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Zeitmanagement

Methoden und Strategien für die Zeitplanung

Wenn die wichtigen Dinge in Ihrem Leben für Sie geklärt sind, können Sie Ihre Zeit für Ihre Aufgaben planen. Voraussetzung ist die richtige Priorisierung der wirklich wichtigen Aufgaben und Tätigkeiten. Eine bewährte Methode des Zeitmanagements ist die Priorisierung der Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip.

Eisenhower-Prinzip mit vier Kategorien und drei Prioritäten für alle Aufgaben

Jede Arbeitsplanung beginnt mit der systematischen Arbeitsvorbereitung. Ziel dabei ist es, ein Optimum aus Aufwand und Ertrag zu erreichen. Sie müssen also prüfen, welches Ergebnis Sie erzielen wollen, welche Qualität das Ergebnis haben muss und welchen Aufwand (Zeit, Motivation, Leistung, Know-how) Sie dafür investieren.

Voraussetzung ist die Bewertung der einzelnen Aufgaben. Sie soll eine Priorisierung der wirklich wichtigen Tätigkeiten ergeben. Dabei gilt es, die eigenen Ressourcen optimal zu planen und Mitarbeiter zur Unterstützung einzusetzen, wenn das möglich ist. Eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben und zu ihrer Einteilung ist das sogenannte Eisenhower-Prinzip:

  • Die Aufgabe ist wichtig und dringlich, wenn ein Termin dahinter steht und diese Aufgabe für die Zukunft des Unternehmens wichtig ist oder für Ihre persönlichen Ziele. Priorität: A. Stellen Sie alle erforderlichen Ressourcen und Kompetenzen in vollem Umfang dafür zur Verfügung.
  • Die Aufgabe ist wichtig, aber nicht dringend, wenn sie zwar wichtig ist, aber noch nicht terminiert werden muss. Priorität: B. Möglichst bald terminieren, damit feststeht, wann daraus eine A-Aufgabe wird.
  • Die Aufgabe ist dringend, aber nicht relevant für die aktuell wichtigste Tätigkeit. Priorität: C. Hierunter fallen Aufgaben, die nicht aufgeschoben werden dürften, aber dennoch nicht so wichtig sind. Beispiele dafür sind Kopierarbeiten, E-Mail beantworten, auf Anrufe reagieren. Wenn Sie allein arbeiten, versuchen Sie, diese Dinge en bloc zu erledigen. Ansonsten zählen solche Arbeiten zu den typischen Delegationsaufgaben.
  • Die Aufgabe ist weder wichtig noch dringend. Priorität: keine. Ein typischer Fall für den Papierkorb.

Wichtig-Dringlich Portfolio nach dem Eisenhower-Prinzip

Die Aufgabenbewertung oder Priorisierung kann mithilfe eines Wichtig-Dringlich Portfolios durchgeführt werden. Hierbei werden Aufgaben wie in Abbildung 1 in unterschiedliche Wichtigkeitsstufen und Dringlichkeitsstufen eingeordnet und dann in einem Portfolio-Diagramm dargestellt. Das Portfolio ist somit eine Entscheidungshilfe, wobei es darum geht, wirklich Farbe zu bekennen: Was hat welche Wichtigkeit? Welcher Anteil an zeitlichen Ressourcen darf deshalb dafür aufgewendet werden?

Abbildung 1: Eisenhower-Portfolio für wichtige und dringliche Aufgaben
Abbildung 1: Eisenhower-Portfolio für wichtige und dringliche Aufgaben

Was in das Feld „Sein lassen“ gehört

In das Portfolio-Feld „Sein lassen“ fallen die Aufgaben, für die es zwar gut ist, wenn sie getan sind. Aber eigentlich stört es auch keinen, wenn sie nicht getan werden. Sie sind unwichtig und nicht dringend. Das bedeutet nicht, dass sie dies schon immer waren oder immer bleiben, jedoch sind Aufgaben im Feld „Sein lassen“ zum jetzigen Zeitpunkt so unwichtig oder nicht verknüpfbar mit den anderen Aufgaben und Tätigkeiten, dass sie getrost unter den Tisch (in den Papierkorb) fallen können. Wichtig: Machen Sie diese Entscheidung bewusst – überlegen Sie, ob sie jemanden darüber informieren sollten, dass sie etwas nicht tun werden.

