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Total Cost of Ownership

Mit Total Cost of Ownership (TCO) die Gesamtkosten ermitteln

Mit den Total Cost of Ownership treffen Sie bessere Entscheidungen, weil Sie bei der Beschaffung nicht nur den Kaufpreis betrachten, sondern auch die sogenannten Hidden Costs durch Einführung, Nutzung, Betrieb und Entsorgung. Sie wählen so die über die gesamte Lebenszeit wirtschaftlichste Lösungsalternative aus. Außerdem erkennen Sie bei der TCO-Analyse, was die wirklichen Kostentreiber sind und wo sich Kosteneinsparpotenziale verbergen.

Was bedeutet das Konzept Total Cost of Ownership?

Jedes Produkt hat seinen Preis. Aber nicht nur den Kaufpreis, den Sie beim Erwerb bezahlen. Wenn es sich um ein Investitions- oder Gebrauchsgut handelt, verursacht dieses bei Gebrauch und im Betrieb weitere Kosten: für Wartung, Reparaturen, Betriebsstoffe und Energie für die Nutzung, Schulungen, Entsorgung oder Rückgabe.

Um schon vor dem Kauf abschätzen zu können, welches Produkt über den gesamten Lebenszyklus das günstigste ist, sollte deshalb nicht nur der Kaufpreis eine Rolle spielen. Alle während der Lebensdauer durch das Produkt ausgelösten Kosten müssen zusammengestellt und analysiert werden.

StichwortTotal Cost of Ownership (TCO)

Die gesamten Kosten, die ein Produkt verursacht durch: Auswahl, Beschaffung, Kauf, Installation, Betrieb, Nutzung und Wartung, Schulung und Reparatur, Entsorgung und Rückgabe sowie alle anderen damit verbundenen Aktivitäten, werden als Total Cost of Ownership (TCO) bezeichnet. Damit wird nicht nur der Kauf, sondern der gesamte Lebenszyklus eines Produkts mit einer Kostenanalyse betrachtet. Die entsprechende Analyse der Gesamtkosten wird auch als Total Cost of Ownership-Analyse (TCO-Analyse) oder Betriebskosten-Analyse bezeichnet.

Ursprünglich wurden solche umfangreichen Kostenanalysen in der IT-Branche durchgeführt. Denn die Betriebskosten von Computern und Zubehör sowie deren Anwendung können die Anschaffungskosten um ein Vielfaches übersteigen. Doch Total Cost of Ownership-Analysen oder Betriebskosten-Analysen können als Planungs- und Entscheidungshilfe für alle Arten von Gebrauchsgütern und Investitionsgütern eingesetzt werden.

Das gilt insbesondere für Produkte, die im Verlauf ihres Lebens vermutlich hohe Betriebskosten, Energiekosten oder Wartungskosten mit sich bringen, wie etwa Gebäude, Informations- und Kommunikationstechnologie, hochwertige technische Geräte, Werkzeugmaschinen, Transportmittel oder Fahrzeuge. Auch Produkte, für die umfangreiche Schulungen erforderlich sind, die zu einem hohen Zeitaufwand bei der Nutzung führen, eine geringe Produktivität oder schlechte Ausnutzung von Materialien mit sich bringen, sollten mit der Total Cost of Ownership-Analyse betriebswirtschaftlich genauer betrachtet werden. Denn es können weitere Kosten entstehen, die für die Wirtschaftlichkeit, Rentabilität und damit für die Kaufentscheidungen relevant sind.

Wofür ist das Konzept Total Cost of Ownership hilfreich?

Das Konzept der Total Cost of Ownership ist für mehrere betriebswirtschaftliche Aufgaben und Fragen hilfreich.

Kaufentscheidung und Lösungsvergleich

Die Analyse aller möglichen Kosten über die gesamte Lebensdauer eines Gebrauchs- oder Investitionsgutes ist eine wichtige Grundlage für die Entscheidungsfindung. Damit kann die kostengünstigste oder rentabelste Lösung identifiziert werden. Wer kostenorientiert handelt, muss entsprechende Analysen durchführen. Investitionsrechnungen und Rentabilitätsrechnungen müssen ergänzt werden und den gesamten Lebenszyklus eines Produkts aus der Kunden- und Anwendersicht berücksichtigen.

