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Prozesskostenrechnung

Prozesse beschreiben und Kosten ermitteln

Für die Prozesskostenrechnung müssen Sie die Prozesse genau beschreiben und alle damit verbundenen direkten und indirekten Kosten kennen. Außerdem ermitteln Sie in diesem Abschnitt die Kostentreiber. Das sind die Faktoren, die unmittelbar beeinflussen, wie hoch die Kosten eines Prozesses sind.

Tätigkeiten in Prozessen als Analyseobjekt

Ausgangspunkt der Prozesskostenrechnung sind die Tätigkeiten und Aktivitäten einzelner Mitarbeiter, die sich aus ihrer Aufgabe oder aus der Stellenbeschreibung ergeben. Jede Tätigkeit hat Eingangs- und Ausgangsgrößen, die sie charakterisieren. Das können bestimmte Ereignisse oder Ergebnisse vorgelagerter Prozesse sein; in dem Sinn: Wenn Ereignis A eintritt, startet der Prozessschritt mit dieser Tätigkeit, wenn Ergebnis B erzielt wurde, ist dieser Prozessschritt mit der Tätigkeit beendet – und der nächste Schritt beginnt.

Tätigkeiten beschreiben

Die Tätigkeiten werden meistens mit einem Substantiv und einem Verb beschrieben. Beispiele für Tätigkeiten aus dem Bereich der Auftragsbearbeitung sind:

  • Anfragen von Kunden bearbeiten
  • Angebote erstellen
  • Angebote nachfassen
  • Informationen an Kunden senden
  • Auftrag entgegennehmen und einplanen
  • Produkt- oder Projekt-Stückliste erstellen

Maßgrößen für Umfang oder Dauer der Tätigkeiten

Einige der Ereignisse und Ergebnisse, die mit solchen Tätigkeiten verbunden sind, lassen sich quantitativ darstellen. Denn sie drücken sich in einem messbaren oder zählbaren Sachverhalt aus. Sie bestimmen, wie oft die entsprechende Tätigkeit durchgeführt wird, wie umfangreich sie ist oder wie lange sie dauert. Diese messbaren Sachverhalte werden auch als Maßgrößen bezeichnet. Beispiele für solche messbaren Maßgrößen sind:

  • Anzahl der Kundenanfragen (pro Monat)
  • Anzahl der erstellten Angebote (pro Monat)
  • Anzahl der Angebotspositionen (pro Angebot)
  • Anzahl der Positionen in einer Produktstückliste

Diese Maßgrößen sind entscheidend dafür, wie aufwendig die Tätigkeit ist, wie lange sie im Einzelnen dauert und wie hoch die damit verbundenen Kosten sind. Für die Kapazitätsplanung im Prozess müssen Sie die Höhe dieser Maßgrößen planen oder schätzen. Daraus leitet sich dann ein Teil der anfallenden Kosten oder Kostenarten ab.

Verdichtung der Tätigkeiten zu Teilprozessen

In einem Teilprozess werden mehrere Tätigkeiten zusammengefasst, die sich aufeinander beziehen und einem logischen Ablauf folgen. Der Teilprozess ist charakterisiert durch Ressourcen, die er nutzt, Qualitätsmerkmale, Bearbeitungs- oder Durchlaufzeiten und das Ergebnis – der Output – das er produziert.

StichwortTeilprozess

Ein Teilprozess ist eine Abfolge von Tätigkeiten, die zu einem Arbeitsergebnis führen und dabei Ressourcen einer Kostenstelle in Anspruch nehmen.

Spezifische Maßgrößen können für einen Teilprozess das Ausmaß, den Umfang oder die Dauer bestimmen. Die oben genannten Tätigkeiten können beispielsweise den Teilprozess „Kundenanfragebearbeitung“ beschreiben. Eine wichtige Maßgröße wäre in diesem Fall die Anzahl der Kundenanfragen (zum Beispiel pro Monat). Diese messbare Größe ist wichtiger Indikator für den Aufwand und die Höhe der Kosten, die der Teilprozess verursacht.

Welche Teilprozesse und Tätigkeiten im Rahmen der Prozesskostenrechnung betrachtet werden, hängt von der gewünschten Eindringtiefe und dem gewünschten Detaillierungsgrad ab. Dem entsprechend werden nicht einzelne Tätigkeiten und ihre Maßgrößen erfasst, sondern Teilprozesse, die aus mehreren Tätigkeiten bestehen. Eine zu feine und differenzierte Analyse wäre mit einem erheblichen Aufwand für die Recherche, Datenzusammenstellung und Analyse verbunden. Gleichwohl sollte der Teilprozess so genau beschrieben werden, dass Gestaltungs- und Optimierungspotenziale sichtbar werden und damit dort anschließend Maßnahmen ansetzen können, um den Prozess zu verbessern.

Leistungsmengeninduzierte und leistungsmengenneutrale Teilprozesse

Für die Prozesskostenrechnung ist es wichtig zu unterscheiden:

  • leistungsmengeninduzierte (lmi), repetitive Tätigkeiten oder Teilprozesse: sie verhalten sich mengenvariabel und sind von der Arbeitsmenge oder Maßgröße direkt abhängig;
  • leistungsmengenneutrale (lmn) Tätigkeiten oder Teilprozesse: sie fallen generell an, unabhängig von der Arbeitsmenge.

