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Projektmanagement

Projektdefinition

„Und als sie ihr Ziel aus den Augen verloren hatten, verdoppelten sie ihre Anstrengungen!“ (M. Twain)

Zielvereinbarung

Die Festlegung von Zielen sowie die entsprechende Differenzierung bzw. Ableitung von Teilzielen stellen einen entscheidenden Erfolgsfaktor im Projektmanagement dar. Eine klare, verständliche und präzise Zielformulierung gibt die Richtung vor, in die geplant werden muss. In der Regel geschieht dies über den schriftlichen Projektauftrag als Kontrakt zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Gleichzeitig sind Ziele die Kriterien für die Erfolgskontrolle, ohne die eine nachvollziehbare Beurteilung der Projektergebnisse nicht möglich ist.

Überlegen Sie für sich: Was ist ein Ziel? Woran lassen sich korrekt formulierte Ziele erkennen?




Ein Ziel beschreibt eine konkrete Vorstellung von einem in der Zukunft liegenden, wünschenswerten Zustand.

Ziele sollten

  • spezifisch,
  • messbar,
  • aktuell,
  • realistisch und
  • terminiert

angesetzt bzw. formuliert sein. Darüber hinaus sollten sie allen Beteiligten bekannt, akzeptiert sowie klar und nachvollziehbar sein.

„Es gibt viele Menschen, die über das Ziel streiten, aber nur wenige, die über das Ziel diskutieren und sich einigen“ (F. Nietzsche)

Unter einer Zielvereinbarung wird das

  • gemeinsame Festlegen
  • anzustrebender Ergebnisse
  • für einen bestimmten Zeitraum

verstanden, die in knapper, schriftlicher Form dokumentiert werden.

Nochmals wichtige Merkpunkte und Leitlinien für die Vereinbarung und Formulierung von Projektzielen:

  • Projekte erfolgreich abzuwickeln, setzt voraus, sich über Ziele einig zu sein. Setzen Sie sich frühzeitig mit den Zielen Ihres Projekts auseinander. Was soll in ein bis zwei Jahren anders sein als heute?
  • Sorgen Sie für eine vollständige Transparenz der Projekthintergründe. Klären Sie ab, welche Erwartungen der Auftraggeber hat. Gibt es Anzeichen für verdeckte Erwartungen vonseiten des Auftraggebers oder der vom Projekt Betroffenen?
  • Verwenden Sie Ihre Energie zunächst auf das Finden, Festlegen und Formulieren von Zielen.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele anspruchsvoll, aber auch erreichbar sind!
  • Überlegen Sie, wer oder was Ihnen bei der Zielerreichung behilflich sein und was oder wer die Zielerreichung behindern könnte.
  • Ziele sind überprüfbar, wenn sie bezüglich Inhalt, Quantität und Zeit keine Interpretationen zulassen und es darüber hinaus für die qualitative Bewertung der Zielerreichung Kriterien oder Indikatoren gibt (z. B. wie sich die Zufriedenheit von Mitarbeitern messen lässt ...).
  • Unterscheiden Sie zwischen Zielen einerseits und Aufgaben oder Maßnahmen andererseits.

Denken Sie an ein konkretes Projekt zurück, das Sie initiiert haben bzw. an dem Sie beteiligt waren – welche Zielkonflikte sind aufgetreten? Gab es eine Zielhierarchie oder eine Prioritätensetzung hinsichtlich der Ziele?




Projektauftrag und Projektbeschreibung

Ein detaillierter Projektauftrag bzw. eine detaillierte Projektbeschreibung umfasst im Wesentlichen:

  • die Gesamtzielsetzung des Projekts sowie entsprechende Teilziele,
  • die Verantwortung für das Projekt (Projektleitung) inkl. der zugeordneten Aufgaben und Kompetenzen,
  • die Ressourcen (Personal, Arbeitszeitkontingent, Budget), die zur Verfügung stehen,
  • den Termin- bzw. Zeitplan sowie entsprechende Meilensteine,
  • die Autorisierung des Projekts in Form des schriftlichen Kontrakts zwischen Auftraggeber und Projektleitung.

Projektstart

„Sage mir, wie ein Projekt beginnt, und ich sage dir, wie es endet.“

Überlegen Sie sich Antworten auf folgende Fragen: Wie kommen die Mitarbeiter eines Projekts auf denselben Informationsstand? Wer hat welche Aufgaben, Rollen, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen? Welche Vereinbarungen hinsichtlich der Zusammenarbeit im Projektteam sollen getroffen werden?




Selbst wenn Sie bei der Zusammensetzung des Teams die nötige Sorgfalt haben walten lassen – die Gruppe ist, so lehren uns die Erfahrungen aus der Gruppendynamik, nicht vom ersten Moment an arbeitsfähig. Sie benötigt Zeit, um sich zu formieren, um Erwartungen und Beziehungen, Rollen und Regeln zu klären.

Wird die Zeit für diesen Formierungsprozess nicht gegeben, so holen sich die Gruppenmitglieder diese Zeit im späteren Projektverlauf, oftmals allerdings in nicht erkennbarer Form. Zahlreiche unverständlich erscheinende Konflikte und Meinungsverschiedenheiten über scheinbar sachliche Probleme sind das Ergebnis.

Folgende Kommunikationsformen haben sich in der Startphase von Projekten bewährt:

  • Projekt-Start-Workshop
  • Kick-off-Meeting

Ziele eines Start-Workshops könnten unter anderem sein:

  • den noch unklaren Projektumfang und die diesbezüglichen Rahmenbedingungen zu klären,
  • Projektziele und Projektpläne zu entwickeln,
  • eine effiziente Projektorganisation und Projektstruktur aufzubauen,
  • Erwartungen in Bezug auf den Informationsfluss sowie die Zusammenarbeit im Team zu klären und entsprechende Absprachen zu treffen,
  • eine einheitliche Sprache und Kultur (Wir-Gefühl) bei allen Beteiligten zu entwickeln,
  • den Informationsfluss nach außen festzulegen (wie und in welcher Frequenz wird der Auftraggeber informiert?)

Folgende Menschen sollten daran teilnehmen:

  • Projektleiter bzw. Projektmanager,
  • Projektteam,
  • Nutzer bzw. Kunden der Projektergebnisse,
  • ggf. der externe Berater.

Wenn die Neuartigkeit und Komplexität des Projekts gering ist, hat sich anstelle eines Start-Workshops ein sogenanntes „Kick-off-Meeting“ bewährt. Im Unterschied zum erstgenannten Modell wird hierbei weniger Zeit dafür verwendet, um ein gemeinsames Wir-Gefühl zu entwickeln und um gemeinsam mögliche Potenziale und Konflikte frühzeitig zu erkennen.

Es geht vor allem um projektbezogene Informationen sowie um die im Projektteam zu verteilenden Aufgaben. Ein „Kick-off-Meeting“ empfiehlt sich bei Projekten, deren Ziele und Ausgangslage schon vor dem Start klar sind.

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