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Moderation

Meeting vorbereiten: Inhalte, Teilnehmer und Ablaufplan

Wenn klar ist, es braucht ein Meeting, um ein Thema zu besprechen, einen Beschluss zu fassen oder andere zu informieren, dann muss es richtig vorbereitet werden. Grundlage sind Anlass oder Auslöser sowie die Ziele, die mit dem Meeting erreicht werden sollen. Als Moderator müssen Sie überlegen oder mit anderen klären, welche Inhalte dafür besprochen werden müssen. Daraus leitet sich ab, wer teilnehmen sollte; das sind die Personen, die diese Inhalte beisteuern können. Und schließlich wird ein (grober) Ablauf geplant, die Inhalte werden in eine logische Reihenfolge gebracht.

Ziele des Meetings festlegen

Nicht immer sind die Ziele einer Besprechung klar. Meistens weiß der Initiator einer Besprechung, worum es gehen und was am Ende erreicht sein soll. Oft muss er sich dafür aber mit anderen Personen abstimmen. Denn diese haben eigene Ziele und Vorstellungen, die sie mit dem Thema (Anlass) verbinden. Deshalb ist dieser erste Schritt sehr wichtig: die Ziele des Meetings klären und aufschreiben.

Wenn Sie für das geplante Thema nicht ausreichend Informationen haben, um die Ziele zu formulieren, beschaffen Sie sich diese Informationen. Sprechen Sie mit Ihren Kollegen oder Experten und mit den möglichen Teilnehmern: Welche Erwartungen und Ziele verfolgen sie mit der Besprechung? Bedenken Sie dabei, welche Ergebnisse und Erkenntnisse die Teilnehmer der Besprechung, aber möglicherweise auch andere interessierte Personen erwarten, die nicht dabei sind.

Dem Meeting einen Titel geben

Wenn Sie das Ziel genau genug formuliert haben, können Sie den Titel der Besprechung festlegen. Hier sollten Sie das Ziel, den Grund des Treffens, den Anlass oder das Thema möglichst klar und verständlich zum Ausdruck bringen. Formulieren Sie den Titel gleichzeitig kurz und prägnant. Hier einige Beispiele für einen Meeting-Titel:

  • Ideensammlung für die neue Marketing-Broschüre
  • EU-Rechtsverordnung zur Kennzeichnungspflicht umsetzen
  • Projekt „IT-Einführung“: nächste Arbeitsschritte planen
  • Jour fixe: Aufgabenverteilung in der Urlaubszeit abstimmen
  • Strategieplanung: Maßnahmen, um KPI-Vorgaben der Geschäftsleitung zu erreichen

Tagesordnungspunkte benennen (TOP)

Um das Ziel der Besprechung zu erreichen, braucht es meistens mehrere Zwischenschritte. Das sind die Tagesordnungspunkte. Oder: Sie wollen mehrere Ziele unabhängig voneinander erreichen, dann geht es mit jedem Tagesordnungspunkt um eines der Ziele. Die Tagesordnungspunkte sind die sogenannten TOPs auf der Agenda, mit der Sie zum Meeting einladen und die allen Teilnehmern vorab bekannt sind.

Für die inhaltliche Planung untergliedern Sie die einzelnen Tagesordnungspunkte in weitere Unterpunkte. Welche dabei relevant sind, hängt vom Thema ab. Hier einige Beispiele:

Ideensammlung für die neue Marketing-Broschüre

  1. Vorstellung der Aufgabe
  2. Kreative Ideensammlung
  3. Bewertung der Ideen
  4. Auswahl von drei möglichen Lösungen für die detaillierte Ausarbeitung

EU-Rechtsverordnung zur Kennzeichnungspflicht umsetzen

  1. Vortrag: Was sagt die EU-Rechtsverordnung
  2. Maßnahmen zur Umsetzung klären
  3. Aufgabenplan und Aufgabenverteilung

Projekt „IT-Einführung“: nächste Arbeitsschritte planen

  1. Stand der bisherigen Arbeiten und Ergebnisse
  2. Offene Punkte und Schnittstellen besprechen
  3. Aufgabenplan festlegen

