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Moderation

Meeting nachbereiten: Protokoll schreiben und Ergebnisse dokumentieren

Am Ende der Besprechung haben Sie einen Maßnahmenplan entwickelt, eine Zusammenfassung der Ergebnisse formuliert und die nächsten Schritte festgehalten. Sie haben alle Diskussionsbeiträge visualisiert oder für das Protokoll mitgeschrieben. Gegebenenfalls haben Sie auch ein Fotoprotokoll erstellt, also alle Flipcharts, Pinnwände mit Karten und Tafel- oder Whiteboardanschriebe fotografiert. Dies sind die Grundlagen der Nachbereitung eines Meetings.

Ergebnisse des Meetings schriftlich festhalten und an Teilnehmer weiterleiten

Maßnahmenplan

Erstellen Sie dann den Maßnahmenplan (To-do-Liste oder Pendenzenliste) so, wie es gemeinsam während der Besprechung diskutiert und dann festgehalten oder entschieden wurde. Versenden Sie den Maßnahmenplan an alle Teilnehmer und an die Personen, die Sie von der Besprechung und den Ergebnissen informieren müssen.

Protokoll

Wenn Sie ein Protokoll erstellen, sollten Sie den Maßnahmenplan anhängen. Präsentationen und Handouts können ebenfalls angehängt werden. Im Protokoll sollten nur die zentralen Ergebnisse der Besprechung, zur Zielsetzung und zu den einzelnen Tagesordnungspunkten aufgeführt sein. Die Einladung sollte als Anhang Teil des Protokolls sein. Überlegen Sie, wem Sie das Protokoll zusenden müssen, schreiben und verteilen Sie es. Halten Sie das Protokoll kurz und prägnant.

Grundsätzlich sollten jede Besprechung und ihre Ergebnisse schriftlich festgehalten werden. Mit einem Protokoll sorgen Sie dafür, dass Ihnen im Nachhinein Ärger erspart bleibt. Denn damit informieren Sie alle Teilnehmer und Interessierte über die Ergebnisse und Beschlüsse. Es dient als Gedächtnisstütze, Informationsgrundlage, Arbeitsunterlage für die Umsetzung der Maßnahmen und als Kontrollinstrument, ob alle auch so handeln, wie es bei der Besprechung vereinbart wurde. Insbesondere dann, wenn es später zu Meinungsverschiedenheiten kommt, kann das Protokoll zur Aufklärung beitragen.

Ergebnisliste

Hilfreich bei regelmäßigen Besprechungen ist es, eine Ergebnisliste zu führen. Hier werden alle wichtigen Ergebnisse, Maßnahmen und Aufgaben festgehalten und über alle Besprechungen fortlaufend durchnummeriert. So haben Sie eine Übersicht über die Ergebnisse der Besprechung und alle erledigten und offenen Maßnahmen.

Bei weiteren und folgenden Besprechungen kann anhand der Ergebnisliste geprüft werden, ob alle Beschlüsse umgesetzt und eingehalten werden.

Hinweis Genehmigung des Protokolls

Im Allgemeinen müssen alle Teilnehmer bestätigen, dass sie mit dem Protokoll, dem Maßnahmenplan oder der Ergebnisliste einverstanden sind. Erst dann sind diese verbindlich. Diese Zustimmung müssen Sie bei Bedarf einholen. Dazu versenden Sie diese Dokumente an alle Teilnehmer der Besprechung und bitten um Rückmeldung bis zum [Sie nennen ein konkretes Datum]. Gehen solche Rückmeldungen nicht ein, gilt die Dokumentation der Besprechung als „genehmigt“.

Alternative: Sie formulieren die Punkte für das Protokoll, den Maßnahmenplan oder die Ergebnisliste bereits während der Besprechung (am Ende eines Tagesordnungspunkts) und holen sich für die exakte Formulierung gleich die Zustimmung der Teilnehmer ein – oder berücksichtigen Änderungswünsche.

Noch offene Aktionen nach dem Meeting

Machen Sie sich persönlich eine Liste über Ihre „Hausaufgaben“, wie sie sich aus der Besprechung ergeben haben. Überlegen Sie, welche nächsten Schritte notwendig sind:

  • Mit wem müssen Sie nun sprechen?
  • Welche Informationen müssen Sie einholen?
  • Welche Unterlagen müssen Sie erstellen?
  • Ist eine nächste Besprechung notwendig?
  • Zu welchem Thema?

Achten Sie darauf, dass Sie den Meeting-Raum so verlassen, wie Sie ihn vorgefunden haben. Prüfen Sie:

  • Ist der Raum in Ordnung gebracht worden?
  • Haben Sie alle geliehenen Materialien wieder zurückgegeben?
  • Müssen Sie Schlüssel abgeben oder Buchungen bestätigen?

Schließlich sollten Sie nach jeder Besprechung für sich klären, ob alles so verlaufen ist, wie Sie es im Vorfeld geplant und gedacht haben. Falls die Besprechung ganz anders verlief als geplant, reflektieren Sie, woran das lag. Was können Sie beim nächsten Mal besser machen? Mehr dazu unter:

Besprechungen verbessern

Praxis

Reflexion und Feedback zum Meeting

Klären Sie mit sich selbst, wie Sie mit den Ergebnissen, dem Verlauf und der Stimmung in der Besprechung zufrieden sind:

  • Ist die Zielsetzung erreicht?
  • Sind Sie und sind die Teilnehmer mit dem Ergebnis zufrieden?
  • Sind Sie und sind die anderen mit dem Verlauf zufrieden?
  • Wie war das Verhalten? Die Stimmung? Gab es Konflikte oder Angriffe?
  • War Ihre Vorbereitung gut genug?
  • Worauf müssen Sie beim nächsten Mal achten?

Oft lohnt sich eine kritische Selbstreflexion. Lassen Sie die Besprechung noch einmal Revue passieren. Holen Sie, wenn möglich, Feedback von anderen Teilnehmern ein.

Sie können am Ende der Besprechung die Teilnehmer reihum bitten, eine Rückmeldung zu geben. Wie zufrieden sind die Teilnehmer mit den Ergebnissen? Mit dem Verlauf? Mit der Stimmung?

Protokoll erstellen

Erstellen Sie ein Protokoll. Nutzen Sie die in Ihrem Unternehmen übliche Vorlage oder passen Sie die folgenden beiden Varianten an Ihre Bedürfnisse an.

Ergänzen Sie das Protokoll gegebenenfalls um einen Maßnahmenplan (Pendenzenliste) mit den vereinbarten Aufgaben und To-dos für die Teilnehmer. Hängen Sie den Maßnahmenplan an.

Eine ausführliche Anleitung für das Erstellen von Protokollen finden Sie unter: Protokollführung.

Ergebnisliste für Besprechungen führen

Fassen Sie wichtige Beschlüsse und Ergebnisse der Besprechung in einer gesonderten Ergebnisliste zusammen. Diese kann bei späteren Besprechungen – wie der Maßnahmenplan – immer wieder genutzt und überprüft werden. Sie überprüfen:

  • Werden alle Maßnahmen umgesetzt?
  • Werden die Entscheidungen umgesetzt?
  • Werden die Entscheidungen beachtet?
  • Halten sich alle an die Beschlüsse?
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