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Management Summary schreiben

Für Ihre Management Summary oder Management-Zusammenfassung müssen Sie einen komplexen Sachverhalt auf einer Seite zusammenfassen. Wichtig ist eine klare Gliederung und Struktur der Inhalte. Um Ihr Management oder Vorgesetzte zu überzeugen, sollte Ihre Management Summary wichtige Schlüsselbegriffe enthalten. Achten Sie deshalb auf die Interessen dieser Zielgruppe.

Ideen, Konzepte oder Businesspläne auf einer Seite zusammenfassen. Das ist Voraussetzung, damit das Top-Management wahrnimmt, was Sie ausgearbeitet haben. Auch wenn es Ihnen schwerfällt, einen komplexen Sachverhalt auf einer Seite zusammenzufassen – es wird im Berufsalltag von Ihnen verlangt. Mit einer klaren Struktur, der treffenden Auswahl und einigen Tipps gelingt es.

Kern der Management Summary

Voraussetzung ist, dass Sie wissen, was die Leserin oder den Leser der Zusammenfassung brennend interessiert. Das bildet den Kern der Management Summary. Beispiele können sein:

  • Wann amortisiert sich die Investition?
  • Wie hoch ist das Investment?
  • Was beinhaltet die Marketing-Kampagne?
  • Wann ist das Projekt beendet?
  • Was sind die drei entscheidenden Faktoren, damit der Wandel in Gang kommt?
  • Wer kümmert sich um die Schlüsselkunden?

Wenn Sie wissen, welche Nachfragen in der Vergangenheit immer wieder kamen, was die Gründe dafür waren, dass ein Vorschlag abgelehnt oder zur Überarbeitung zurück gegeben wurde, dann können Sie sich mit Ihrer Management-Zusammenfassung von Beginn an darauf einstellen und genau diese Aspekte behandeln.

Schlüsselbegriffe für die Management Summary

Achten Sie darauf, dass die richtigen Schlüsselbegriffe vorkommen. Diese finden Sie, indem Sie die persönlichen Aussagen des Top-Managements überprüfen. Wenn Sie einzelne Aspekte daraus in Ihrer Management-Zusammenfassung aufgreifen, einen Bezug zu Ihrem Thema herstellen, dann ist das vorteilhaft.

Gliederung einer Management Summary

Die folgende Gliederung können Sie für eine Management Summary nutzen:

1. Schlagzeile

Wie in der Zeitung hat Ihre Management Summary eine Schlagzeile: Das ist Ihre zentrale Botschaft. Hier sollte noch nicht Ihre Lösung stehen, sondern eher die Fragestellung – am besten aus Sicht des Adressaten.

2. Situation

Beschreiben Sie: Was kennzeichnet die derzeitige Situation in Bezug auf Ihr Thema?

3. Folgen

Zu welchen negativen Folgen führt diese Situation? In der Vergangenheit oder in der Zukunft? Nennen Sie ein bis drei Folgen.

4. Zielrichtung

Was soll erreicht werden? Worum geht es? Benennen Sie das zentrale Ziel Ihres Konzepts.

5. Vorschlag

Nennen Sie die vier bis sechs wichtigsten Grundpfeiler Ihres Themas. Keine Details, keine weiterführenden Informationen, nur ganz zentrale, überzeugende Argumente oder die wichtigsten Merkmale Ihrer Lösung (für Ihren Adressaten).

6. Positive Ergebnisse

Welchen Nutzen hat Ihr Thema oder Ihre Lösung – für das Unternehmen, für die Betroffenen, für Ihre Zielgruppe und für den Adressaten. Nennen Sie zwei bis vier positive Ergebnisse.

7. Empfehlung

Sagen Sie klar, was Sie empfehlen.

8. Nächste Schritte

Was werden Sie als nächstes tun und was erwarten Sie von Ihrem Adressaten? Nennen Sie ein bis zwei Maßnahmen.

Textinhalte in der Management Summary strukturieren

Auch wenn der Platz auf einer Seite schon sehr beschränkt ist, sollten Sie textliche und visuelle Elemente nutzen, die beim schnellen Lesen helfen:

Zwischenüberschrift

Formulieren Sie am Anfang eines Absatzes (wie hier) eine Zwischenüberschrift.

Punktaufzählung

Mit einer Punktaufzählung werden die wichtigsten Aspekte noch besser sichtbar. Heben Sie Schlagwörter durch Fettschrift hervor. Aber bitte nicht zu oft, sondern sehr sparsam fett schreiben.

Grafik

Setzen Sie eine Grafik ein, wenn sie zum Verständnis beiträgt und ein komplexer Sachverhalt in ein einfaches Bild passt.

Praxis

Interessen der Zielgruppe ansprechen

Bereiten Sie Ihre Management Summary vor, indem Sie überlegen: Welche Erfahrungen haben Sie mit Ihrem Top-Management als Adressaten Ihrer Management-Zusammenfassungen, Vorstands- oder Entscheidungsvorlagen gemacht:

  • Welche Nachfragen gab es in der Vergangenheit immer wieder?
  • Was waren die Gründe für einen abgelehnten Vorschlag oder für eine zur Überarbeitung zurückgegebene Management-Zusammenfassung?

Schlüsselbegriffe für die Management Summary finden

Greifen sie die Schlüsselbegriffe Ihres Top-Managements in Ihrer Management Summary auf. Analysieren Sie dazu:

  • Was betonen Vorstand oder Geschäftsleitung immer wieder?
  • Was ist ihnen besonders wichtig?
  • Was steht im Strategieplan?
  • Was sind Vision und Mission des Unternehmens?

Vorlage für Management-Zusammenfassungen erstellen

Erarbeiten Sie für sich eine Vorlage für Management-Zusammenfassungen:

  • Was sind für Ihr Management, Ihre Vorgesetzten, Ihre Geschäftsleitung oder Ihren Vorstand kritische Elemente einer Vorlage?
  • Was finden diese Zielgruppen gut? Was schlecht? Welche Beispiele haben Sie? Was lernen Sie daraus?

Nutzen Sie die folgende Vorlage, um für die Zukunft Ihre eigene individuelle Vorlage für Management-Zusammenfassungen zu haben.

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