Meetings moderierenBedarf klären – ist ein Meeting notwendig?
Anlass, Ziel und Nutzen eines Meetings klären
Was im Meeting von Angesicht zu Angesicht besprochen wird, welche Informationen ausgetauscht werden, lässt sich oft auch auf schriftlichem Wege erledigen. Die erste Frage vor der Besprechungsplanung lautet: Ist das Meeting wirklich nötig?
Um diese Frage zu beantworten, müssen die Vorteile und Nachteile einer Besprechung einerseits und des Schriftwechsels andererseits bekannt sein. Schriftwechsel sind weniger aufwendig als Besprechungen. Allerdings können dabei nur Informationen mitgeteilt werden.
Was beim Schriftwechsel per E-Mail, Chat oder Dokumentenaustausch nur schwierig oder nicht zu bewerkstelligen ist, sind:
- Fragen beantworten
- Informationen erläutern
- Meinung bilden
- Diskussion
- Beschlüsse fassen
Diese Aspekte des Austauschs sind die Vorteile der Besprechung.
Da die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Meetings aber mit hohem Aufwand verbunden sein kann, sollte immer geklärt werden, ob der erzielbare Nutzen überwiegt. Der bemisst sich am Thema und am Ziel der Besprechung.
Deshalb muss die Person, die Informationen, Meinungen, Ideen, Lösungen oder Entscheidungen benötigt, klären, welche Form und welche Methoden am besten geeignet sind, um die Ziele zu erreichen. Sie ist für die Vorbereitung und Planung des Meetings verantwortlich.
Diese Fragen vor dem Meeting klären
Falls Sie ein Meeting für sinnvoll und notwendig erachten, klären Sie vorab:
- Was wollen Sie mit dem Meeting erreichen?
- Welche Ziele verfolgen Sie?
- Können diese Ziele genauso gut erreicht werden, wenn Sie die anderen Personen schriftlich informieren oder wenn Sie Einzelgespräche führen?
- Wie hoch ist dann der gesamte Zeitaufwand für alle Beteiligten?
- Ist das Thema so vertraulich, dass es nicht in einer Gruppe besprochen werden kann, sondern nur im Einzelgespräch? (Beispiel: personalrelevante Themen)
- Können die Teilnehmenden der Besprechung etwas Nennenswertes beitragen?
- Müssen sich alle Teilnehmenden direkt im Gespräch äußern können?
- Können alle Anwesenden aus der Besprechung einen Nutzen ziehen?
- Werden Beschlüsse gefasst, hinter denen möglichst viele Teilnehmende und andere Mitarbeitende stehen sollten?
- Ist es hilfreich, dass alle Beteiligten in Form einer Besprechung eingebunden und damit die Akzeptanz der Beschlüsse und die Umsetzung der Ergebnisse verbessert werden?
- Reicht die Zeit, bis eine Besprechung organisiert wird, an der alle relevanten Personen teilnehmen können? Oder muss vorher etwas getan werden?
Beachten Sie dabei, dass bei Besprechungen die emotionale Komponente, die Stimmung der Teilnehmenden, das „Wir-Gefühl“ und die Möglichkeit, an Ergebnissen und Beschlüssen mitzuwirken, besonders wichtig sind. Schon allein deshalb kann ein Meeting notwendig sein.
Ergebnislose Meetings sind nicht unbedingt schlechte Meetings
Nicht immer gelingt es, dass das Ziel einer Besprechung erreicht wird. Vielleicht ist das Thema zu komplex, vielleicht fällt den Teilnehmenden keine gute Lösung ein, vielleicht fehlen doch wichtige Informationen, sodass keine zufriedenstellende Lösung gefunden wird.
Dann müssen alle einsehen, dass das zuvor formulierte Ziel nicht erreicht wird. Das kann passieren; dann ist diese Erkenntnis ein positives Ergebnis. Denn alle wissen nach dem Meeting, warum das Ziel nicht erreicht wurde und was nun zu tun ist, um es später zu erreichen.
Müssen Besprechungen regelmäßig stattfinden?
Manche Besprechungen werden nicht nur bei Bedarf anberaumt, sondern haben einen festen Termin: die wöchentliche Geschäftsleitungssitzung, die Montagsbesprechung oder das freitägliche Qualitätszirkel-Treffen – der sogenannte Jour fixe. Die Vorteile dieser regelmäßigen Besprechungen sind:
- Alle Teilnehmenden können diesen Termin fest einplanen.
- Besprechungsthemen können auf diesen Termin gebündelt werden.
- Durch die Regelmäßigkeit baut sich Vertrauen bei den Anwesenden auf.
Doch oft sind solche Routinesitzungen auch zu Ritualen erstarrt. Alle meinen, etwas sagen zu müssen. Bagatellen und Nebensächlichkeiten werden lange diskutiert. Oder einzelne Teilnehmende nutzen dieses Forum, um lange Monologe zu halten. Oft ist das der oder die Vorgesetzte. Andere Personen sagen ab, weil ihnen ihre Arbeitszeit dafür zu schade ist. Diese Besprechung verliert so ihren Zweck.
Damit auch regelmäßige Besprechungen für alle Teilnehmenden nützlich sind, sollte vor der Festlegung und Planung eines Jour fixe geklärt werden:
- Welche Themen sollen besprochen werden?
- In welchen Zeitabständen müssen sich die Teilnehmenden treffen?
- Können alle bei dem festen Termin dabei sein, oder gibt es vorhersehbare Terminkonflikte?
- Kann ein Termin auch ausfallen, wenn es nichts zu besprechen gibt?
- Wann wird geprüft, ob der Jour fixe in dieser Form weiterhin notwendig ist?
Bedeutung und Zweck des Meetings klären
Vor jedem Meeting muss geklärt werden, was es zu besprechen gibt. Und nur das sollte auch besprochen werden. Sind das wenige Themen, kann das Meeting oder der Jour fixe verkürzt werden. Wird länger geredet als geplant, können die offenen Punkte und Themen auf ein nächstes Meeting verschoben werden.
Klären Sie immer:
- Was ist die zentrale Fragestellung der Besprechung?
- Was sollte bei der Besprechung auf jeden Fall passieren?
- Was darf auf keinen Fall passieren?
Bestimmen Sie für die nächsten Meetings, warum diese notwendig sind. Prüfen Sie Alternativen. Was spricht dafür, sich zu treffen? Welchen Nutzen haben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer von der Besprechung?
Klären Sie die wichtigen Fragen vorab und nutzen Sie dafür die folgende Vorlage.
Mit dem folgenden Formular können Sie Meetings und Jour fixe schnell und einfach organisieren und moderieren.
Wenn klar ist, was Sie mit dem Meeting erreichen wollen und dass es dafür auch das persönliche Treffen braucht, dann starten Sie die Vorbereitungen.