Jour fixe: Aufgabenverteilung in der Urlaubszeit abstimmen

  1. Urlaubswünsche einbringen
  2. Projekte und Aufgaben in der Urlaubszeit zusammenstellen
  3. Aufgabenverteilung und Zeitplanung gemeinsam abstimmen

Strategieplanung: Maßnahmen, um KPI-Vorgaben der Geschäftsleitung zu erreichen

  1. Vortrag: Strategie der Geschäftsleitung (von Frau Müller, Bereichsleitung)
  2. Vorstellung: Ziele und Kennzahlen für das Team
  3. Diskussion: Soll-Vorgaben und Messung
  4. Diskussion: Schwerpunkte der Aktionen und Maßnahmen zur Zielerreichung
  5. Planung: Projekte und Aufgaben
  6. Beschluss: Rückmeldung an die Geschäftsleitung

Für einen Tagesordnungspunkt können Sie ein Teilziel formulieren. So erarbeiten Sie, wie Sie Schritt für Schritt zum Ziel der Besprechung kommen. Wenn es um neue Lösungen geht, könnte das Teilziel für einen Tagesordnungspunkt lauten: Möglichst viele neue Ideen sammeln.

Doch Vorsicht: Überfrachten Sie eine Besprechung nicht mit zu vielen Tagesordnungspunkten oder Themen. Planen Sie für die einzelnen Punkte ausreichend Zeit ein. Meistens benötigt man mehr Zeit als geplant. Prüfen Sie also immer selbstkritisch: Was ist in der vorgegebenen Zeit leistbar?

Teilnehmer bestimmen

Mit dem Thema legen Sie fest, welche Personen bei der Besprechung teilnehmen müssen, sollten oder können. Grundsätzlich gilt: Halten Sie die Teilnehmerzahl so gering wie möglich! Ausnahme: Sie wollen mit der Besprechung möglichst direkt eine große Zahl an Mitarbeitern informieren.

Was kann ein Teilnehmer einbringen?

Eine Person ist als Teilnehmer wichtig, wenn sie:

  • über das benötigte Fachwissen verfügt,
  • ein erfahrener Problemlöser ist,
  • Erfahrungen mit ähnlichen Problemstellungen hat,
  • (mit) entscheidet und dazu befugt ist,
  • von der Entscheidung direkt betroffen ist, weil sie diese umsetzen soll,
  • aus formalen Gründen dabei sein muss,
  • zum Gelingen der Besprechung beiträgt, weil sie für eine angenehme Stimmung sorgt und hilft, Konflikte aufzulösen.

Klären Sie also: Wer muss wirklich dabei sein? Allen anderen stehlen Sie möglicherweise die Zeit. Problematisch ist, wenn Teilnehmer fehlen, deren Wissen und Informationen für die Zielerreichung wichtig sind. Wenn es beispielsweise darum geht, eine neue EU-Rechtsverordnung richtig im Unternehmen umzusetzen, braucht es einen Juristen mit dem notwendigen Sachverstand.

Wie viele Teilnehmer sollten es sein?

Durch die Anzahl der Teilnehmer beeinflussen Sie, ob alle ausreichend zu Wort kommen. Entscheidend ist: Lässt sich die Gruppe auf das erwartete Ergebnis hinführen? Oder werden die Vielzahl und die Heterogenität der Teilnehmer dazu führen, dass eine zielführende Diskussion nicht mehr möglich ist?

Ein Meeting mit drei bis zehn Teilnehmern lässt sich meistens gut moderieren. Wenn die Zeit nicht zu knapp ist, kommen alle zu Wort und können sich austauschen. Wenn es mehr als zehn Teilnehmer oder große Gruppen (20, 50, 100 oder noch mehr Teilnehmer) sind, müssen Sie mit angemessenen Moderationstechniken arbeiten. Dazu zählen zum Beispiel Großgruppen-Moderation oder Open Space Konferenzen.

Welche Konfliktpotenziale müssen beachtet werden?

In Besprechungen kann es zwischen den Teilnehmern manchmal zu Konflikten kommen. Sie sollten als Moderator im Vorfeld mögliche Konflikte bedenken, diese gedanklich vorwegnehmen und mögliche Lösungsstrategien parat haben. Je konfliktreicher eine Besprechung aufgrund des Themas oder der Zusammensetzung der Teilnehmer sein kann, desto mehr sollten Sie sich hierauf vorbereiten.

