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Projektmanagement mit Excel

Planen: Projektstrukturplan erarbeiten und anpassen

In der Phase der Projektplanung werden die Projektaufgaben detailliert und aufeinander abgestimmt. Im Zeitplan wird festgelegt, welcher Projektmitarbeiter was bis wann zu erledigen hat. Kapazitäten, Ressourcen und Verträge werden geplant, Kosten und Risiken werden möglichst verlässlich abgeschätzt.

Projektstrukturplan erarbeiten und pflegen

Durch die Vorbereitung und Initiierung des Projekts ist klar, worum es gehen soll. In einigen Fällen sind im Lasten- oder Pflichtenheft die inhaltlichen Anforderungen mehr oder weniger genau dargestellt. Die Anforderungen werden mit der Projektplanung in Arbeitspakete und Aufgaben übertragen. Sie werden im Projektstrukturplan beschrieben und zeitlich geplant. Der Projektstrukturplan enthält also:

  • Projektphasen
  • Arbeitspakete oder Liefergegenstände
  • Teilarbeitspakete
  • Aufgaben
  • Termine
  • Meilensteine
  • Kapazitäten
  • Ressourcen
  • Kosten

Mit den einzelnen Arbeitspaketen und Meilensteinen wird im Projektstrukturplan auch dargestellt, welche Ergebnisse damit jeweils erzielt oder erreicht werden sollen. Außerdem werden Beschaffungen, Verträge, Reportings und die Kommunikation geplant und einzelne Risiken werden genauer untersucht und eingeschätzt. Falls die Projektziele nicht wie geplant erreicht werden können oder schwerwiegende Probleme auftauchen, braucht es einen Eskalationsplan. Auch diese Aspekte sind im Projektstrukturplan dargestellt.

Wichtig ist, dass der ursprüngliche Projektstrukturplan, die Projektplanung, während der Projektlaufzeit immer wieder aktualisiert und angepasst wird.

Aufgaben, Termine und Meilensteine planen

Im Rahmen der Terminplanung werden die einzelnen Projektaufgaben und Arbeitspakete mit einem Start- und Endzeitpunkt (Dauer) versehen. Der Startzeitpunkt gibt an, wann die Aufgabe begonnen werden kann; der Endzeitpunkt gibt an, wann sie spätestens beendet sein muss. Dabei müssen die Aufgaben und Arbeitspakte inhaltlich aufeinander abgestimmt werden, insbesondere dann, wenn ein Arbeitspaket erst beginnen kann, wenn das Ergebnis eines anderen Arbeitspakets vorliegt.

Um zu prüfen, ob das Ergebnis vorliegt, werden Meilensteine definiert. Ein Mitarbeiter des Projektteams ist dafür verantwortlich, dass ein Arbeitspaket bearbeitet und zum geplanten Endzeitpunkt beziehungsweise zum Meilensteintermin abgeschlossen ist und das Ergebnis vorliegt.

StichwortMeilenstein

Der Meilenstein ist ein Arbeitspaket (bzw. ein Ergebnis oder ein Liefergegenstand) in einem Projekt, der eine besondere Bedeutung hat. Er kann zum Beispiel für den Auftraggeber, den Projektleiter und das Projektteam wichtig sein, um zu erkennen, ob die Projektziele erreicht werden (Zwischenstand des Projekts). Er kann ein wichtiges Arbeitsergebnis sein, auf das die weiteren Arbeiten im Projekt angewiesen sind. Meilensteine sind spezifiziert

  • inhaltlich: das muss erledigt oder verfügbar sein
  • terminlich: an diesem Tag wird das Ergebnis präsentiert und überprüft (bezüglich Qualität, Zeitplan und Kosten)

Kapazitäten und Ressourcen verteilen

Welcher Mitarbeiter muss wie viele Stunden oder Tage seiner Arbeitszeit im Projekt mitarbeiten? Das ist eine zentrale Frage der Projektplanung, die der Projektleiter beantworten muss, um das Projekt innerhalb des vorgegebenen Budgets zu planen.

Wenn im Unternehmen viele Projekte gleichzeitig durchgeführt und Mitarbeiter in mehreren Projekten engagiert sind und wenn sie gleichzeitig ihre eigentlichen Fachaufgaben bewältigen müssen, dann kann es zu Überlastungen kommen. Sie führen dazu, dass Aufgaben nicht mehr zum geplanten Termin beendet werden können. Oder die Qualität der Ergebnisse entspricht nicht den Erwartungen.