Was in das Feld „Sofort erledigen“ gehört

„Sofort erledigen“ ist das Gegenteil zum „Sein lassen“. Denn damit sind die Aufgaben und Tätigkeiten gemeint, die sowohl wichtig als auch dringlich sind. Daher genießen diese Arbeiten die höchste Priorität. Nutzen Sie dieses Feld genauso mit Bedacht wie den Papierkorb! Sie können nicht alles tun. Hier gehören wirklich nur die wichtigen und dringlichen Aufgaben hinein. Aber: Wenn sie das Feld „Sofort erledigen“ überlasten, werden Sie womöglich Ihrem eigenen Anspruch nicht gereicht und erreichen am Ende weniger, als sie könnten, wenn sie die richtigen Prioritäten gesetzt hätten.

Was in das Feld „Termin setzten“ gehört

In dieses Feld gehören die Aufgaben, die sie selbst erledigen müssen oder nur zuerst vorbereiten müssen, damit sie dann delegiert werden können. Hinter jeder dieser Aufgaben steht ein Termin. Dieser liegt außerhalb der derzeitigen Feinplanung. Es macht keinen Sinn, eine Aufgabe auf Termin „morgen“ zu setzten, wenn die Aufgaben aus der Rubrik „Sofort erledigen“ sie bis nächsten Freitag beschäftigen. Das Feld „Termin setzen“ ist eine Art Vorausblick: Diese Aufgaben kommen auf Sie noch zu. Sie müssen diese aber nicht heute und morgen angehen.

Wie weit in Ihrem Fall die Rubrik „Sofort erledigen“ reicht, hängt von der Anzahl und vom Umfang, also der Zeitdauer bis zur Erledigung der Aufgaben ab. In der Regel ist es sinnvoll, einen Zeitraum von zwei Wochen als „Sofort erledigen“ zu betrachten. Was darüber hinausgeht, fällt dann in die Rubrik „Termin setzen“. Überprüfen Sie, wie Sie für Ihre Aufgaben und Ihre Zeitplanung in beide Richtungen abweichen können oder müssen.

Was in das Feld „Delegieren“ gehört

In das Portfolio-Feld „Delegieren“ fallen die Aufgaben, die auch andere für Sie erledigen können. Um zum Ziel zu kommen, sollten Sie hier zweistufig vorgehen: Zuerst die Aufgaben in die Rubrik „Delegieren“ setzen ohne die konkrete Lösung (also: Wer macht es? Kann er das überhaupt? Ist er zur Übernahme überhaupt bereit? usw.). Der Grund: Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie die Aufgabe grundsätzlich delegieren können und wollen, dann finden Sie sicher auch eine Lösung! Sie müssen vielleicht nur ein wenig darüber nachdenken, die Aufgabe etwas modifizieren, vielleicht ein Team um die Übernahme der Arbeiten bitten.

Also lassen Sie sich nicht gleich abschrecken, ordnen Sie mutig eine Aufgabe in die Rubrik „Delegieren“, wenn sie dies für richtig halten. Gehen sie dann nochmals über die Liste der zu delegierenden Aufgaben – und zwar nun mit dem Blick: Wer würde dies gerne und gut machen?

Wenn Sie solche Aufgaben nicht delegieren können, dann erledigen Sie diese in einem Block und zu einer Zeit, in der Sie nicht so leistungsfähig sind und eher einfache Routinetätigkeiten angehen. Zum Beispiel nach dem Mittagessen. Bearbeiten Sie diese Aufgaben so schnell wie möglich und nicht perfekt.

