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Personalbeschaffung

Prozess der Personalbeschaffung

Der erste Schritt zur Besetzung einer freien Position im Unternehmen ist das Anforderungsprofil für die Stelle. Alle weiteren Schritte im Prozess der Personalbeschaffung leiten sich daraus ab. Doch nicht alle Stellen sind gleichermaßen relevant. Oft sind besonders wichtige Positionen schwierig zu besetzen. Deshalb müssen alle Stellen nach strategischer Relevanz geprüft werden, und es braucht eine verantwortliche Person für den Personalbeschaffungsprozess.

Viele Unternehmen befinden sich im Wettstreit um Fachkräfte, Talente oder einfach um diejenigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ideal zu ihrem Unternehmen und zu der Stelle passen, die neu besetzt werden soll. Noch werden keine Ablöseprämien wie im Sport bezahlt. Aber das Angebot an guten Leuten wird zusehends knapper.

Zudem ist das Auswahlverfahren sehr zeitaufwendig und teuer. Denn wer es sich zu einfach macht, stellt nach kurzer Zeit fest, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter doch nicht so recht passt. Dabei muss es nicht nur an deren Qualifikation und Eigenschaften liegen. Oft haben die Unternehmen und die verantwortlichen Personalmanager es versäumt, das Profil der Stelle klar zu beschreiben. Dann wundert es nicht, wenn sich beide Seiten nach kurzer Zeit wieder trennen.

Anforderungsprofil erstellen ist der erste Schritt

Die wichtigste und zugleich oft schwierige Aufgabe der Personalbeschaffung stellt sich gleich zu Beginn des Personalbeschaffungsprozesses: Was soll die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter im Unternehmen tun und was muss die Person dafür mitbringen? Nur wer ein klares Anforderungsprofil hat, kann die passende Person finden. Alle weiteren Schritte im Prozess der Personalbeschaffung leiten sich daraus ab und schließen sich an. Dazu gehören:

  • Stellenausschreibung formulieren
  • Stellenausschreibung bekanntmachen
  • Bewerbungen sichten und beurteilen
  • Bewerbungsgespräche führen und Auswahlinstrumente einsetzen
  • Entscheidung treffen
  • neue Mitarbeiterin oder neuen Mitarbeiter einarbeiten

StichwortPersonalbeschaffung

Die Personalbeschaffung im weiteren Sinn oder die Personalgewinnung umfasst die Aktivitäten eines Unternehmens, um den Personalbedarf in quantitativer, qualitativer, zeitlicher und räumlicher Hinsicht zu decken. Ziel der Personalbeschaffung ist es, die idealen und passenden Bewerber mit vertretbarem Aufwand zu finden, deren Eignung zu prüfen und beiderseitige Interessen und Vorstellungen zu vergleichen und abzustimmen.

Warum Personalbeschaffung?

Die Gründe, warum Unternehmen neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter suchen, können vielfältig sein. Wenn die Arbeitslast steigt, muss der Personalbestand aufgestockt werden. Oder eine Mitarbeiterin hat das Unternehmen verlassen und die Stelle muss wieder besetzt werden. Größere Unternehmen schaffen sich auch einen Pool von Nachwuchskräften, die zunächst allgemein im Unternehmen eingesetzt werden und dann Führungspositionen übernehmen sollen.

Unter Kostengesichtspunkten hinterfragen viele Unternehmen, ob eine Stelle überhaupt notwendig ist oder wieder besetzt werden soll. Um eine bestehende oder neu geschaffene Stelle optimal zu besetzen, sollte deshalb deutlich werden, welche Werte mit der Stelle und durch den Stelleninhaber für das Team, die Abteilung oder das Unternehmen geschaffen werden.

Kandidaten aus dem eigenen Unternehmen – ja oder nein?

In jedem Fall lohnt es sich zu prüfen, ob eine Stelle wirklich außerhalb des Unternehmens ausgeschrieben werden soll. Manchmal finden sich geeignete Kandidaten im eigenen Unternehmen, die eine neue Stelle gerne übernehmen oder deren alte Stelle wegrationalisiert wurde.