Der Projektleiter muss frühzeitig erkennen, wie stark die Organisation und die einzelnen Mitarbeiter durch Projekte belastet sind. Er vergleicht die geplanten Aufgaben und die dafür notwendige Zeit mit den verfügbaren Kapazitäten. Er muss außerdem berücksichtigen, dass sich Kapazitäten und die Verfügbarkeit von Personen im Zeitverlauf ändern können – zum Beispiel in der Urlaubszeit oder bei Krankheit.

Projektrisiken einschätzen

Jedes Projekt birgt Risiken. Manche lassen sich im Vorfeld absehen und einschätzen, andere kommen überraschend. In beiden Fällen ist es wichtig, eine Übersicht über potenzielle Risiken zu haben. Denn diese Risiken haben immer eine Auswirkung auf die

  • Termine: Meilensteine und Projekt verzögern sich
  • Kosten: Arbeitspakete brauchen mehr Zeit und werden teurer als geplant
  • Qualität: Qualitätsanforderungen und Ergebnisse sind nicht zu erfüllen
  • Liefergegenstände werden nicht in der geplanten Form oder Umfang abgegeben

Die potenziellen Risiken sollten so früh wie möglich erkannt werden. Dann kann beurteilt werden, wie gravierend die damit verbundenen Auswirkungen sind und mit welcher Priorität sie behandelt werden sollten. Außerdem kann die Eintrittswahrscheinlichkeit abgeschätzt und Gegenmaßnahmen können vorbereitet werden.

Eskalation: Was passiert wenn …

Im Rahmen der Risikoplanung sollten auch bereits einzelne Eskalationsstufen geplant werden. Der Eskalationsplan hält fest, was passiert, wenn

  • Termine nicht eingehalten werden
  • Kosten überschritten werden
  • Anforderungen nicht erfüllt werden
  • Projektmitarbeiter ihre Aufgaben nicht bewältigen
  • Lieferanten nicht liefern oder im Verzug sind
  • Verträge nicht eingehalten werden
  • Ziele und Anforderungen des Auftraggebers sich immer wieder verändern
  • Stakeholder oder andere sich in das Projekt in negativer Weise einmischen

Um diesen Risiken entgegenzuwirken, können spezifische Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, die im Projektstrukturplan aufgeführt sind.

Praxis

Die folgenden Excel-Vorlagen unterstützen Sie als Projektleiter bei der Entwicklung Ihres Projektstrukturplans sowie bei der regelmäßigen Aktualisierung.

Projektstrukturplan erarbeiten und pflegen

In der folgenden Übersicht für einen Projektstrukturplan können Sie Ihre Projektphasen beschreiben. Sie erläutern für jede Phase die einzelnen Arbeitspakete mit den Liefergegenständen, Teilarbeitspaketen und den Aufgaben. Sie legen außerdem fest, bei welchen Arbeitspaketen der Projektfortschritt überprüft werden muss. Das sind die Meilensteine im Projekt.

Terminplanung (Gantt-Diagramm)

Projektleiter müssen besonders darauf achten, dass alle Termine und Meilensteine eingehalten werden. Deshalb brauchen Sie immer einen Überblick, welche Aufgaben und Arbeitspakete für welchen Zeitraum eingeplant sind. Und Sie müssen wissen, ob diese Planung so auch umgesetzt wird.

Gantt-Diagramm beziehungsweise Balkenplan sind dafür besonders gute Werkzeuge. Mit der folgenden Planungsvorlage können Sie einen entsprechenden Terminplan erstellen. Sie haben immer den Überblick über den geplanten zeitlichen Ablauf des Projekts, und Sie können Ihre Plantermine (Soll) mit den tatsächlichen Terminen (Ist) vergleichen. So erkennen Sie schnell kritische Termine und noch nicht erledigte Aufgaben.

Kapazitätsplanung

Mit der folgenden Vorlage haben Sie als Projektleiter eine Übersicht über alle Arbeitspakete und alle Projektmitarbeiter sowie die Zeit, die ein Mitarbeiter im jeweiligen Arbeitspaket mitarbeiten soll. Tragen Sie in der Tabelle die entsprechenden Stunden ein, die der Projektmitarbeiter für ein bestimmtes Arbeitspaket aufwenden darf. Das ist die Kapazitätsplanung.

Sie erkennen, welche Mitarbeiter noch freie Kapazitäten haben und können über einen Soll-Ist-Vergleich feststellen, ob ein Arbeitspaket in der vorgesehenen Zeit bearbeitet wird und ob ein Mitarbeiter sein Zeitbudget einhält.

