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Personalplanung mit Excel

Personalaufwand, Prämien und Personalkosten berechnen

Personalaufwand und Personalkosten leiten sich aus dem aktuellen Personalbestand und dem zukünftigen Personalbedarf ab. Als Führungskraft müssen Sie Ihre gesamten Personalkosten kennen, denn dafür tragen Sie die Verantwortung. Mithilfe von Excel-Vorlagen können Sie die Personalkosten aus Entgelt und Prämie berechnen.

Bei jeder Personalplanung, Stellenbesetzung, Aufgabenverteilung und bei allen Maßnahmen zur Personalentwicklung müssen Sie als verantwortliche Führungskraft die Kosten beachten und im Griff haben. Das setzt voraus, dass die Personalkosten und sonstigen Aufwendungen bekannt und berechenbar sind. Maßgeblich sind die Löhne und Gehälter, die Ihre Mitarbeiter erhalten.

Eventuell gibt es zusätzliche Prämien. Wie hoch diese ausfallen, hängt von dem Modell ab, das Sie in Ihrem Bereich oder Ihrem Unternehmen zur Prämienberechnung nutzen. Sie können sich dabei an dem orientieren, was ein Mitarbeiter durch seine überdurchschnittliche Leistung für das Unternehmen einspart. Die Prämie können Sie dann nach dem Modell von Halsey oder dem Modell von Rowan ermitteln.

Die Personalkosten in Ihrem Bereich können Sie in einen Personalstundensatz übertragen. Das wäre der Preis, den Sie für eine Mitarbeiterstunde in Rechnung stellen, damit am Ende Ihre Personalkosten gedeckt sind.

Praxis

Personalaufwand nach Gehaltsklassen analysieren

Ermitteln Sie nach frei gewählten Gehaltsklassen, wie viele Mitarbeiter in die entsprechende Klasse fallen und welchen Personalaufwand diese verursachen. In einem Diagramm erkennen Sie die Verteilung der Mitarbeiter und der Personalkosten auf diese Gehaltsklassen.

Prämienlohn berechnen

Wenn die Leistungen der Mitarbeiter besser sind, als im Durchschnitt von Ihnen geplant, können Sie Zeit für die Bearbeitung von Aufgaben einsparen und damit auch Kosten. Ein Teil dieser Einsparung kann an den Mitarbeiter oder das Team als Prämie weitergereicht werden. Hierfür gibt es zwei etablierte Verfahren, die Sie in den folgenden Vorlagen anwenden können:

  • Prämienlohn nach Halsey: Der Mitarbeiter erhält einen Teil des durch höhere Arbeitsleistung ersparten Lohnes als Prämie ausbezahlt. Die Prämie hängt von der absoluten Zeitersparnis ab.
  • Prämienlohn nach Rowan: Der Arbeitnehmer erhält eine Prämie nach dem Prozentanteil, um den er die Vorgabezeit unterschritten hat.

Stundenverrechnungssatz aus Personalaufwand ermitteln

Für betriebswirtschaftliche Entscheidungen ist nicht nur der absolute Personalaufwand bedeutsam, sondern der relative, der sich unter anderem im Personalstundensatz ausdrückt. Mit der folgenden Excel-Vorlage ermitteln Sie den Stundenverrechnungssatz für Ihre Mitarbeiter - bezogen auf Einzelpersonen, Bereiche oder Abteilungen. Berücksichtigt werden:

  • tatsächliche Arbeitszeit
  • Personalaufwand und sonstige Kosten
  • Risikozuschlag
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