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Qualitätsmanagement mit Excel

Planung und Verbesserung des Qualitätsmanagements

Qualitätsmanagement ist eine Querschnittsaufgabe in jedem Unternehmen. Sie muss selbst immer wieder überprüft werden. Mit der Planung soll erreicht werden, dass Qualität in jedem Prozess des Unternehmens von Anfang an sichergestellt wird. Dieses hohe Ziel kann nur erreicht werden, wenn das Qualitätsmanagement selbst permanent verbessert wird. Hier finden Sie Werkzeuge aus dem Kaizen, die Sie dabei unterstützen.

Qualitätsmanagement bezieht sich auf die Produkte und Dienstleistungen, die ein Unternehmen seinen Kunden anbietet. Es bezieht sich aber auch auf Tätigkeiten und Prozesse innerhalb des Unternehmens. Denn diese machen fehlerfreie Produkte und Dienstleistungen erst möglich. Deshalb bedeutet Planung und Verbesserung des Qualitätsmanagements, dass durch geeignete Strukturen und Prozesse im Unternehmen ein vorbeugendes und prozessorientiertes Qualitätsmanagement betrieben wird. Dabei soll es vor allem darum gehen, dass Fehler erst gar nicht entstehen. Genau darauf sind viele Modelle, Methoden und Werkzeuge ausgerichtet.

  • Das EFQM-Modell der European Foundation for Quality Management sieht in Führung, Strategie, Mitarbeitern, Ressourcen und Prozessen die Grundlagen (Befähiger oder Enabler) für das Qualitätsmanagement. Sie sorgen dafür, dass die Ergebnisse, Produkte für die Kunden, Leistungen für die Beschäftigten und die Gesellschaft in der erwarteten Qualität erbracht werden.
  • Der Deming-Kreis mit seinen vier Phasen Plan, Do, Check, Act ist darauf ausgerichtet, Qualitätsmanagement und Prozesse kontinuierlich zu verbessern (siehe Abbildung 1). So sollen nach und nach Fehler ausgeschlossen werden.
  • Im Rahmen von Kaizen wurden zahlreiche Methoden und Werkzeuge entwickelt, um die kontinuierliche Verbesserung im Unternehmensalltag zu praktizieren. Auch hier geht es vor allem darum, Fehler zu vermeiden und die Prozessqualität zu optimieren.
Abbildung 1: Deming-Kreis oder PDCA-Zyklus als zentrales Element des Kaizen
Abbildung 1: Deming-Kreis oder PDCA-Zyklus als zentrales Element des Kaizen

Um das Qualitätsmanagement im Unternehmen kontinuierlich zu verbessern, wird immer nach den folgenden Schritten vorgegangen:

  1. Problem erkennen
  2. Problem beschreiben
  3. Problem analysieren
  4. Ursachen bestimmen
  5. Lösungen festlegen
  6. Lösungen umsetzen
  7. Lösungen und Ergebnisse überprüfen
  8. Lösungen verbessern

Für diese Schritte des Qualitätsmanagements gibt es zahlreiche Werkzeuge, von denen einige bewährte im Folgenden vorgestellt werden.

Praxis

Prozess zur Problemerkennung und Problemlösung

Zur allgemeinen Problemanalyse und Lösungsplanung eignet sich eine schrittweise und systematische Vorgehensweise, wie sie in der folgenden Excel-Vorlage dargestellt ist:

Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung mit dem RADAR-Prozess planen und umsetzen

Mit dem sogenannten RADAR-Prozess können Sie Maßnahmen zur Lösung von Qualitätsproblemen planen und umsetzen. Grundlage sind die Ziele (Results), die Sie erreichen wollen. Dann planen Sie das Vorgehen (Approach), die Umsetzung (Deployment) und die Bewertung des Erfolgs (Assessment). Nach der Umsetzung überprüfen Sie, ob die Ziele erreicht und die Ergebnisse eingetreten sind (Review).

Benchmarking für die Verbesserung des Qualitätsmanagements

Eine weitreichende Maßnahme zur Verbesserung der Produkte und Prozesse ist das Benchmarking. Hier vergleichen Sie die (fehleranfälligen oder schlechten) Leistungen Ihres Unternehmens oder eines Bereichs mit denen eines herausragend guten Benchmarking-Partners; das kann eine andere Abteilung in Ihrem Unternehmen oder ein externes Unternehmen sein. In der folgenden Excel-Vorlage finden Sie die einzelnen Schritte zur Vorgehensweise beim Benchmarking, das Sie damit planen können.