Überlegen Sie vor dem Hintergrund der Teilnehmer:

  • Welches Interesse hat der Einzelne teilzunehmen?
  • Was wird er wahrscheinlich sagen oder einbringen?
  • Welche Einstellung hat er zum Thema?
  • Was liegt ihm besonders am Herzen? Wie emotional betroffen ist er?
  • Welche Einstellung hat er zum Moderator oder Initiator der Besprechung?
  • Welche Schwierigkeiten und Konflikte können auftreten?
  • Welche Erfahrungen haben die Teilnehmer mit der Methode, die eingesetzt werden soll?
  • Welche Vorabinformationen haben die Teilnehmer?
  • Welche Vorabinformationen brauchen die Teilnehmer?

So können Sie letztlich bestimmen, wen genau Sie für die Besprechung einladen und wen Sie über die Besprechung informieren müssen oder wollen. Legen Sie dies genau fest und schreiben Sie die Personen namentlich auf.

Einladung schreiben und verteilen

Mit den Zielen der Besprechung, dem Titel, den Tagesordnungspunkten und der Liste der möglichen Teilnehmer haben Sie alle Informationen beisammen, die Sie brauchen, um die Einladung zu formulieren. Sie ist in jedem Fall notwendig und sollte schriftlich an alle Teilnehmer, die dabei sein sollten, und bei Bedarf an weitere Personen zur Kenntnis gehen.

Diese Informationen sollte jede Einladung zu einer Besprechung liefern:

  • Thema
  • Einladender
  • Datum und Uhrzeit für Beginn und Ende
  • Ort und Raum
  • Ziele der Besprechung oder Ergebnisse, die erreicht werden sollen
  • Tagesordnungspunkte (TOPs)
  • Vorträge, Vorlagen, Berichte, die bei der Besprechung verteilt oder vorab gelesen werden sollen
  • Teilnehmer und Funktion sowie gegebenenfalls Aufgabe oder Rolle bei der Besprechung
  • Bei Bedarf: Wer außerdem von der Besprechung informiert wird
  • Leiter, Moderator und Protokollant
  • Kontaktdaten für die Anmeldung oder Absage

Formulieren Sie die Einladung so, dass Sie davon ausgehen: Wer nicht absagt, ist dabei. Oder bitten Sie explizit um Zusage der Teilnahme bis zum Datum und Uhrzeit.

Für regelmäßige Besprechungen (Jour fixe) braucht es nicht immer eine gesonderte Einladung. Aber auch hier sollten die wichtigen Punkte, die zu einem bestimmten Termin besprochen werden sollen, genannt und allen Teilnehmern vorab bekannt sein.

Tipp Verzichten Sie auf den TOP „Sonstiges“

Oft findet man auf Einladungen und Tagesordnungen für Besprechungen am Ende den Tagesordnungspunkt (TOP) „Sonstiges“. Das ist gefährlich. Denn manche Teilnehmer fühlen sich dadurch aufgefordert, ganz neue Themen einzubringen; möglicherweise auch solche mit großem Konfliktpotenzial oder zumindest mit der Folge, dass lange diskutiert wird.

Fragen Sie stattdessen die eingeladenen Teilnehmer ab, ob diese noch weitere Punkte haben, die besprochen werden sollen (gerade für Jour fixe). Diese ergänzen Sie dann auf Ihrer Tagesordnung, wenn die Themen und Punkte sinnvoll oder notwendig sind und bei diesem Meeting besprochen werden können.

Sollte am Ende ein Teilnehmer trotzdem noch einen separaten Punkt anbringen, dann bieten Sie als Moderator an, dieses Thema gerne bei der nächsten Besprechung oder Gelegenheit auf die Agenda zu setzen. Oder das Thema wird in einer anderen Form behandelt; zum Beispiel bei einem persönlichen, bilateralen Gespräch.

