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Projektkommunikation

Massnahmen zur Konkretisierung und Umsetzung der Projektkommunikation

Von

Kommunikationsmatrix

Die Kommunikationsmatrix bildet das Grundgerüst der Projektkommunikation. In der Matrix sind die wesentlichen inhaltlichen Kommunikationsschwerpunkte während des Projektverlaufs zu erkennen. Damit dient sie als Orientierungsinstrument für die Projektleitung. Die folgende Kommunikationsmatrix ist ein Beispiel und wurde in Zusammenhang mit der Einführung einer Standard-Software angewendet.

Beispiel einer Kommunikationsmatrix

Aus der Kommunikationsmatrix wird ersichtlich, zu welchem Zeitpunkt in einem Projekt welche Inhalte kommuniziert werden sollen. Um selbst eine Kommunikationsmatrix zu erstellen, können Sie wie folgt vorgehen:

  1. In einem Workshop werden in einem ersten Schritt die Kommunikationsfelder festgelegt. Die Kommunikationsfelder spiegeln nicht die funktionale Organisation einer Unternehmung wieder, sondern die Bereiche, die durch das Projekt betroffen sind. Dabei wird zwischen strategischen, wirtschaftlichen, organisatorischen, technischen und persönlich-emotionalen Feldern unterschieden. Die Kommunikationsfelder werden auf der vertikalen Achse eingetragen.
  2. In einem zweiten Schritt werden die Projektphasen identifiziert und auf der horizontalen Achse eingetragen.
  3. Wenn das Grundgerüst der Matrix so weit fertiggestellt ist, können die verschiedenen Kommunikationsthemen in die Matrix eingetragen werden. Dabei wird ersichtlich, welche Kommunikationsthemen in welcher Projektphase vermittelt werden sollen.

Maßnahmenplan zur Projektkommunikation

Mit der Kommunikationsmatrix ist der Grundstein zum Kommunikationskonzept gelegt. Die Verfeinerung erfolgt nun in Form eines Maßnahmenplans, der durch ein Expertenteam ausgearbeitet wird. Der Maßnahmenplan definiert, welche Kommunikationsthemen welchen Zielgruppen zu welchem Zeitpunkt und auf welchem Weg kommuniziert werden, und wer dafür zuständig ist. Damit dient der Maßnahmenplan zur Koordination der Kommunikation.

Da die Kommunikation über verschiedenen Formen und Kanäle erfolgen kann, ist es wichtig, den richtigen Mix von Kommunikationsmitteln - mündliche Kommunikation, Printmedien, audiovisuelle und elektronische Medien etc. – zu wählen. Bei der Wahl der Kommunikationsmittel und Kommunikationswege ist zu beachten, was mit der Projektkommunikation erreicht werden soll.

  • Soll primär informiert werden? Dann erfolgt die Kommunikation einseitig. Die Information geht von einer Stelle oder Person zu anderen. Beispiel dafür sind etwa die Mitarbeiterzeitung, schwarze Bretter, Mitarbeiter-Briefe und E-Mails. Die Maßnahmen, die zur Information dienen, sollten verlässlich, kontinuierlich und aktuell sein.
  • Soll mit der Projektkommunikation motiviert werden, bedarf es einer Kommunikation, bei der ein Austausch zwischen den Beteiligten stattfinden kann. Die Beteiligten müssen die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen und ihre Anregungen und Befürchtungen einzubringen. In diesem Falle ist die Kommunikation wechselseitig. Die Maßnahmen zur Motivation sind am effektivsten, wenn sie anlassbezogen und kreativ sind.

Für die Auswahl der geeigneten Kommunikationsmittel ist zudem die Frage entscheidend, wie viele Personen erreicht werden sollen. Die Vorlage zu den Kommunikationsmitteln bietet eine Hilfe zur Strukturierung uns Auswahl geeigneter Kommunikationsmittel.

Übersicht Kommunikationsmittel

Generell lässt sich zur Umsetzung der Projektkommunikation anmerken, dass dazu ein Verantwortlicher ernannt werden muss. Für diese erfolgskritische Aufgabe sollte eine erfahrene Führungspersönlichkeit ausgewählt werden. Interne Kommunikation muss fest in der Projektorganisation verankert sein. Auf keinen Fall soll diese Aufgabe einem Mitarbeiter einer niedrigen Hierarchiestufe oder als Nebenaufgabe einer Stabsstelle überlassen werden.

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