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Projektmanagement-Handbuch erstellen

Projektrahmen festlegen und erläutern

Dieses Projektmanagement-Handbuch zeigt als Muster und Vorlage, welche Inhalte in einem Projektmanagement-Handbuch enthalten sein sollten. Sie können diese Vorlage nach Bedarf auf Ihre Unternehmensspezifika anpassen. Unter dem Aspekt Projektrahmen sollten Sie beschreiben, welchen Zweck das Projektmanagement-Handbuch erfüllt, wie Projekte in Ihrem Unternehmen organisiert werden und welche Personen und Abteilungen üblicherweise an Projekten beteiligt sind.

Funktion des Projektmanagement-Handbuchs

In einem Projektmanagement-System ist das Projektmanagement-Handbuch ein wichtiges methodisches Element. Es zeigt, wie Projekte durchgeführt werden sollen. Ein Projektmanagement-Handbuch schafft die Grundlagen für die Bewältigung der zahlreichen Aufgaben in Projekten. Es legt die Verfahrensabläufe fest und hilft, die Effizienz der Projektarbeit zu verbessern. Ein Projektmanagement-Handbuch entlastet somit alle Projektbeteiligten.

StichwortProjektmanagement-Handbuch

Ein Projektmanagement-Handbuch (PM-Handbuch) ist eine „Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten“. Maßgebliche Norm dafür ist die DIN 69905. Ein PM-Handbuch sollte möglichst pragmatisch und verständlich gehalten werden. Mögliche Inhalte sind:

  • Projektkriterien: Was ist ein Projekt?
  • Projektarten und Projektkategorien
  • Projektorganisation und Projektrollen
  • Projektmanagement-Glossar mit unternehmensspezifischer Terminologie
  • Formulare, Vorlagen und Checklisten

Hier finden Sie ein Projektmanagement-Handbuch als Muster und Vorlage für Ihre Projektorganisation. Wenn Sie dieses Handbuch-Kapitel und die Vorlagen herunterladen und nutzen, können Sie daraus einfach und schnell ein spezielles Projektmanagement-Handbuch für Ihr Unternehmen und Ihre Projektorganisation erstellen.

Für das Projektmanagement selbst nutzen Sie die Handbuch-Kapitel und Vorlagen im Handbuch-Abschnitt „Projektmanagement”.

1. Zweck und Anwendungsbereich

Zweck

Dieses Projektmanagement-Handbuch hilft,

  • Professionalität im Aufbau einer Projektorganisation zu bekommen
  • Sicherheit beim Vorgehen in Projekten zu schaffen
  • einheitliche Begriffe zu verwenden
  • die richtigen Methoden einzusetzen
  • wirtschaftliche Risiken zu vermeiden

Damit hilft dieses Projektmanagement-Handbuch, erfolgreiche Projektarbeit zu leisten.

Gültigkeit

Dieses Handbuch ist verbindlich für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Dienstleister und Lieferanten, die im Auftrag der Muster AG in Projekte eingebunden sind.

2. Projektorganisation

Rahmen

In der Muster AG werden die zu realisierenden Projekte neben der Linienorganisation durchgeführt. Das heißt, die Projektbeteiligten können weiter Linienfunktionen wahrnehmen. Die jeweilige Führungskraft muss dafür Sorge tragen, dass die Projektbeteiligten für die zu Projektbeginn kalkulierten Zeiten freigestellt werden.

Kapazitäten

Bei konkurrierenden Anforderungen aus dem Projekt und aus der Linie heraus hat die Projektarbeit im Rahmen der vorgegebenen und von der Geschäftsführung genehmigten Zeiten Vorrang. Sind nicht geplante Supportaufgaben zu erledigen, die die Projektarbeit behindern, so müssen diese von der zuständigen Abteilungsleitung genehmigt werden. Unstimmigkeiten sind mit der nächsten Führungsebene zu regeln.

Verrechnung der Kosten

Grundsätzlich sind alle Kosten, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen, unter der Auftragsnummer, die in der Vorbereitungsphase vergeben wird, zu sammeln.