Regieplan oder Drehbuch für den Ablauf des Meetings

Im nächsten Schritt folgt die Planung des eigentlichen Ablaufs des Meetings. Er lässt sich nur in Grenzen planen, denn Sie wissen nicht, was Ihre Teilnehmer einbringen und im Detail sagen oder entscheiden werden. Dennoch ist es sehr hilfreich, wenn Sie vorab mögliche Ablaufszenarien gedanklich durchspielen – sich also einen Regieplan oder ein Drehbuch ausdenken.

Sie sollten in jedem Fall planen und aufschreiben, welche Methoden und Techniken Sie bei der Besprechung einsetzen wollen. Wenn es einen Powerpoint-Vortrag geben soll, brauchen Sie Beamer und Leinwand. Wenn Sie ein Brainstorming durchführen wollen, brauchen Sie Karten, Stifte und Pinnwand.

Regeln für den Ablauf

Darüber hinaus gelten ein paar allgemeine Regeln für den Ablauf, die helfen, eine Besprechung zum Ziel zu führen, ein Ergebnis zu entwickeln und die Teilnehmer zufriedenzustellen:

  • Beginnen Sie positiv. Wählen Sie einen Einstieg für die Emotionen, und schaffen Sie ein positives Klima. Zum Beispiel: „Schön, dass Sie heute kommen konnten. Vielen Dank. Es geht heute um ...“
  • Nennen Sie als Einstieg: Ziele, Zeitplan, Methodik. Klären Sie, ob es ein Protokoll braucht und wer es schreiben wird. Oft reicht es aus, wenn Sie am Ende der Besprechung die Ergebnisse festhalten oder einen Maßnahmenplan erstellen.
  • Erläutern Sie, wie Sie vorgehen wollen: Stellen Sie die Tagesordnungspunkte und die Methoden vor. Sagen Sie auch, wann es Pausen geben wird, falls das Meeting länger dauert. Weisen Sie auf das pünktliche Ende hin und sagen Sie, wie sie am Ende noch offene Punkte behandeln wollen.
  • Prüfen Sie, ob sich die Teilnehmer zunächst gegenseitig kennenlernen und vorstellen müssen. Planen Sie dafür ausreichend Zeit ein.
  • Klären Sie bei Bedarf die Erwartungen der Teilnehmer (gegebenenfalls in der Vorstellungsrunde). Halten Sie diese schriftlich fest (am besten auf Flipchart; kleben Sie dieses an die Wand; am Ende der Besprechung muss geprüft werden, ob die Erwartungen der Teilnehmer erfüllt sind).
  • Schreiben Sie alles, was gesagt wird, für alle sichtbar mit; am Flipchart, an der Tafel oder am Whiteboard. Bringen Sie komplexe Sachverhalte in eine anschauliche Grafik und nutzen Sie dazu die Möglichkeiten der Visualisierung.
  • Wenn Ideen gesammelt werden, müssen diese für alle sichtbar sein. Am besten eigenen sich dazu Karten auf der Pinnwand.
  • Bewertungen und Entscheidungen können mit einer Punktabfrage erfolgen und ebenfalls auf den Flipchart sichtbar gemacht werden.
  • Abstimmungen oder Wahlen müssen gegebenenfalls geheim stattfinden. Dann sollten Sie Wahlzettel mitbringen und diese einsammeln und auszählen.
  • Achten Sie auf konkrete Vereinbarungen. Halten Sie diese im Maßnahmenplan oder im Ergebnis-Protokoll schriftlich fest.
  • Schließen Sie positiv ab. Zum Beispiel: „Ich denke, mit diesem Maßnahmenplan haben wir ein sehr gutes Ergebnis erzielt. Herzlichen Dank für Ihre konstruktive Mitarbeit.“ Fragen Sie die Teilnehmer direkt nach deren Zufriedenheit.

Zeitdiebe im Blick behalten

Achten Sie besonders darauf, dass Sie die Zeitdiebe in den Griff bekommen. Wenn der Raum falsch bestuhlt ist, die Technik nicht funktioniert, die Teilnehmer nicht wissen, worum es geht, zu weitschweifend reden oder andere stören – dann geht das von der wertvollen Besprechungszeit ab. Die Ziele können nicht mehr erreicht werden. Bereiten Sie sich auf solche Zeitdiebe vor.