Mit dem folgenden Ressourcenplan können Sie eine detaillierte Kapazitätsplanung durchführen. Sie legen fest, welche Kapazitäten ein Projektmitarbeiter hat und verplanen diese auf die einzelnen Arbeitspakete oder Aufgaben. Dann erkennen Sie, welche Kapazitäten bei jedem Teammitglied noch frei sind. Diese stehen für weitere Aufgaben zur Verfügung. Zudem erkennen Sie, wenn ein Arbeitspaket noch nicht vollständig mit Mitarbeiterkapazitäten ausgestattet ist.

Die Kapazitäts- oder Ressourcenplanung kann auch auf die Zeit bezogen sein. Mit der folgenden Excel-Vorlage planen Sie, in welchem Monat Sie wie viel Zeit für Ihre jeweiligen Projekte oder Arbeitspakete investieren wollen (Plan-Stunden). In einer zweiten Tabelle können Sie den tatsächlich verbrauchten Zeitaufwand (Ist-Stunden) eintragen und damit überprüfen, ob Sie das Zeitbudget einhalten oder in welchen Projekten beziehungsweise Monaten Sie dieses unterschreiten oder überschreiten.

Beschaffungsplanung

Einige Ressourcen müssen gesondert für das Projekt beschafft werden. Dabei kann es sich um Produkte, externe Dienstleistungen oder um eine besondere Form der Unterstützung für das Projekt aus dem eigenen Unternehmen handeln. Dafür muss geklärt werden:

  • Was wird benötigt?
  • Wie sind die Anforderungen?
  • Wer kann das liefern oder leisten?
  • Kann in der erforderlichen Zeit, Menge und zum budgetierten Preis geliefert werden?
  • Wer wird als Lieferant ausgewählt?

Diese Aspekte planen Sie mit der folgenden Vorlage.

Die Überwachung über den Beschaffungsvorgang kann mit dieser Vorlage erfolgen.

Vertragsplanung

Bei Beschaffungen oder im Projektverlauf müssen spezielle Verträge abgeschlossen werden. Sie beschreiben die Rechte und Pflichten der jeweiligen Vertragspartner wie Lieferanten, Berater oder Kunden. Als Projektleiter können Sie mit der folgenden Tabelle festhalten und dokumentieren, welche Verträge geschlossen werden müssen beziehungsweise abgeschlossen wurden. Hier wird festgehalten:

  • worum es bei dem Vertrag geht
  • warum der Vertrag wichtig ist
  • was die wichtigen Vertragseckpunkte und Inhalte sind
  • wer dafür verantwortlich ist
  • welche Priorität der Vertrag hat
  • wie der Status der Verhandlungen ist
  • wann und in welcher Form der Vertrag aufgelöst werden muss

Diese Übersicht ist auch wichtig, damit am Ende des Projekts alle Verträge rechtzeitig wieder aufgelöst oder beendet werden – oder bei Zeitverzug im Projekt rechtzeitig verlängert werden.

Engpässe erkennen: Belastungsdiagramm

Die folgende Vorlage mit einem automatisch erstellten Belastungsdiagramm macht bereits während der Projektplanung sichtbar, wo Engpässe auftreten können. Als Projektleiter können Sie damit frühzeitig umplanen oder im Projektablauf gegensteuern, wenn einzelne Mitarbeiter überlastet sind.

Rollenzuweisung und Aufgabenverteilung Projektakteure: RACI-Matrix

Alle Projektakteure, insbesondere der Auftraggeber, der Projektleiter und die Projektmitarbeiter, haben unterschiedliche Rollen und Aufgaben. Für einige tragen sie die Verantwortung, für andere sind sie rechenschaftspflichtig (weil sie eine Aufgabe dazu haben, die sie erledigen müssen). Für wieder andere werden sie zu Rate gezogen oder einfach nur informiert. Um hier die Übersicht zu behalten, ist die sogenannte RACI-Matrix hilfreich. Die Bezeichnung leitet sich ab von

  • responsible – verantwortlich
  • accountable – rechenschaftspflichtig
  • consulted – konsultiert
  • informed – zu informieren

Kostenplanung

Im Rahmen der Kostenplanung ermittelt der Projektleiter, welche Kosten für das Projekt insgesamt und für die Arbeitspakete im Einzelnen anfallen. Diese Kosten können Sie als Plankosten in der folgenden Vorlage zusammenstellen. Dabei können Sie die Kosten nach Kostenarten unterscheiden:

  • Materialaufwand
  • Personalaufwand
  • Abschreibungen
  • Zinsaufwand
  • sonstige Aufwendungen

