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Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl

Prozess der Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl

Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl sind wichtige Teilprozesse des übergeordneten Beschaffungsprozesses. Sie umfassen je nach Bedeutung der zu beschaffenden Produkte und Dienstleistungen mehrere Schritte und Aufgaben. Zunächst sollte mit einem Konzept oder im Rahmen eines Projekts ermittelt und geplant werden, wie dieser Prozess der Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl gestaltet werden soll.

Prozessschritte in der Übersicht

Folgende Prozessschritte müssen geplant werden:

  1. Bedarfe bestimmen: Was soll von Lieferanten beschafft werden?
  2. Erfolgsfaktoren festlegen: Welche Kriterien sind für die Auswahl wichtig?
  3. Lieferanten identifizieren: Wer steht als möglicher Lieferant zur Verfügung?
  4. Lieferant bewerten: Wer erfüllt die Kriterien am besten?
  5. Lieferant auswählen: Welche Regelungen und Vertragsbedingungen sind relevant?
  6. Zusammenarbeit gestalten: Wie funktioniert sie und wie kann sie verbessert werden?

Diesen Prozess sollten Sie in angemessener Form in Ihrem Unternehmen als Teilprozess der Beschaffung planen und implementieren. Die folgende Abbildung 2 zeigt die wichtigen Schritte dieses Prozesses in der Übersicht. Sie zeigt auf, dass die kontinuierliche Verbesserung der Zusammenarbeit mit Lieferanten ein wichtiges Ziel des Prozesses ist. Selbst mit Lieferanten, mit denen Ihr Unternehmen schon lange zusammenarbeitet, können regelmäßig Verbesserungen identifiziert und umgesetzt werden. Dazu werden die Leistungsmerkmale und Anforderungen aktualisiert, und der Lieferant wird im Rahmen eines Lieferanten-Audits regelmäßig bewertet. Von Lieferanten, die den Anforderungen nicht (mehr) genügen, müssen Sie sich trennen – und alternative Anbieter suchen.

Abbildung 2: Prozess des Lieferantenmanagements
Abbildung 2: Prozess des Lieferantenmanagements

Anforderungen an die Prozessbeschreibung

Der Detaillierungsgrad, mit dem Sie die einzelnen Schritte und die Aufgaben in diesem Prozess beschreiben, sollten der zu beschaffenden Leistung und ihrem Wert für Ihr Unternehmen angemessen sein. Die Bedeutung können Sie beispielsweise mit der ABC-Analyse ermitteln.

Gegebenenfalls sind spezielle Zwischenschritte notwendig, die Sie ebenfalls planen und beschreiben müssen. Beispiel: Bevor ein Lieferant ausgewählt wird, werden Erstmuster geprüft oder die Lieferung einer Testserie vereinbart.

Der Prozess sollte vor allem dazu beitragen, dass alle Beschaffungen und Einkäufe im Unternehmen klar geregelt sind. Nur dann können große Einsparpotenziale erschlossen werden; und nur dann ist die Zusammenarbeit mit Lieferanten sicher und zuverlässig. Ungeordnete, willkürliche und freihändige Beschaffungen in Unternehmen führen nicht nur zu hohen Kosten, sondern bergen auch ein Risiko. Mit einer klaren und angemessenen Prozessgestaltung vermeiden Sie den sogenannten „Maverick Buy“, das sind die nicht über den Einkauf abgewickelten, vornehmlich indirekten Beschaffungen aus den Fachabteilungen heraus, bei denen Lieferanten auch „willkürlich“ beauftragt werden.

StichwortMaverick Buying

Maverick Buying meint das „wilde Einkaufen“. Dabei werden Bedarfe in den Fachabteilungen „spontan“ in Kaufentscheidungen überführt. Es gibt keine Koordination zwischen den Fachabteilungen. Lieferanten werden beliebig ausgewählt und beauftragt. 

Prozessschritte im Detail planen

Prozesse sind immer sehr speziell auf die Ziele und Aufgaben im Unternehmen ausgelegt, um die es jeweils geht. Für Planung, Gestaltung, Implementierung und Betrieb eines Prozesses gelten die Regeln des Prozessmanagements. Zur Beschreibung eines Prozesses und der einzelnen Prozessschritte müssen Sie festlegen:

