlich beschrieben werden.

Auch hier gilt: So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Welche Details für eine Handlungsoption beschrieben werden, wird vor dem Hintergrund der Analyse der Konsequenzen und Folgen entschieden. Wichtig ist, dass die Entscheider die Gründe, die Argumente und die Belege für eine Handlungsoption einordnen und nachvollziehen können. Beispiel: Wenn Sie die Lösungen anschließend anhand der Kosten bewerten, dann müssen Sie hier die Merkmale der Lösungsalternativen benennen und beschreiben, die diese Kosten verursachen.

In Bezug auf eine technische oder organisatorische Lösung ist es hilfreich, sich bei der Beschreibung von Handlungsoptionen und Lösungsalternativen an den W-Fragen zu orientieren:

  • Was sind die Merkmale der Lösung?
  • Wie funktioniert die Lösung?
  • Wie kann die Lösung entwickelt, erarbeitet, umgesetzt oder eingeführt werden?
  • Wann kann begonnen werden?
  • Wann kann abgeschlossen werden?
  • Wo findet die Entwicklung, Umsetzung oder Einführung statt?
  • Wer ist davon betroffen?
  • Wer muss eingebunden werden?

Schwierig ist an dieser Stelle, die Lösungsalternativen so zu beschreiben, dass noch keine Bewertung erfolgt. Es soll also zunächst noch nicht dargestellt werden, welche Vorteile eine Lösung hat oder was sie kostet. Das erfolgt im nächsten Schritt, wenn es um die Bewertung geht.

Praxis

Erarbeiten Sie für Ihre Entscheidungsvorlage die möglichen Handlungsoptionen oder Lösungsalternativen. Gehen Sie dabei von der Ist-Situation aus, die Sie im ersten Teil der Entscheidungsvorlage dargestellt haben und beschreiben Sie, was anders oder neu gemacht werden soll.

Beschreiben Sie:

  • eine mögliche Lösung
  • Alternativen zu dieser Lösung (falls es welche gibt)
  • wichtige Merkmale der Lösung und der Lösungsalternativen

Klären Sie mit dem Auftraggeber, welche Informationen er dazu braucht und welche Details erforderlich sind. Wenn diese Beschreibung der Lösung ausführlich wird, kommen die Informationen nicht in die Entscheidungsvorlage, sondern in einen Anhang oder in ein gesondertes Dokument. Sie ist dann das Konzept zur Entscheidungsvorlage.

Wichtig sind die Informationen, die Sie für die Kriterien brauchen, nach denen Sie die Lösungen im nächsten Schritt vergleichen und bewerten. Also Merkmale,

  • die zu Aufwand und Kosten führen,
  • die nützlich sind und Vorteile haben,
  • aus denen sich Chancen oder Potenziale ergeben,
  • die mit Risiken, Gefahren oder Einschränkungen verbunden sind.

Stellen Sie diese Informationen in kurzer Form wiederum in der folgenden Vorlage zusammen.

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