Aufbau

Grundsätzlich besteht die Projektorganisation aus nachfolgenden Rollen:

  • dem Kunden
  • dem Ideen-Coach
  • der Projektleitung
  • den Projektteammitgliedern
  • dem Lenkungsausschuss (Entscheidungs- und Kontrollgremium)

Je nach Einstufung der Tätigkeiten in Aufgaben im Tagesgeschäft, Auftrag oder Projekt können die Rollen von unterschiedlichen Personen oder Institutionen besetzt sein.

3. Rollen im Projekt

Kunde

Kompetenz

Kompetenz, die Anforderungen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter zu formulieren (Erwartungsmanagement-Kompetenzen) sowie das Projektvorhaben einem Lieferanten unter Berücksichtigung des bestmöglichen Projektnutzens zu übertragen.

Aufgabe
Vertritt die Interessen derjenigen, die mit den Produkten des Projekts arbeiten werden (einschließlich Betrieb und Wartung), die mit den Produkten ein Ziel erreichen werden oder die mit den Produkten einen bestimmten Nutzen erzielen wollen.

Verantwortung
Gewährleistung, dass die auf Benutzerseite mit dem Projekt angestrebten Ergebnisse spezifiziert sind.

Ideen-Coach

Kompetenz
Kompetenz bei der Beurteilung der Fachaufgabe.

Wird eingesetzt von
Selbst oder Gruppe.

Aufgabe
Entwickelt die Projektidee bis zum ersten Termin im Lenkungsaus­schuss

Verantwortung
Idee muss dem Lenkungsaus­schuss bekannt sein.

Projekt­leitung

Kompetenz
Erfahrung in der Projektarbeit, Ziel- und Ergebnisorientierung, Führungserfahrung, Sozial- und Methodenkompetenz.

Wird eingesetzt von
Lenkungsaus­schuss

Aufgabe
Einhaltung der Qualität der Ergebnisse, der Kosten und Termine, Steuerung der Ressourcen des Projekts.

Verantwortung
Projektdurch­führung in Qualität, Zeit und Budget.

Projektteammitglied

Kompetenz
Bezogen auf die Projektaufgabe, Methodenkompetenz.

Aufgabe
Qualität der Ergebnisse, der Kosten und Termine in der Fachaufgabe.

Verantwortung
Qualität, Zeit und Budget.

Lenkungsausschuss

Kompetenz
Urteilsvermögen über die Qualität der erarbeiteten Ergebnisse, deren Wirtschaftlichkeit und der aufgewendeten Kapazitäten, sowie über das Vorgehen im Projekt.

Wird eingesetzt von
Definiertes Team gemäß Qualititäts­kriterien des Unterneh­mens Muster AG.

Aufgabe
Einstufung des Projekts, Freigabe der Konzeptions- und Realisierungs­phase, Genehmigung der benötigten Kapazitäten, Beurteilung der Meilensteine und der Ergebnisse des Projekts.

Verantwortung
Coaching und Controlling der Phasen, Abnahme der Meilensteine und der Ergebnisse.

Praxis

Projektmanagement-Handbuch anpassen

Nutzen Sie die folgende Vorlage als Muster für Ihr Unternehmen und Ihre Projektorganisation. Passen Sie die Vorlage an, bezüglich:

Zweck und Anwendungsbereich

In der Einleitung können Sie das Ziel und die Funktion des Projektmanagement-Handbuchs modifizieren. Zum Beispiel:

  • im Bereich Softwareentwicklung: Optimales Management knapper Ressourcen
  • im Anlagenbau: Einhaltung von Projektterminen

Projektorganisation

Ergänzen Sie, wie die Stellung von Projekten im Verhältnis zur Linie ist:

  • Welche Tätigkeiten haben Vorrang? Bei produzierenden Unternehmen sind es im Allgemeinen die Linienaufgaben, bei Dienstleitungsunternehmen meist die Projektaufgaben.

Beteiligte an Projekten

Legen Sie fest, welche Personen und Abteilungen üblicherweise an Projekten beteiligt sind und wie diese organisatorisch im Projekt sowie in der Trägerorganisation eingebunden werden. Das können sein: 

  • interner oder externer Auftraggeber
  • Kernteam mit Projektleitung
  • Lenkungsausschuss, Management- oder Beratungsgremium

Fügen Sie hinzu, welche Organisationseinheiten das sind. Nutzen Sie dabei auch die in Ihrem Unternehmen üblichen Begriffe.

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