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Organigramm

Organigramm gemeinsam im Team entwickeln

Das Organigramm spiegelt die Funktionsweisen eines Unternehmens oder einer Organisation wider. Es muss angepasst werden, wenn Abteilungen umstrukturiert werden, Geschäftsfelder hinzukommen oder sich die Aufgabenverteilung ändert. Entwickeln Sie in einem Workshop gemeinsam mit Ihrem Team das Organigramm.

Wann wird ein Organigramm entwickelt?

Insbesondere bei Umorganisationen ist das Organigramm eine sehr gute Grundlage, um gemeinsam neue Strukturen und Abläufe zu entwickeln und damit ein neues Verständnis des eigenen Unternehmens zu schaffen.

Die Entwicklung kann auch dann sinnvoll sein, wenn Sie bisher kein Organigramm hatten. Wenn mehrere Mitarbeiter ein Organigramm gemeinsam entwickeln, ergeben sich wichtige Lerneffekte und das Verständnis für das Unternehmen wird gefördert. Es ist wie eine Entdeckungsreise durch das eigene Unternehmen. Sie werden merken, was Sie bislang alles gar nicht so wahrgenommen haben. Dies setzt voraus, dass Sie sehr ins Detail Ihrer Organisation und Ihres Organigramms gehen. Dann lernen alle Beteiligten, wie Ihr Unternehmen funktioniert, warum Aufgaben, Befugnisse und Entscheidungsfunktionen so verteilt sind – oder wo es Ungereimtheiten gibt.

Workshops zur Entwicklung eines Organigramms

Die gemeinsame Entwicklung erfolgt am besten im Rahmen eines Workshops oder einer Workshop-Reihe. Entwickeln Sie Ihr Organigramm vom Groben ins Feine. Entwickeln Sie in einem ersten Treffen die grundlegende Struktur des ganzen Unternehmens oder Ihrer Abteilung. In weiteren Workshops können Sie dann schrittweise die Details ausarbeiten. Folgende Aspekte sollten Sie bei der Entwicklung eines Organigramms immer diskutieren:

  • Wer hat welche Aufgaben?
  • Wer ist wofür verantwortlich?
  • Haben die Mitarbeiter die Befugnisse, die Kompetenzen und Ressourcen, um diese Verantwortung zu übernehmen?
  • Wer muss mit wem zusammenarbeiten?
  • Wer muss an wen welche Informationen weitergeben oder abholen?
  • Wer hat die Personalverantwortung, kann Anweisungen geben, führt Personalgespräche, vereinbart Ziele, vertritt die Einheit nach außen, muss bei Konflikten eingreifen?
  • Wer übernimmt Vertretungen?
  • Wie regelt die Einheit ihre Zusammenarbeit?
  • Wer muss sich mit wem abstimmen?
  • Wo kommen Kunden und andere Stakeholder ins Spiel?
  • Welche Prozesse sind für den Erfolg des Unternehmens entscheidend und wie verlaufen sie in Ihrem Organigramm?

Besprechen Sie alle Punkte, die Ihren Mitarbeitern wichtig erscheinen. Ergänzen Sie also im Workshop die Liste dieser zu behandelnden Fragen. Am Ende sollte immer die Frage stehen: Können alle mit dieser Form der Organisation leben?

Tipp Organigramm auf Arbeitsabläufe abstimmen

Es ist hilfreich, wenn Sie Ihr Organigramm in Abstimmung mit Ihren Arbeitsabläufen entwickeln. Struktur und Prozesse müssen zueinanderpassen. Überprüfen Sie Ihre Pläne mit den Ergebnissen der Prozessanalyse.

Organigramm um einzelne Personen entwickeln

Oft werden Organigramme um einzelne Personen herum entwickelt. Das kann manchmal Sinn machen. Diese Person hat für Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung eine herausragende Bedeutung. Sie hat sehr viel Erfahrung und Know-how, das Sie nutzen müssen oder wollen. Um die Stärken dieser Person optimal zum Einsatz zu bringen, können Sie die Organisation um sie herum gestalten. Sie sollten aber auch überlegen, was passiert, wenn diese Person Ihr Unternehmen verlässt.

Stellvertreter innerhalb einer Organisationseinheit festlegen

Zergliedern Sie Ihre Organisation und Ihre Aufgaben nicht in zu kleine Einheiten. Dies nimmt Ihnen Flexibilität und Möglichkeiten der Vertretung. Diese sollte immer klar geregelt sein. Bei einer Mindestgröße von vier Personen ist die Vertretung meistens gewährleistet. Die Mitarbeiter müssen natürlich entsprechend qualifiziert sein und sich gegenseitig – zumindest in Teilbereichen – vertreten können.

Praxis

Organigramm im Team entwickeln

Entwickeln Sie in Workshops mit Kollegen und Mitarbeitern die Struktur Ihres Unternehmens und bilden Sie diese im Organigramm ab. Orientieren Sie sich für Ihre Vorbereitung und Durchführung der Workshops am folgenden Regieplan:

Klären Sie für den Workshop

  • Wann wollen Sie was wo besprechen?
  • Welche konkreten Ziele verfolgen Sie mit dem Workshop?
  • Wer nimmt am Workshop teil? Wer moderiert den Workshop?
  • Welche Vorinformationen müssen Sie den Teilnehmenden liefern? 
  • Mit welchen Methoden und Medien erarbeiten Sie mit den Teilnehmenden die Ergebnisse?

Legen Sie die Themen des Workshops fest

  • Beschreiben Sie die Entscheidungssituation: Welchen Anlass gibt es für den Workshop? Ihr Teilziel: Alle Teilnehmenden wissen, warum die Entwicklung oder Überarbeitung des Organigramms wichtig ist.
  • Sammeln Sie relevante Einsatzzwecke Ihres Organigramms. Ihr Teilziel: Es wird allen Teilnehmenden klar, wofür das Organigramm notwendig ist und wer es zu welcher Gelegenheit und gegenüber welchen Adressaten einsetzt.
  • Sammeln Sie Aspekte, die im Organigramm abgebildet werden müssen. Ihr Teilziel: Die Teilnehmenden erkennen die Funktionsweise des Organigramms und definieren die Zusammenhänge, die abgebildet werden sollen.
  • Entwickeln Sie das Organigramm. Ihr Teilziel: Es entstehen erste Skizzen und Entwürfe für das Organigramm – mit unterschiedlichen Zielgruppen.

Reflektieren Sie den Workshop

  • Haben Sie ihre Ziele erreicht?
  • Sind Sie mir dem Ergebnis zufrieden?
  • Waren Sie gut vorbereitet?
  • Worauf müssen Sie beim nächsten Workshop achten?
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