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Personalplanung mit Excel

Personalbestand analysieren

Personalplanung beginnt mit diesen Fragen: In welchen Bereichen Ihres Verantwortungsbereichs sind wie viele Mitarbeiter beschäftigt? Welche Personalzugänge und Personalabgänge sind geplant? Welche Altersstruktur hat die Belegschaft? Stellen Sie Ihre Antworten mithilfe von Excel-Vorlagen dar. Dann erkennen Sie Potenziale, Chancen und Risiken für Ihre vorausschauende Personalplanung.

Ausgangspunkt jeder Personalplanung ist der aktuelle Bestand an Mitarbeitern. Hierfür sollten Sie den Personalbestand nach Art der Arbeitsverträge der Mitarbeiter sowie nach Altersklassen ermitteln. Der Personalbestand bleibt im Laufe der Zeit nicht konstant. Regelmäßig kommt es zu Abgängen und Zugängen. Mitarbeiter kündigen, werden versetzt oder lassen sich versetzen; sie gehen in Mutterschutz oder nehmen sich Elternzeit. Solche Abgänge müssen kompensiert werden, damit die geplante Arbeitsmenge bewältigt werden kann. Die folgenden Excel-Vorlagen helfen Ihnen bei der Analyse der Ist-Situation des Personalbedarfs in Ihrem Unternehmen.

Praxis

Personalbestand nach Art der Arbeitsverträge analysieren

Mit der folgenden Excel-Vorlage stellen Sie tabellarisch und grafisch zusammen, in welchen Bereichen Ihres Unternehmens beziehungsweise Ihres Verantwortungsbereichs wie viele Mitarbeiter beschäftigt sind. Unterscheiden Sie nach:

  • Vollzeit
  • Teilzeit
  • Leiharbeit

Personalbestand nach Altersklassen analysieren

Ein weiteres wichtiges Merkmal ist die Altersstruktur Ihrer Belegschaft. Mit der folgenden Excel-Vorlage bilden Sie für Ihren Bereich geeignete Altersklassen und ordnen Ihre Mitarbeiter diesen zu. In einem Balkendiagramm sehen Sie die Verteilung der Mitarbeiter nach Altersklassen und den kumulierten Verlauf.

Personalzugänge und -abgänge planen

Mit der folgenden Excel-Vorlage ermitteln Sie für die einzelnen Bereiche ausgehend vom aktuellen Mitarbeiterbestand, welche Abgänge im Laufe des Jahres erfolgen, welche Zugänge bereits geplant sind und wie der Saldo ausfällt. 

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