Raster für die Besprechung eines Tagesordnungspunkts

Der genaue Ablauf eines Tagesordnungspunkts (TOP) hängt von den jeweiligen Fragestellungen, Zielsetzungen und Methoden ab. Ein Raster kann helfen, den Ablauf grob zu planen. Zur Strukturierung eines Tagesordnungspunkts, bei dem es vor allem um das Sammeln von Ideen, das Bewerten von Lösungen oder die Diskussion von Meinungen geht, bietet sich das folgende Raster (Arbeitsphasen) an:

  1. Einstieg: Thema und Ziele benennen
  2. Sammeln: Informationen vermitteln, Ideen finden
  3. Auswählen: Relevanz feststellen, Ideen bewerten, Teile auswählen
  4. Bearbeiten: Details klären, einzelne Schritte ermitteln, Zusammenhänge aufzeigen, Meinungen diskutieren, Chancen und Gefahren erkennen
  5. Planen: Maßnahmen (To-dos) festlegen
  6. Abschluss: Ergebnis würdigen und sichern

Entscheidungen und Beschlüsse vorbereiten

Besprechungen können dann ein Konfliktpotenzial bergen, wenn mit ihnen Entscheidungen und Beschlüsse herbeigeführt werden sollen. Deshalb ist eine sehr gute Vorbereitung gerade dann wichtig, wenn am Ende eine Entscheidung oder ein Beschluss stehen soll, der für die Teilnehmer akzeptabel und verbindlich ist. In der Besprechung müssen Sie besonders darauf achten:

  1. Arbeiten Sie die Entscheidungssituation heraus. Was soll entschieden werden?
  2. Arbeiten Sie die Kriterien heraus, nach denen bewertet und entschieden wird.
  3. Entwickeln Sie Alternativen und unterschiedliche Lösungsmöglichkeiten; hier können sich die Teilnehmer aktiv einbringen. Oder die Lösungen wurden im Vorfeld bereits erarbeitet und in der Besprechung nun vorgestellt.
  4. Nutzen Sie, wenn möglich eine Entscheidungsmethode, um Transparenz für alle Teilnehmer zu schaffen; das sind Daten, Fakten und Beispiele, die alle nachvollziehen können. Legen Sie mit den Teilnehmern Regeln fest, nach denen die Entscheidung herbeigeführt werden soll.
  5. Halten Sie die Entscheidung fest (wenn sie in der Besprechung getroffen wird) und verpflichten Sie die Teilnehmer darauf, diese zu akzeptieren. Halten Sie abweichende Meinungen ebenfalls fest.

Gerade bei Entscheidungen und Beschlüssen geht es um Interessen, Meinungen, Einstellungen gegenüber anderen. Wer bei einer Entscheidung nicht zum Zuge kommt, kann sein Gesicht verlieren. Als Moderator müssen Sie hier vorsichtig, aber dennoch zielgerichtet vorgehen.

Hinweis Über einen Antrag abstimmen

Es gibt zwei Arten von Anträgen:

  1. Antrag zum Verfahren oder zur Geschäftsordnung: Jeder kann diesen Antrag stellen, um zum Beispiel eine Diskussion zu beenden oder ein Thema oder eine Pause einzuschieben. Was beantragt werden kann, legen eine Geschäftsordnung, Satzung oder Regeln für das Meeting fest.
  2. Antrag zum Thema: Mit der Einladung ist den Teilnehmern meistens bekannt, welches Thema bei der Besprechung diskutiert wird und worüber entschieden werden soll. Eine Person oder Gruppe arbeitet dazu einen Antrag aus, der die Lösung benennt und beschreibt. Der Antrag ist so formuliert, dass er zu einer Entscheidung mit „Ja“ oder „Nein“ führt. Der Antrag und das Thema können von den Teilnehmern diskutiert werden, um Meinungen auszutauschen und dem Einzelnen die Möglichkeit zu geben, für oder gegen den Antrag zu stimmen.

Am Ende erfolgt eine Abstimmung. Sie kann offen per Handzeichen oder geheim mit Wahlzetteln erfolgen. Bei einer offenen Abstimmung werden zunächst die „Ja-Stimmen“, dann die „Nein-Stimmen“ und schließlich die Enthaltungen gezählt.

Auch hier legen meistens Geschäftsordnung, Satzung oder Besprechungsregeln fest, wie die Abstimmung bei Anträgen im Detail zu erfolgen hat.