Feinplanung ist notwendig bei vielen wichtigen und dringenden Aufgaben

Falls viele Aufgaben dringend und wichtig sind, kann es nützlich sein, eine Feinplanung der Zeit zu machen. Dies ist zum Beispiel vor einem Projektmeilenstein oder vor dem Urlaub oder bei plötzlich hoher Arbeitslast nötig. Dabei gehen Sie bei der Feinplanung alle Aufgaben durch, die sie im vorherigen Schritt als „dringlich“ eingestuft haben. Dies sind also die Aufgaben der Felder „Delegieren“ und „Sofort erledigen“. Gehen sie alle Aufgaben durch und übertragen sie diese in die Feinplan-To Do Liste. Setzten Sie die Verantwortlichkeit fest. Beachten Sie: Wenn sie Aufgaben oder Tätigkeiten delegieren, gehört es noch in ihren Aufgabenbereich, die Aufgabe korrekt zu übergeben und bei Fragen zur Verfügung zu stehen.

Dann schätzen Sie die Zeit für die einzelnen Aufgaben ab, die Sie selbst dafür aufbringen müssen. Das ist die Länge oder Dauer der Bearbeitung einer Aufgabe. Für eine realistische Einschätzung des Zeitaufwands brauchen Sie ausreichend Erfahrungen. Außerdem müssen Sie Störungen, Unterbrechungen oder kurzfristig zu erledigende Aufgaben (vom Chef) mit einplanen. Diese Aufgaben-Zeitplanung können Sie mit der sogenannten ALPEN-Methode durchführen.

ALPEN-Methode zur Aufgaben- und Tagesplanung

Die ALPEN-Methode nach Lothar J. Seiwert ist eine Methode für eine einfache und schnelle Aufgabenplanung und zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans. Die Elemente sind:

  • Aufgaben aufschreiben 
  • Länge bzw. Dauer der Aufgaben schätzen
  • Pufferzeiten planen
  • Entscheiden nach Prioritäten
  • Nachkontrolle nutzen

Aufgaben in den Terminkalender schreiben

Besonders hilfreich für die Zeitplanung ist: Tragen Sie alle besonders wichtigen Aufgaben und den geschätzten Zeitbedarf in Ihren Terminkalender so ein, wie einen Besprechungstermin mit anderen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Zeit einplanen – und auch frei halten, die Sie für die Erledigung brauchen.

Außerdem empfehlenswert: Planen Sie Ihren nächsten Arbeitstag am Abend zuvor. Und befassen Sie sich regelmäßig, morgens und abends, mit Ihrem Termin- und Aufgabenplaner. Prüfen Sie, ob die Planung noch stimmt oder ob Sie Aufgaben verschieben müssen. So wird Ihre Planung nach und nach realistischer. Planen Sie aber nur so genau wie nötig, sodass Sie nicht permanent umplanen müssen.

Praxis

Grobe Arbeitsplanung

Die Arbeitsvorbereitung umfasst Maßnahmen der Arbeitsplanung und der Arbeitssteuerung. Überlegen Sie in diesem Zusammenhang:

  • Welche Aufgaben gehören zu Ihrer Arbeit?
  • Ordnen Sie alle Tätigkeiten zu den jeweiligen passenden „Überschriften“.

Nutzen Sie hierfür die folgende Vorlage.

Aufgaben aus Gesprächen notieren

Damit Sie keine wichtigen Aufgaben vergessen, machen Sie sich immer gleich Notizen. Meistens ergeben sich diese nach einem Gespräch mit Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten oder Partnern. Die folgende Excel-Vorlage können Sie nutzen, um jedes Gespräch schnell und einfach so zu dokumentieren, damit Sie keine Aufgaben vergessen.

Aufgaben priorisieren

Priorisieren Sie Ihrer grob geplanten Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip:

  • Was hat welche Wichtigkeit?
  • Welcher Anteil an Zeit darf deshalb dafür aufgewendet werden?

Feine Arbeitsplanung

Mit den folgenden Excel-Vorlagen können Sie Ihre Feinplanung auf Wochenbasis und auf Tagesbasis durchführen. Je nach Anzahl und Dauer der Störungen kann eine Tagesplanung zu fein sein; dann sollten Sie auf Wochenbasis planen.

Müssen Sie täglich viele Aufgaben bewältigen und dürfen Sie dabei nichts vergessen, empfiehlt sich eine To-Do-Liste auf Tagesbasis. Nutzen Sie dafür folgende Vorlagen:

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