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Messeplanung

Messeauftritt nachbereiten

Von jeder Messe kommen Sie mit einer Fülle von Ergebnissen und Erfahrungen zurück. Diese müssen nach der Messe verarbeitet werden: Potenzielle Kunden kontaktieren, Partnerschaften initiieren und vorantreiben, Fachkräfte ansprechen und vieles mehr. Manche Aufgaben sind komplex und werden zum Projekt; andere müssen Schritt für Schritt in den betroffenen Fachabteilungen bearbeitet werden. Und schließlich ist jede Messe eine hervorragende Gelegenheit, die Leistungen des Unternehmens zu prüfen und kritisch zu hinterfragen – um es in Zukunft besser zu machen.

Messeplanung, Messevorbereitung und Messedurchführung erfolgen immer auch im Hinblick auf die Auswertung und Verwertung Ihrer Messebeteiligung. Jetzt können Ihre weiteren Aktivitäten auf den Erfahrungen und Ergebnissen aufbauen, die Ihnen Ihre Ausstelleraktivität eingebracht hat.

Kurzfristige Nachbereitung der Messe

Sicherlich werden Sie zuerst darangehen, Ihre Umsätze zu steigern, indem Ihr Vertrieb kurzfristig die Kontakte mit den Standbesuchern aufarbeitet. Doch auch andere Unternehmensbereiche werden von den Ergebnissen Ihrer Ausstellungsaktivität profitieren. Ein Messebesuch wirkt daher über Monate auf das weitere betriebliche Geschehen und die Entwicklung Ihres Unternehmens ein. Zum Beispiel in diesen Bereichen:

  • Beteiligungen und Kooperationen mit Lieferanten oder anderen Partnern
  • Erweiterung der Handelsvertretungen, Vertriebspartner und Distributionswege
  • Kontaktaufnahme mit Interessenten und potenziellen Kunden, um Geschäfte anzubahnen
  • Verbesserung des Leistungsangebots durch das Produktmanagement
  • Kontaktaufnahme zu neuen Lieferanten durch den Einkauf
  • Kontaktaufnahme zu wissenschaftlichen Einrichtungen durch die Entwicklungsabteilung
  • Kontaktaufnahme zu neue Fachkräften durch die Personalabteilung

In einer ersten Ausstellernachbesprechung bringen Sie die Dinge auf den Punkt. Dies kann geschehen, indem Sie eine Woche nach der Messe eine erste Ausstellernachbesprechung mit dem Standpersonal planen. Stellen Sie fest, wie die Dinge gelaufen sind und beratschlagen Sie, welche Schlüsse Sie daraus ziehen wollen. Legen Sie gemeinsam die Ziele fest, auf die sich einzelne Abteilungen und Mitarbeiter in der Nach-Messe-Aktivität konzentrieren müssen. Halten Sie alles in einem Besprechungsprotokoll fest und legen Sie jetzt bereits grob den Termin für die zweite Ausstellernachbesprechung in etwa einem halben Jahr fest.

Nun können Fachbesprechungen folgen, wo die Ergebnisse und Zielsetzungen aus der ersten Ausstellerbesprechung im Einzelnen und fachbezogen diskutiert werden. Ein Protokoll dient auch hier als Gedächtnisstütze und Kontrollmedium.

Längerfristige Nachbereitung der Messe

Ob Ihre Ausstellungsbeteiligung ein Erfolg war, werden Sie erst nach etwa sechs Monaten beurteilen können. Das Ergebnis, das sich dann erkennen lässt, kann vielfältig sein. Schlimmstenfalls stellen Sie fest, dass die Messebeteiligung keinen Beitrag zur besseren Verwirklichung Ihrer Unternehmensziele erbracht hat. Wahrscheinlicher aber werden Ihre Nach-Messe-Aktivitäten zu einer Veränderung und Optimierung Ihrer Unternehmensaktivitäten führen.