Personalbeschaffung auf Veränderungsziele ausrichten

In der Neubesetzung oder Einrichtung einer Stelle steckt erhebliches Veränderungspotenzial. Das wird von den Unternehmen sehr oft unterschätzt oder gar nicht beachtet. Sie verpassen die Chance, Abläufe zu verbessern oder die Leistungen eines Arbeitsbereichs deutlich zu verbessern, indem die Personalbeschaffung explizit auf die Veränderungsziele ausgerichtet wird.

Bedeutung einer Stelle prüfen

Welche Bedeutung eine Stelle im Unternehmen hat, lässt sich schließlich in ihrer „strategischen Relevanz“ zusammenfassen. Die strategische Relevanz soll in einem Indikator sichtbar machen, wie sich eine „gute“ oder „schlechte“ Besetzung dieser Stelle für den Erfolg eines Unternehmens auswirken kann. Wenn zudem deutlich wird, dass gerade für eine strategisch wichtige Stelle kaum oder keine geeigneten Kandidaten am Arbeitsmarkt verfügbar sind, dann muss das Unternehmen gegebenenfalls spezielle Maßnahmen zur Besetzung der Stelle ergreifen; zum Beispiel die Einschaltung einer Personalberatung oder eins Head-Hunters.

Wer im Personalbeschaffungsprozess beteiligt ist

Wenn Sie den Prozess der Personalbeschaffung starten, sollten Sie systematisch vorgehen und die zentralen Faktoren klären. Sonst brauchen Sie lange, bis Sie einen geeigneten Kandidaten gefunden haben und müssen im schlimmsten Fall viel Lehrgeld zahlen. Viel Lehrgeld zahlen Sie vor allem, wenn Sie feststellen, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter ein Fehlgriff war. Die Personalbeschaffung ist ein Prozess, an dem mehrere Personen im Unternehmen mitwirken. Das können sein:

  • die oder der Vorgesetzte der künftigen Mitarbeiterin oder des künftigen Mitarbeiters
  • die Kollegen
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Personalabteilung
  • Betriebsrat
  • Geschäftsführung

Personalbeschaffungsprozess braucht Prozessverantwortlichen

Da gute Bewerberinnen und Bewerber in speziellen Bereichen wie der Softwareentwicklung inzwischen knapp werden, können sie sich ihre nächste Arbeitsstelle aussuchen. Umso wichtiger ist es, dass sich das Unternehmen gegenüber den Bewerbern als attraktiv und professionell präsentiert. Dem steht entgegen, dass der Prozess der Stellenbesetzung oft sehr lange dauert. Entscheidungen werden zu lange hinausgezögert. Um das zu vermeiden, ist eine gute Planung entscheidend. Die Personalberaterin Renate Schuh-Eder weist auf die Knackpunkte hin:

„Wenn vom ersten bis zum zweiten Gespräch drei Wochen und bis zur Entscheidung noch einmal ein Monat vergehen, freuen sich die Unternehmen, die ihre Prozesse im Griff haben. … Das richtige Recruiting-Tool und den richtigen Mix wählen, genügend Zeit in die Beschreibung der Position investieren, alle Entscheider mit ins Boot nehmen und klare Zeitpläne setzen. Eine Stellenbeschreibung zu veröffentlichen, wenn der Fachvorgesetzte demnächst drei Wochen in Urlaub geht, ist hinausgeworfenes Geld.“

[SZ, 9.8.2008]

Um den Prozess der Personalbeschaffung zu straffen, ist es wichtig, einen „Prozessverantwortlichen“ zu bestimmen. Die verantwortliche Person legt klar fest, wer welche Zuarbeit leisten muss und treibt den „Personalbeschaffungsprozess“ zielstrebig voran.

Praxis

Stellen nach strategischer Relevanz prüfen

Mit der folgenden Excel-Vorlage stellen Sie die strategische Relevanz einer Stelle gemeinsam mit der möglichen Besetzung durch Bewerberinnen und Bewerber vom Arbeitsmarkt (Verfügbarkeit am Arbeitsmarkt) in einem Portfolio-Diagramm dar.

So werden die Stellen sichtbar, die für den Erfolg Ihres Unternehmens besonders wichtig sind und wo sich gleichzeitig Schwierigkeiten bei der Besetzung der Stelle zeigen können. Es ergeben sich also Felder unterschiedlicher Herangehensweisen für die Stellenbesetzung.

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