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Projektkommunikation

Modell für die Gestaltung der Projektkommunikation

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Projekte bringen Veränderungen in ein gewohntes Umfeld. Nicht selten stehen die Beteiligten solchen Veränderungen skeptisch gegenüber. Durch Projektkommunikation soll erreicht werden, dass alle Voraussetzungen für die Schaffung eines veränderungsgünstigen Umfeldes rechtzeitig geschaffen werden.

Dabei reicht es nicht, Strukturen und Prozesse zu verändern. Auch die alten Denkweisen, die die Aktivitäten im Unternehmen prägen, müssen verändert werden. Im Vorfeld eines Projektes nimmt darum die Planung der Gestaltung der Projektkommunikation eine zentrale Rolle ein, um ein neues Denken bei allen Beteiligten zu erreichen.

Es ist hilfreich, bereits im Rahmen der Projektvorbereitung ein Kommunikationsplan zu erarbeiten. Das Modell für die Gestaltung der Projektkommunikation soll helfen, einen solchen Kommunikationsplan zu erstellen, indem darin die wichtigsten Schritte aufgeführt sind. In den nachfolgenden Ausführungen werden die einzelnen Schritte der Projektkommunikation über den gesamten Verlauf eines Projektes erläutert.

Modell für die Gestaltung der Projektkommunikation

Bewusstseinsbildung

Im ersten Schritt muss das Bewusstsein bezüglich der Bedeutung einer projektbezogenen Kommunikation im Management gebildet werden. Denn in Bezug auf die Projektkommunikation hat das Management einen Vorbildcharakter. Nur dann hat die Projektkommunikation eine Chance, erfolgreich zu sein.

Um im Management ein gemeinsames Bewusstsein für die Projektkommunikation zu erzeugen, eignet sich das Kick-Off Meeting, wie es zu Beginn eines Projektes üblicherweise stattfindet. Dort muss neben anderen Aspekten eines Projektes auch die Projektkommunikation angesprochen werden. Die folgende Arbeitsvorlage und der Foliensatz sollen helfen, ein Argumentarium zu erstellen, um das Bewusstsein für die Wichtigkeit der Projektkommunikation zu steigern.

Positionierung der projektbezogenen Kommunikation

Die Projektkommunikation muss im Rahmen der Projekt- und Unternehmensorganisation klar positioniert werden. Im Rahmen des Kick-Off Meetings werden Lücken und Faktoren, die für die zukünftige Kommunikation relevant sind, ermittelt und die Verantwortung für die Projektkommunikation eindeutig festgelegt.

Definition des Leitbildes zur Projektkommunikation

Für den Erfolg der Projektkommunikation ist es wichtig, dass einheitlich kommuniziert wird. Um dies sicherzustellen, muss ein Leitbild definiert werden, das die Kommunikationsziele sowie die allgemeinen Kommunikationsregeln beinhaltet.

Was eine gelungene Projektkommunikation ist, hängt aber zu einem großen Teil vom Kontext ab. Darum müssen für jedes Projekt die spezifischen Regeln neu formuliert werden. Führen Sie zur Erarbeitung von Zielen und Richtlinien zur Projektkommunikation ihres Projektes einen Workshop mit der Projektleitung und den Kommunikationsbeauftragten durch. Dabei werden die spezifischen Ziele festgelegt, die Sie mit der Projektkommunikation erreichen wollen. Zudem werden Kommunikationsregeln aufgestellt und gleichzeitig auch Maßnahmen zur Durchsetzung der formulierten Regeln definiert.

Die weiteren Elemente des Modells werden im folgenden Kapitel behandelt.

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