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Projektmanagement

Projektüberwachung

Projektsteuerung und Projektcontrolling

Die Projektplanung kann den tatsächlichen Projektverlauf nur theoretisch vorwegnehmen. Eine Steuerung und Überwachung in der Realisierungsphase kann daher immer nur so gut sein, wie die vorangegangene Planung war. Es kann zu Abweichungen zwischen dem realen Projektablauf IST und der Planung SOLL kommen.

Projektsteuerung – als konsequente Fortführung der Projektplanung in der Realisierungsphase – beinhaltet alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um

  • das Projekt im Rahmen der Planungswerte abzuwickeln,
  • die Projektplanung ständig weiter zu verbessern,
  • dem Projektziel „step by step“ näher zu kommen.

Welche Gründe können zu einer Abweichung zwischen IST und SOLL führen? Denken Sie an ein konkretes Projekt zurück!




Controlling ist eine englische Wortschöpfung und lässt sich am ehesten mit steuern und lenken übersetzen. Wer steuert blickt in die Zukunft, versucht künftige Entwicklungen oder Schwierigkeiten vorherzusehen und diese in sein Kalkül einzubeziehen. Dies gelingt jedoch nur, wenn man über die aktuelle Situation Bescheid weiß und regelmäßig alle notwendigen Informationen erhält. Mit anderen Worten: Das einzige, was der Controller kontrolliert, ist zunächst die Sicherung des Informationsflusses. Seine Aufgabe ist es, künftige Schwierigkeiten zu erkennen und Störungen aufzudecken, bevor sie zur Gefahr für einzelne Projektziele werden.

Die Projektsteuerung ist eine kontinuierliche Aufgabe während der gesamten Projektlaufzeit. Letztlich geht es darum, dass

  • die vorgegebenen Ergebnisse erreicht,
  • die kalkulierten Kosten eingehalten,
  • die geforderten Fertigstellungstermine nicht überschritten werden.

Diese drei Parameter – Ergebnisse, Kosten und Termine – müssen daher gleichermaßen und permanent überwacht werden.

Was lässt sich steuern?

  • Der gesamte Leistungsumfang, z. B. könnten die Projektziele verändert oder neu definiert werden, Teilaufgaben gestrichen werden
  • Ressourcen (Personal, Finanzen), z. B. durch Einsparungen, Akquirierung zusätzlicher Mittel, Erhöhung oder Veränderung der Mitarbeiterkapazität
  • Zeitbudget, z. B. Verlängerung der Projektdauer oder Verdichtung von einzelnen Arbeitspaketen

Nützliche Instrumente für die Projektsteuerung können sein:

  • Projektauftrag
  • Teambesetzung
  • Arbeitsverteilung
  • Einrichtung einer Steuergruppe
  • Kostenplan
  • Kapazitätsplan
  • Terminplan
  • Projektstart/ Kick-off-Meeting
  • Zwischenberichte/regelmäßige Fortschrittsbesprechungen (SOLL/IST-Analyse, schriftliches Berichtswesen)
  • Tagesordnungen
  • Meilensteine/Teilziele
  • Informationsaustausch/Vernetzung mit der Regelorganisation
  • Führung eines Arbeitspaketstatus
  • Projektbilanz
  • Abschlussbericht und Abschlusssitzung

Welche Instrumente der Projektsteuerung kennen Sie? Überlegen Sie, welche Steuerungsinstrumente im Rahmen Ihres Projekts wirkungsvoll einzusetzen sind und wie Sie deren Einsatz organisieren!




Je früher Sie Abweichungen zwischen geplantem und tatsächlichem Projektverlauf feststellen, desto einfacher und kostengünstiger lassen diese sich in der Regel beheben. Spätestens an den Meilensteinen wird das bisherige Ergebnis danach beurteilt werden müssen, ob

  • das Projekt nach Plan weiterlaufen kann,
  • mit veränderter Zielsetzung weitergearbeitet,
  • oder das Projekt abgebrochen wird.

Kann das Projekt sinnvoll nicht mehr erreicht werden, weil z. B. die beschlossenen und eingeleiteten Maßnahmen keine Erfolg haben, hüten Sie sich davor, dies zu verschleiern oder sich und das Team weiter unter Erfolgsdruck zu setzen. Finden Sie Mut, das Projekt abzubrechen. Sie verhindern damit Investitionsruinen, die Ihr Unternehmen und die Projektbeteiligten unnötig belasten.

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