Im nächsten Schritt müssen Sie als Projektleiter die geplanten Kosten mit den laufenden (tatsächlichen) Kosten Ihres Projekts vergleichen und im Blick haben. Am einfachsten ist eine Gegenüberstellung der geplanten Kosten (Plan) und der tatsächlich angefallenen Kosten (Ist). Dabei werden auch in der folgenden Vorlage unterschiedliche Kostenarten berücksichtigt:

  • Personalkosten, die sich aus dem Zeitaufwand der für das Projekt arbeitenden Mitarbeiter (Zeitaufschrieb) und deren individuellem Stundensatz ergeben.
  • Sachkosten für Geräte, Maschinen, Anlagen, Betriebsmittel, Produkte oder Dienstleistungen, die für das Projekt notwendig sind.
  • Gemeinkosten, sofern diese nicht im Stundensatz des Personals oder in den Sachkosten bereits enthalten sind.

Falls es im Projekt auch Erlöse gibt, können Sie diese ebenfalls überwachen (Plan-Ist-Vergleich). Mit einem Wasserfalldiagramm werden für einen Planungszeitraum (zum Beispiel Monat) die gesamten Kosten und Erlöse zusammengefasst und kumuliert. So können Sie als Projektleiter immer leicht erkennen, ob die tatsächlichen Kosten in der Summe noch im Budgetrahmen liegen oder ob das Budget überschritten wird.

Risikomanagement im Projekt

Als Projektleiter müssen Sie Risiken für Ihr Projekt so früh wie möglich erkennen. Denn es besteht immer die Gefahr, dass Sie mit dem Projekt in Verzug geraten, Ergebnisse nicht geliefert werden oder die Qualität nicht den Anforderungen entspricht.

Mit einer Risikoanalyse beurteilen Sie, wie gravierend die damit verbundenen Auswirkungen (der Schaden) sind; ob Sie mehr Ressourcen brauchen, ob das Budget überschritten wird oder ob Sie eine Strafe bezahlen müssen. Sie schätzen neben der Schadenshöhe auch die Eintrittswahrscheinlichkeit des Schadens ein. Dann wissen Sie, mit welcher Priorität sie das Risiko beachten und im Projektverlauf berücksichtigen sollten. Außerdem können so Gegenmaßnahmen vorbereitet werden. Alle diese Informationen stellen Sie in der folgenden Tabelle übersichtlich dar.

Wenn Sie die Risiken genauer überprüfen wollen, können Sie einen Vergleich anstellen. Mit der folgenden Vorlage können Sie ein Risikoportfolio entwickeln. Es zeigt alle Risiken im Überblick in Bezug auf Eintrittswahrscheinlichkeit, Schadenshöhe und Umfang. Damit können Sie erkennen, worauf Sie besonderes Augenmerk legen müssen.

In einzelnen Arbeitspakten oder Aufgaben des Projekts können Risiken stecken, die für den Projekterfolg besonders kritisch sind. Diese Arbeitspakete und Aufgaben sollten im Vorfeld genau bezüglich der möglichen Risiken analysiert werden, damit sie im Projektverlauf besondere Aufmerksamkeit erfahren. Für sie können "Schutzmaßnahmen" geplant werden. Halten Sie diese kritischen Arbeitspakete und Aufgaben in einem Maßnahmenportfolio fest und beurteilen Sie diese bezüglich ihrer Bedeutung (für die Zielerreichung, für den Budgetverbrauch) und ihres Risikos.

Aufgaben verteilen: Arbeitspaketauftrag

Schließlich verteilen Sie als Projektleiter die einzelnen Projektaufgaben auf Ihre Mitarbeiter im Projektteam. Sie müssen jede Teilaufgabe delegieren und dabei klar mitteilen,

  • was gemacht werden soll
  • in welchem Zeitraum die Aufgabe erfüllt werden soll
  • welche Teilaufgaben dies umfasst (und welche nicht)
  • welche Ergebnisse erwartet werden
  • was die Vorgaben und Rahmenbedingungen sind
  • welche Ziele relevant sind und wie diese überprüft werden
  • wie sich die Aufgabe in das gesamte Projekt einordnen lässt
  • was die Vorgängeraufgaben und was die Nachfolgeraufgaben sind (damit die Verantwortlichen für die Aufgabe erkennen, welche Bedeutung ihre Aufgabe und vor allem die Termineinhaltung hat)
  • welche Kosten dafür anfallen dürfen

Diese Informationen werden in der folgenden Vorlage zusammengestellt. Die Tabelle ist hilfreich, wenn Sie die einzelnen Aufgaben an den entsprechenden Mitarbeiter delegieren. Zudem behalten Sie dabei selbst den Überblick, welche Aufgaben in Bearbeitung sind und wer dafür jeweils der Ansprechpartner ist.

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