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Personalplanung mit Excel

Personalbestand und Personalbedarf abgleichen

Wenn der Personalbestand nicht ausreicht, um alle Aufgaben in Ihrem Verantwortungsbereich zu erfüllen, dann besteht Handlungsbedarf. Sie ermitteln diesen mithilfe von Excel-Vorlagen, indem Sie einen Soll-Ist-Vergleich durchführen und außerdem die Kompetenzen der Mitarbeiter berücksichtigen.

Der Personalbedarf leitet sich aus den Aufgaben ab, die Sie und Ihre Mitarbeiter in Ihrem Verantwortungsbereich erfüllen müssen. Maßgeblich sind die Menge der Aufgaben und der dafür notwendige Zeitbedarf. Außerdem binden zusätzliche Sonderaufgaben und Projekte Ihre Mitarbeiter – oft diejenigen mit speziellen Kompetenzen. Die folgenden Excel-Vorlagen helfen Ihnen bei der Planung des Personalbedarfs. Dabei berücksichtigen Sie auch die unterschiedlichen Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter beziehungsweise deren Qualifikation. Zum Beispiel die Qualifikationsstufen und Entgeltgruppen nach dem Entgeltrahmenabkommen (ERA) der Metall- und Elektrobranchen.

Praxis

Personalbedarf für Arbeitsvorgänge berechnen

Ausgehend von den Aufgaben und Arbeitsvorgängen, die Ihr Bereich bearbeiten muss, den spezifischen Bearbeitungszeiten und den Mengen berechnen Sie mit der folgenden Excel-Vorlage den Personalbedarf.

Bedarf für zusätzliche Aufgaben ermitteln

Durch externe Faktoren, besondere Maßnahmen, organisatorische und technische Veränderungen und durch Projekte, in die Ihre Mitarbeiter eingebunden sind, ergibt sich ein zusätzlicher Mehrbedarf oder Minderbedarf. Diesen ermitteln Sie mit der folgenden Excel-Vorlage.

Stellenbestand und Personalbedarf abgleichen

Den ermittelten Personalbedarf gleichen Sie mit dem Personalangebot ab. Sie vergleichen Stellenbestand und Personalbedarf und erkennen den Handlungsbedarf sowie die Möglichkeiten, Differenzen auszugleichen. Etwa durch:

  • Übernahme von Auszubildenden
  • Personaleinstellung
  • Versetzung
  • Pensionierung
  • Personalfreistellung

Soll-Ist-Vergleich der Mitarbeiterkompetenzen durchführen

Beachten Sie die unterschiedlichen Kompetenzen und Qualifikationen der Mitarbeiter. Diese halten Sie mit der folgenden Excel-Tabelle fest, vergleichen Angebot und Bedarf und erkennen Unterschiede, Defizite und Ihren Handlungsbedarf.

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