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Projektmanagement

Projektplanung

Projektplanung

  • ist ein schrittweiser Prozess, der bereits in der Phase der Projektdefinition mit geringer Planungstiefe beginnt, und im Laufe des Projektes immer detaillierter wird;
  • muss grundsätzlich einen Kompromiss finden zwischen dem, was planbar ist und dem, was geplant werden muss;
  • setzt voraus, dass eine klare Zielsetzung für das Projekt vorliegt.

Zweck der Projektplanung ist es

  • komplexe Vorhaben durch Teilpläne zu gliedern und übersichtlich zu machen;
  • das Projektgeschehen aufgrund einer systematischen Analyse aller vorhersehbaren Einflussfaktoren so gut wie möglich vorauszusehen;
  • die Folgen alternativer Handlungsmöglichkeiten auf die Kosten- und Terminentwicklung bereits im Stadium der Entscheidungsvorbereitung sichtbar machen;
  • eine rationelle Gestaltung des Projektablaufs zu ermöglichen;
  • die Arbeit einzelner Mitarbeiter oder Bereiche so aufeinander abzustimmen, dass Doppelarbeiten vermieden werden;
  • die Mitarbeiter über das Vorhaben und die Planziele zu informieren;
  • realistische Soll-Vorgaben für Aufwand, Termine, Ressourcen usw. zu ermitteln und damit die Voraussetzung zur Projektüberwachung und Projektsteuerung zu schaffen.

Für das operative Projektmanagement kann der allgemeine Projektstrukturplan in einen konkreten Ablaufplan oder Maßnahmenplan überführt werden. Zur Übersicht kann der folgende allgemeine Ablauf- oder Maßnahmenplan dienen. Zur Spezifikation muss die Termin- und Kostenplanung ergänzt werden.

Terminplanung

Terminplanung gibt Auskunft über folgende Fragen:

  • Welche Zeit wird das Projekt unter Berücksichtigung der für die einzelnen Vorgänge benötigten Zeit in Anspruch nehmen?
  • Welche Vorgänge bestimmen die Projektdauer?
  • Zu welchen Terminen müssen die einzelnen Vorgänge beginnen, und wann müssen sie abgeschlossen sein, wenn die vorgegebene Projektdauer eingehalten werden soll?
  • Welche Auswirkungen haben zeitliche Verschiebungen und Verkürzungen bzw. Verlängerungen von Vorgängen auf die Projektdauer?

Vorgehensweise zur Terminplanung:

1. Detaillierung der Aufgabenpakete

  • Auflösen der Arbeitspakete in Vorgänge
  • Zusammenstellung sämtlicher Vorgänge zu einer Vorgangsliste

2. Festlegen der Abläufe und Erstellung des Ablaufplans: Für jeden Vorgang sind möglichst alle drei Fragen zu beantworten:

  • Welche Vorgänge müssen abgeschlossen sein, bevor dieser Vorgang beginnen kann?
  • Welche Vorgänge können gleichzeitig mit diesem Vorgang ausgeführt werden?
  • Welche Vorgänge können nicht begonnen werden, bevor dieser Vorgang abgeschlossen ist?

3. Überführung des Ablaufplans in den Terminplan: Hierbei sind folgende Fragen zu beantworten:

  • Wie lange dauern die einzelnen Vorgänge?
  • Wann können die Vorgänge frühestens beginnen und enden, wenn die Projektdauer eingehalten werden soll?
  • Wann müssen die Vorgänge spätestens beginnen und enden, wenn die Projektdauer eingehalten werden soll?
  • Wo sind Zeitreserven vorhanden, wo fehlen sie?

Gebräuchliche Verfahren der Termin- und Ablaufplanung sind:

Terminplan

Zeigt die wichtigsten Vorgänge mit ihren geschätzten Dauern und den Start- und Endterminen in Form einer Liste (meist nach aufsteigenden Terminen sortiert).

Meilensteinpläne

Sind ereignisorientierte Terminübersichten, aus denen ersichtlich ist, wann bestimmte, für das Projekt wichtige Aufgaben, Vorgänge, Aktivitäten zu erreichen sind.

Balkenpläne (Gantt-Diagramme)

Stellen auf einer Zeitachse als Balken dar, wie lange einzelne Projektphasen und Arbeitspakete dauern, wodurch die Arbeitsschritte in ihrer Zeitfolge grafisch veranschaulicht werden.

Netzpläne

Sind die grafische Darstellung der Ablaufstrukturen im Projekt, welche die logische und zeitliche Aufeinanderfolge der Einzelarbeiten veranschaulicht.

Methoden zur Aufwands- und Kostenschätzung

Detaillierte Aufwandsschätzung

Planung bzw. Schätzung aller relevanten Aufwendungen für jedes einzelne Arbeitspaket. Nur auf der Basis von Projektstrukturplan und definierten Arbeitspaketen sinnvoll.

Parametrische Aufwandsschätzung

Hinreichend genaue Ermittlung der Projektaufwendungen mit mathematischen Gleichungen unter Verwendung relativ weniger, repräsentativer Einflussgrößen.

Analogiemethode

Kostenvergleiche und Bestätigung von Kostenschätzungen durch den Vergleich mit ähnlichen, bereits abgeschlossenen Projekten.

Kennzahlenmethode

Ableitung aussagekräftiger und vergleichsfähiger Kennzahlen aus abgeschlossenen Projekten (z. B. Aufwand in Std./Fläche (qm) für einen Fliesenleger).

Intuitive Schätzung

Einzel- oder Gruppenschätzung von Aufwandsgrößen durch Experten. Qualität der Schätzangaben wesentlich von Erfahrung der befragten Experten abhängig.

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