Produkte, Dienstleistungen und Prozesse prüfen

Die Prüfung von hergestellten Teilen oder Produkten ist ein wesentlicher Baustein und Grundlage des Qualitätsmanagements. Da sie recht umfangreich und aufwendig werden kann, sollte sie möglichst genau geplant werden, so dass mit wenig Aufwand möglichst viel erreicht wird – also keine fehlerhaften Teile in den nächsten Prozessschritt gelangen.

Im Rahmen der Prüfung werden mögliche Fehler sichtbar. Damit ist sie Voraussetzung dafür, dass Fehler und Probleme überhaupt erkannt werden. Die beiden folgenden Excel-Vorlagen helfen bei der Prüfplanung.

Problemerkennung, Fehlerreporting und Problembeseitigung

Wenn Fehler entstanden sind oder Produkte oder Lieferteile Mängel aufweisen, dann müssen Sie sofort aktiv werden. Sie setzen dann einen Fehler-Beseitigungsprozess in Gang. Dieser umfasst mehrere Schritte, die im Rahmen des sogenannten 4D-Reports (die kurze Variante) oder des 8D-Reports (die ausführliche Variante) dargestellt sind.

Damit dokumentieren Sie, wie Sie den erkannten Fehler und seine Ursachen beseitigen wollen. Im 4D-Report oder 8D-Report werden die einzelnen Schritte auch als „Disziplinen“ bezeichnet. Damit ist gemeint:

4D-Report

  • Problembeschreibung
  • Ad-hoc-Maßnahmen
  • Problemursache
  • Korrektur-Maßnahmen

8D-Report

  • Team "Problemlösung" bestimmen
  • Problem beschreiben
  • Ad-hoc-Maßnahmen
  • Fehlerursachen feststellen
  • Abstellmaßnahmen planen
  • Abstellmaßnahmen einführen
  • Fehlerwiederholung verhindern
  • Teamleistung würdigen

In den beiden folgenden Vorlagen können Sie Ihre geplanten Aktionen zum 4D- oder 8D-Reporting darstellen und erläutern.

Probleme im Prozess erkennen und Maßnahmen planen

Ein wichtiger Teil des Qualitätsmanagements ist, die Prozesse im Unternehmen zu durchleuchten und Probleme im Prozess zu erkennen und zu benennen. In einer einfachen Form können Sie mit der folgenden Excel-Tabelle solche Probleme festhalten und erste Maßnahmen zur Problembehandlung benennen.

Problemanalyse durch W-Fragen

Ist ein Qualitätsproblem erkannt und identifiziert, muss nach den Ursachen, Hintergründen und Rahmenbedingungen gefragt werden. Damit wird die Problemursache eingegrenzt und gefunden. Hilfreich sind Fragetechniken – zum Beispiel die sogenannten W-Fragen.

In den folgenden Excel-Vorlagen sind die wichtigsten sechs W-Fragen benannt; die sogenannte 6W-Methode mit: wer, was, wo, wann, wie, warum? In der ausführlicheren Form (6x6W-Fragen) wird jede W-Frage aus sechs unterschiedlichen Perspektiven gestellt. Damit suchen Sie gezielter nach Ursachen und Gründen für ein Problem im Qualitätsmanagement.

Aktivitäten für die laufende Verbesserung der Qualität im Unternehmen nach der Kaizen-Philosophie

Für die ständige Verbesserung der Qualität im Unternehmen steht die „Philosophie“ der kontinuierlichen Verbesserung beziehungsweise des Kaizen. Mehr dazu finden Sie in diesem Handbuch-Kapitel: Kaizen. Die Vorgehensweise und die wichtigen Schritte haben wir in folgender Vorlage aufgeführt:

Ordnung, Sauberkeit und Standardisierung als Grundlage für Qualität

Sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens sind an ihrem Arbeitsplatz und für ihren Arbeitsbereich für Ordnung, Sauberkeit und Standards verantwortlich. Orientierung und relevante Fragestellungen, um diese Vorgabe umzusetzen, bieten die sogenannten 5S und die 3Mu: Verschwendung, Überlastung, Abweichung. Damit werden Fehlerquellen oft schon vor ihrer Entstehung erkannt und beseitigt.

Verschwendung vermeiden

Mit der folgenden Excel-Vorlage können Sie bewerten, wie stark das Problem „Verschwendung“, Muda, in Ihrem Unternehmen beziehungsweise in Ihrem Bereich relevant ist und wo entsprechend Defizite bestehen.

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