Praxis

Ziele des Meetings festlegen

Überlegen Sie, welche Ziele Ihre letzten drei Besprechungen hatten. Waren diese von Anfang an klar und allen Teilnehmern bekannt?

  • Wie lauten die Ziele für das Meeting, das Sie planen?
  • Welche Ergebnisse wollen Sie am Ende der Besprechung idealerweise haben?
  • Beachten Sie: Formulieren Sie die Ziele und Ergebnisse so eindeutig wie möglich.

Titel des Meetings

Überlegen Sie, welche Titel Ihre letzten Besprechungen hatten. War den Teilnehmern damit gleich klar, worum es gehen sollte? Wurden diese Erwartungen durch die Besprechung erfüllt? Inwiefern? Oder warum nicht?

Legen Sie dann Thema und Titel Ihres Meetings fest: Wie lautet der Titel Ihrer Besprechung, den Sie in der Einladung nennen? Beachten Sie dabei: Formulieren Sie den Titel möglichst eindeutig und unmissverständlich.

Teilnehmer auswählen

Klären Sie, welche Personen bei dem Meeting dabei sein sollten. Stimmen Sie mit diesen einen gemeinsamen Termin ab. Nutzen Sie dazu Hilfsmittel für die Terminfindung wie den Outlook-Gruppen-Kalender oder Doodle.

  • Wer muss aus inhaltlichen und fachlichen Gründen dabei sein?
  • Wer muss aus formalen Gründen dabei sein?
  • Wer sollte aus emotionalen Gründen (Stimmung, Teamkultur) dabei sein?
  • Wer profitiert außerdem von der Besprechung oder wer kann sich außerdem nützlich einbringen?

Regieplan und Ablauf des Meetings entwickeln

Überlegen Sie, wie Ihr Meeting ablaufen soll oder kann. Durchdenken Sie unterschiedliche Varianten und Szenarien, die sich ergeben könnten. Entwickeln Sie so ein Drehbuch oder Regieplan für Ihre Besprechung. Damit nehmen Sie den Verlauf der Veranstaltung gedanklich vorweg. Als Moderator können Sie sich so optimal auf das vorbereiten, was dann in der Besprechung passieren kann. Legen Sie insbesondere fest:

  • Tagesordnungspunkte und ihre Inhalte mit den Teilzielen
  • Wichtige Zwischenergebnisse im Verlauf der Besprechung
  • Informationen, die allen vermittelt werden müssen
  • Ideen, die gesammelt werden sollen
  • Lösungen, die entwickelt werden sollen
  • Entscheidungen, die getroffen oder Anträge, über die abgestimmt werden soll
  • Maßnahmenpläne, Aufgaben oder To-do-Listen, die erstellt werden sollen

Klären Sie auch, welche Technik und Methoden Sie brauchen, um die einzelnen Punkte zu besprechen.

Hilfreich ist, wenn Sie sich bei der Planung und Vorbereitung der einzelnen inhaltlichen Punkte an dem Schema der folgenden Abbildung 2 orientieren. Diese „Gliederung“ eines Meetings insgesamt oder eines einzelnen Tagesordnungspunkts (TOP) funktioniert fast immer:

Abbildung 2: Gliederung der Inhalte eines Meetings und eines Tagesordnungspunkts
Abbildung 2: Gliederung der Inhalte eines Meetings und eines Tagesordnungspunkts

Zeitdiebe für Besprechungen

Überlegen Sie vorab, was Ihren Zeitplan für das Meeting durcheinanderbringen könnte. Wie können Sie die Zeiteinhaltung sicherstellen und wie reagieren Sie, wenn die Zeit nicht ausreicht?

Fassen Sie Ihre Überlegungen und Planungen für Ihr Meeting, die Ziele, Tagesordnungspunkte, Methoden, Teilnehmer und den Umgang mit Zeitdieben in den folgenden Vorlagen zusammen.

Einladung schreiben

Wenn Sie alle Informationen beisammen haben, können Sie die Teilnehmer einladen. Nutzen Sie dafür die folgende Vorlage.

Excel-Arbeitsblätter zur Vorbereitung und Durchführung

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