  • Verantwortlich: Eine Person ist als „Process-Owner“ für die Durchführung des Prozesses insgesamt verantwortlich. Meistens ist dies die oder der Fachvorgesetzte des betreffenden Bereichs.
  • Sender: stößt den Prozess an
  • Input: notwendige Ressourcen und Informationen vom Sender oder aus anderen Quellen, um die Aktivitäten richtig durchzuführen
  • Aktivitäten/Aufgaben: beschreiben, was in diesem Prozessschritt alles ausgeführt wird
  • Output: Ergebnisse der Aktivitäten als Produkt, Dienstleistung oder Information
  • Empfänger: erhält das Ergebnis als Anstoß für den nächsten Prozessschritt

Die verantwortliche Person oder Stelle für den Prozess „Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl“ ist meist dem Bereich „strategischer Einkauf“ oder „Beschaffung“ organisatorisch eingebunden. Sender, Initiator oder Auslöser des Prozesses sind in den meisten Fällen Fachabteilungen wie:

  • Produktentwicklung, die mit der Entwicklung und Konstruktion eines Produktes feststellt, dass ein spezielles Material beschafft werden muss, das bislang im Unternehmen nicht verwendet wurde; gegebenenfalls geht die eine Prüfung und Entscheidung zur Frage „Eigenfertigung oder Fremdbezug“ voraus.
  • Produktion, die spezielle Betriebsstoffe oder Maschinen als Neubeschaffung, Ersatzbeschaffung oder Erweiterung benötigt.
  • IT-Abteilung, die Computer oder Software-Programme beschaffen will.
  • Personalentwicklung, die eine Trainerin oder einen Trainer für Schulungen sucht.
  • Geschäftsleitung, die eine Beraterin oder einen Berater für Rechtsfragen oder strategische Pläne benötigt.

Prozessschritte im Detail beschreiben

In der Prozessbeschreibung werden die Informationen und Werkzeuge genannt, die als Input für den einzelnen Prozessschritt notwendig sind; das kann beispielsweise ein Anforderungskatalog der Fachabteilung als Initiator sein.

Dann werden die einzelnen Aufgaben im Prozessschritt soweit erläutert, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die eine Aufgabe erfüllen sollen, wissen, was zu tun ist. Die Aufgabenbeschreibung kann in der Stellenbeschreibung verankert werden oder in Form von Arbeitsanweisungen, Handbüchern oder Checklisten dokumentiert sein.

Schließlich wird in der Prozessbeschreibung dargestellt, welche Informationen oder Ergebnisse aus dem Teilprozess entstehen sollen und an wen diese weitergegeben werden (Output und Empfänger). Abbildung 3 zeigt dies an einem Beispiel.

Abbildung 3: Prozessbeschreibung der Lieferantenauswahl (Beispiel)
Abbildung 3: Prozessbeschreibung der Lieferantenauswahl (Beispiel)

Prozess Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl umsetzen

Wenn Sie die Prozessschritte zur Lieferantenauswahl geklärt und beschrieben haben, müssen Sie den Prozess implementieren und standardisieren. Dazu zählen:

  • Verankern Sie den Prozess zur Lieferantenauswahl in Ihrem Unternehmen.
  • Beschreiben Sie dazu den Prozess und erstellen Sie entsprechende Arbeitsanweisungen.
  • Erstellen Sie Checklisten und Vorlagen zum Prozess.
  • Passen Sie Hardware und Software für diesen Prozess an und stellen Sie die notwendige IT zur Verfügung.
  • Schulen Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Praxis

Prozess der Lieferantenauswahl definieren, implementieren und standardisieren

Erarbeiten Sie für Ihr Unternehmen das Konzept für die Lieferantenbewertung, Lieferantenauswahl und das Lieferantenmanagement. Unterscheiden Sie dabei nach der Bedeutung der zu beschaffenden Produkte oder Dienstleistungen sowie der einzelnen Lieferanten.

Klassifizieren Sie die Produkte mithilfe der ABC-Analyse. Prüfen Sie dann für die ausgewählten Produkte und Dienstleistungen:

  • Wie sieht der Prozess der Lieferantenauswahl und der Lieferantenbewertung aus?
  • Was sind die einzelnen Teilschritte in Ihrem Fall?
  • Welche Informationen werden benötigt?
  • Welche Stellen sind mit den Aufgaben des Prozesses und der einzelnen Schritte betraut?
  • Was sind die Aufgaben im Einzelnen?
  • Welche Anpassungen im Bereich Organisation und Technik (IT) müssen erfolgen?
  • Welche Hilfsmittel der Organisation werden benötigt? Stellenbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Handbücher, Dokumentationen, Checklisten, Vorlagen?
  • Wie müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter instruiert und geschult werden?
  • Wie sorgen Sie dafür, dass alle Beschaffungen nach diesen Prozessstandards ablaufen und „Maverick Buying“ vermieden wird?

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