Welche Bedeutung die Total Cost of Ownership bei Kaufentscheidungen haben können, zeigt Abbildung 1. Demnach ist nicht die Lösung mit dem geringsten Kaufpreis die betriebswirtschaftlich optimale Lösung, sondern diejenige, bei der auch die sogenannten Hidden Costs betrachtet werden.

Abbildung 1: Konzept der Total Cost of Ownership
Quelle: Wildemann, Horst (2010): Total Cost of Ownership, Leitfaden zur Optimierung der Gesamtkostenposition in Beschaffung, Produktion und Logistik. TCW, 2010
Abbildung 1: Konzept der Total Cost of Ownership

Kostenmanagement und Rationalisierung

Mit der Analyse wichtiger Kostentreiber und Kosteneinflussfaktoren nach dem Konzept der Total Cost of Ownership lassen sich Kosten reduzieren. Die TCO-Analyse gibt Hinweise darauf, wo Einsparpotenziale und Rationalisierungspotenziale erschlossen werden können. Wenn durch TCO beispielsweise sichtbar wird, dass die Energiekosten im Betrieb ein hoher Kostenfaktor sind, dann können energieeffizientere Lösungen eingesetzt werden, mit denen sich Kosten sparen lassen.

Betreibermodelle als Dienstleistungsangebot

Besonders wichtig ist die Analyse der Total Cost of Ownership für den Anbieter eines Produkts, wenn dieser das Produkt nicht mehr verkaufen, sondern verleihen oder vermieten will (etwa im Bereich Immobilien- oder Facility-Management sowie im Flottenmanagement). Erst auf der Grundlage einer Analyse der gesamten Lebenszykluskosten können Betreibermodelle und Leistungspreise halbwegs zuverlässig kalkuliert werden. Denn aus den Total Cost of Ownership werden Mietpreise abgeleitet oder Serviceangebote erstellt.

Einschränkungen bei der Anwendung

Bei der Analyse der Total Cost of Ownership geht es insbesondere um die Kosten, die bei einer Investitionsentscheidung anfallen. Andere, strategische Kriterien, die sich nicht in Form von Kosten abbilden lassen, bleiben ausgeblendet. Sie können für die Entscheidung aber eine wichtige Rolle spielen und müssen ergänzend analysiert werden.

Oft hängen Betriebs- oder Nutzungskosten eines Produkts von der Art und Intensität der Anwendung und Nutzung ab. Diese lässt sich aber nur sehr schwer für einen längeren Zeitraum vorhersagen. Deshalb lassen sich einige Kostenarten und Kostenelemente kaum abschätzen. Dementsprechend ist die Analyse der Total Cost of Ownership mit großen Unsicherheiten verbunden, die bei einer Entscheidung beachtet werden müssen.

Praxis

Möglicherweise führen Sie bereits heute vor wichtigen Investitionsentscheidungen eine Investitionsrechnung oder Rentabilitätsrechnung durch. Diese sollten Sie zukünftig um eine Total Cost of Ownership-Analyse (TCO-Analyse) ergänzen.

Überprüfen Sie dazu:

  • Für welche Anschaffungen, Investitionsgüter, Materialien oder Dienstleistungen, könnte das Konzept der Total Cost of Ownership für Ihr Unternehmen relevant sein?
  • In welchen Bereichen entstehen hohe Kosten für Installation, Energie, Materialeinsatz, Anpassungen, Schnittstellen, Schulungen, Leerzeiten, Inkompatibilitäten, Wartung, Reparatur, Entsorgung, Rücknahme, Logistik oder vergleichbare Aktivitäten?
  • Wodurch sind diese Kosten begründet?
  • Wann fallen diese Kosten an?
  • Wann stehen in diesen Bereichen neue Kaufentscheidungen an?
  • Wann sind Ersatzbeschaffung oder Erweiterungen notwendig?
  • Wofür wollen Sie als nächstes eine Total Cost of Ownership-Analyse durchführen?

Prüfen Sie auch, wo sich durch eine Neubeschaffung zukünftig erhebliche Betriebskosten sparen lassen.

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