Führen Sie jetzt die zweite Ausstellernachbesprechung durch. Sie sollte etwa ein halbes Jahr nach der Messe stattfinden. An dieser Besprechung nehmen auch die Fachleiter teil. Die Fachleiter legen einen Ergebnisbericht vor. Jetzt schließt sich der Kreis. Hat die Messeaktivität einen förderlichen Effekt auf das Unternehmen gezeigt? Falls Ungleichgewichte zwischen Erwartungen und deren Umsetzung und Realisierung sichtbar werden, kann die Diskussion zu einer weiteren Konkretisierung und verbesserten Zielsetzungen führen.

Und nach der Messe ist vor der Messe! In Ihrer zweiten Nachbesprechung sollte gemeinsam eine Entscheidung getroffen werden, ob eine weitere Messebeteiligung wünschenswert ist. Vielleicht ist sogar ein direkter Übergang von der Nachbesprechung zur neuen Ausstellervorbesprechung zur vorbereitenden Planung sinnvoll. Hier können die Ergebnisse und Erfahrungen des vergangenen halben Jahres nach der Messeteilnahme genutzt werden. In der ersten Ausstellervorbesprechung wir dann wiederum der Zeit- und Aktionsplan erstellt; er soll auf den Erfahrungen der vorigen Messe aufbauen. Denn die nächste Ausstellung beginnt in ... Monaten!

Praxis

Ergebnisse und Messefeedback bearbeiten

Die Auswertung Ihrer Messeaktivität muss alle Informationen umfassen, die Sie während der Messe erfasst haben. Da sind zuerst die Gesprächsprotokolle auszuwerten. Vielleicht haben Sie ja auch einen Vortrag im Konferenzbereich gehalten und dort sogar einige Ihrer Feedbackbögen ausgefüllt bekommen.

Sollten Sie im Stress der Vorbereitung nicht daran gedacht haben: hier ist ein passendes Tool für das Einholen von Kunden- oder Zuhörer-Feedback.

Problembearbeitung nach der Messe

Und natürlich haben alle Beteiligten einen Eindruck von der Messe mitgenommen. Hier ist es wichtig, auch kritische Aspekte anzusprechen. Probleme gehören nicht unter den Teppich gekehrt, sondern sollten als Anlass zur Verbesserung erkannt werden. Kritische Punkte sind manchmal heikel, insbesondere wenn sie Personen betreffen. Deshalb möchten wir gern die negative Alltagsauffassung „Oh, wir haben ein Problem.“ In „Aha, wir sollten etwas ändern!“ wandeln. Dazu können Sie die folgende Vorlage nutzen, die bei der Problembearbeitung auf die „Sache“ und nicht auf Personen ausgerichtet ist.

Messenachbereitung führt zum Projektmanagement

Mit hoher Wahrscheinlichkeit entstehen aus der Messenachbereitung eine ganze Reihe von Aufgaben, die sofort oder bis zur nächsten Messe erledigt werden müssten. Vorsicht, das übersteigt vielleicht Ihre Kräfte! Entwickeln Sie aus großen Aufgaben ein Projekt und nehmen Sie die kleinen Aufgaben in Ihre Arbeitsplanung auf. Das sind die Aufgaben, die wirklich in Angriff genommen werden müssen. Sie gehören in einen Arbeitsauftrag.

Nutzen Sie die folgende Vorlage, um einzelne Arbeitsaufträge aus den Messeergebnissen und Erkenntnissen abzuleiten und dann abzuarbeiten.

Die Messearbeit ist keine Ablenkung von den produktiven Tätigkeiten Ihres Unternehmens, sondern hilft Zweck und Ziele Ihres Bereichs und Ihres Unternehmens zu realisieren: Umsatz und Gewinn zu machen. Oft kommt es durch die Fülle der Ergebnisse und „To-Dos“, die Sie von der Messe mitgebracht haben, zu einer (temporär) hohen Arbeitslast. Deshalb verweisen wir hier auf die Kapitel:

Projektmanagement und Zeitmanagement 

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