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Angebotsverfolgung und Projektsteuerung

Projekte im Zeitplan und Kostenrahmen steuern

Im Rahmen der Projektsteuerung wird überwacht, ob Projekte im Zeitplan bleiben, das Budget nicht überschreiten und zum gewünschten Ergebnis führen. Mit der hier vorgestellten Excel-Vorlage haben Sie alle diese Informationen im Blick.

 

Projekte erfassen und verfolgen

Angebote, für die ein Auftrag oder eine Bestellung vorliegt, werden zu einem Projekt. In der Tabelle PROJEKTSTEUERUNG wird der Projektverlauf verfolgt. Dazu werden folgende Informationen erfasst:

  • Projektstatus: Auftrag erteilt, in Arbeit, beendet, abgenommen, bezahlt
  • Projektstart
  • Projektende (Plan)
  • Projektende (geschätzt bzw. Ist)
  • Projektkosten (Plan)
  • Projektkosten (geschätzt bzw. Ist); sie ergeben sich aus der Tabelle MITLAUFENDE KALKULATION

Zeitplan verfolgen

Berechnet werden die geplante und die tatsächliche Projektdauer (in Tagen) aus dem Projektstart- und Projektende-Datum. Die berechnete Abweichung von Projektende (Plan) und Projektende (geschätzt) ist der zeitliche Projektverzug (in Tagen) zum aktuellen Zeitpunkt. Er kann sich durch den Projektverlauf immer wieder ändern. Das Projekt kann beschleunigt werden, oder es kann zu weiterem Verzug kommen. Erst am Ende des Projekts ergibt sich der tatsächliche Verzug, wenn das geplante Projektende mit dem tatsächlichen Projektende (Ist) verglichen wird.

Kostenverlauf überwachen

In gleicher Weise wird die Kostenabweichung ermittelt. Sie ergibt sich aus der Differenz aus Plankosten des Projekts, die im Allgemeinen der Auftragssumme abzüglich eines Gewinnzuschlags entsprechen sollten und damit dem Projektbudget entsprechen, sowie den Schätzkosten des Projekts zum aktuellen Zeitpunkt. Eine „positive“ Kostenabweichung bedeutet, dass das Projekt nicht das gesamte geplante Budget verbraucht. Es trägt zum Planergebnis (Gewinn) bei. Mit dem vollständigen Abschluss des Projekts ergibt sich das Projektergebnis aus dem Vergleich mit der Auftragssumme.

Projektsteuerung durch Plan-Ist-Vergleich

Die Plan-Werte werden mit den Schätz- beziehungsweise Ist-Werten verglichen, um Abweichungen sichtbar zu machen und rechtzeitig im Projektverlauf Maßnahmen einzuleiten, damit der tatsächliche Verlauf des Projekts dem geplanten entspricht.

Der Vergleich der Plan- und Ist-Werte zeigt auf, wie das Projekt durchgeführt wird. Er zeigt den Erfolg des Projekts. Abweichungen schlagen sich auf den Unternehmenserfolg nieder und sollten minimiert werden. Wenn die Abweichungen – wie mit dieser Excel-Vorlage – frühzeitig sichtbar werden, kann im laufenden Projekt gegebenenfalls gegengesteuert, und Korrekturmaßnahmen können ergriffen werden. Das ist Aufgabe der Projektsteuerung.

Mitlaufende Kalkulation

Grundlage für den Plan-Ist-Vergleich ist die mitlaufende Kalkulation. Sie erfolgt meistens in der Form, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit für das Projekt aufschreiben. In der Tabelle MITLAUFENDE KALKULATION wird der tatsächliche Zeitaufwand für jedes einzelne Projekt erfasst. Zudem wird die Zeit erfasst, die voraussichtlich bis zum Projektabschluss mit der Projektabnahme durch den Kunden, noch notwendig ist. Die Zeitbedarfe werden mit dem (durchschnittlichen) Stundensatz multipliziert. Daraus ergibt sich der Kostenaufwand (Ist und geschätzt) für das Projekt. Der wird in der Tabelle PROJEKTSTEUERUNG verfolgt.

Praxis

Mitlaufende Kalkulation durch Zeitaufschrieb

Für die Projektsteuerung müssen die Projektmitarbeiter festhalten, wie viel Zeit sie für welches Projekt aufgewendet haben. Das erfolgt am einfachsten mit einem Zeitaufschrieb. Nutzen Sie dafür eine der beiden Vorlagen.

Projektsteuerung durch Plan-Ist-Vergleich

Übertragen Sie die so dokumentierten Zeitaufwendungen in die Tabelle zur Projektsteuerung. Führen Sie auf dieser Grundlage einen regelmäßigen Soll-Ist-Vergleich für Ihr Projekt durch.

Für weitergehende Analysen zum Soll-Ist-Vergleich können Sie auch die folgenden Excel-Vorlagen nutzen (aus dem Handbuch-Kapitel Projektmanagement mit Excel).

Abweichungen mit dem Burndown-Chart sichtbar machen

Ein anschaulicher Vergleich zwischen Soll und Ist bezüglich Zeit oder Kosten ergibt sich aus dem sogenannten Burndown-Chart (siehe Abbildung 2).

Abbildung 2: Burndown-Chart für die Budgetüberwachung
Abbildung 2: Burndown-Chart für die Budgetüberwachung
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