Die Kostentreiber der Teilprozesse

Mit den Tätigkeiten in den Teilprozesse werden Ressourcen verbraucht. Das kann beispielsweise die Arbeitszeit von Mitarbeitern sein, oder Material oder die Abnutzung von Maschinen und anderen Betriebsmitteln. Alle diese Ressourcen kosten Geld. Wenn die Arbeitszeit eines Mitarbeiters die Ressource ist, dann kann der Ressourcenverbrauch als Anteil an den Personalkosten (pro Monat) angegeben werden.

Maßgrößen, die direkt beeinflussen, wie hoch der Ressourcenverbrauch und der Werteverzehr sind, werden als Kostentreiber (Cost Driver) bezeichnet. Sie legen fest, wie oft, in welcher Art oder in welcher Dauer die Tätigkeit und der Teilprozess durchgeführt werden müssen. Je größer die Maßgröße der Kostentreiber ist, desto mehr Ressourcen werden benötigt und desto mehr Kosten entstehen durch diesen Teilprozess. Der Aufwand für den Teilprozess steigt also unmittelbar mit dem Kostentreiber und der Höhe oder Menge seiner Maßgröße.

Beispiele für Kostentreiber

Jeder Teilprozess hat seine spezifischen Kostentreiber, die Sie in jedem Einzelfall für die Prozesskostenrechnung ermitteln und über die Maßgröße messen müssen. Beispiele für Kostentreiber sind:

  • Anzahl der Bestellungen im Teilprozess „Bestellungen bearbeiten“
  • Anzahl Schulungstage für den Teilprozess „Schulungen planen“
  • Anzahl Firmenfahrzeuge für den Teilprozess „Leasing-Verträge verwalten“
  • Anzahl Kundenreklamationen für den Teilprozess „Beschwerden bearbeiten“

Für einen Teilprozess kann es mehrere Kostentreiber geben. Je besser diese analysiert und hinterfragt werden, desto mehr Transparenz und Kostenbewusstsein entsteht.

Hauptprozesse setzen sich aus Teilprozessen zusammen

Auf einer weiteren, übergeordneten Ebene werden mehrere Teilprozesse zu Hauptprozessen zusammengeführt. Die Hauptprozesse beschreiben für das Unternehmen zentrale und zusammengehörende Abläufe, in die mehrere Kostenstellen eingebunden sein können. Beispiele für Hauptprozesse sind:

  • Lieferanten betreuen
  • Bestellungen abwickeln
  • neue Kundengruppen erschließen
  • Beschwerden managen

Manche ordnen die Hauptprozesse noch einmal den Geschäftsprozessen unter. Wichtig ist, dass es im Unternehmen eine Prozess-Hierarchie gibt, die im Rahmen der Prozesskostenrechnung genau beleuchtet wird. Wie viele Ebenen dabei unterschieden werden, ist eine Frage der Komplexität der Prozesse, der Größe des Bereichs oder des Unternehmens und des gewünschten Detaillierungsgrades.

Die folgende Abbildung 2 zeigt auf, wie die einzelnen Tätigkeiten durch eine Person an einer Stelle zu Teilprozessen verdichtet werden und diese wiederum zu Hauptprozessen und Geschäftsprozessen. Damit ist eine Prozess-Hierarchie beschrieben, mit der sich die anfallenden Kosten in den einzelnen Teilen ermitteln und dann verdichten oder aggregieren lassen. So lassen sich am Ende zum Beispiel die genauen Prozesskosten für das Produkt aus Geschäftsprozess A angeben.

Abbildung 2: Prozesshierarchie im Unternehmen
Abbildung 2: Prozesshierarchie im Unternehmen

Praxis

Prozess-Hierarchie darstellen

Entwickeln Sie für den von Ihnen ausgewählten Anwendungsbereich der Prozesskostenrechnung eine Prozess-Hierarchie. Klären Sie dazu, welche Eindringtiefe und welchen Detailierungsgrad Sie benötigen, um die zuvor formulierten Ziele zu erreichen. Beispiele:

  • Sie wollen Kosten gezielt senken: Dazu müssen Sie die Kosten für einzelne Tätigkeiten oder Teilprozesse ermitteln, die verbessert werden sollen.
  • Interne oder externe Dienstleistungen sollen mit einem Verrechnungspreis richtig in Rechnung gestellt werden: Dafür genügt es, wenn Sie die Prozesskosten für die Hauptprozesse identifizieren.
  • Sie wollen Prozesse optimieren und für den internen und externen Kunden verbessern: Hier müssen Sie auf Teilprozessebene wissen, wo Optimierungspotenzial besteht.

Tätigkeiten analysieren

Analysieren Sie zunächst die für Sie relevanten Tätigkeiten. Klären Sie, welche Maßgrößen die Dauer und den Umfang dieser Tätigkeiten beeinflussen. Beispiele sind: Anzahl der Kundenanfragen, Anzahl der Angebote, Anzahl Angebote ohne Rückmeldung nach einer Woche oder Anzahl Kunden, die weitere Informationen wünschen. Sammeln Sie diese Tätigkeiten und Maßgrößen mit der folgenden Vorlage.

Um die Maßgrößen, Dauer oder Mengen exakt zu messen oder zu ermitteln, können Sie folgendes Formular nutzen. Prüfen Sie außerdem, ob und wo diese Daten verfügbar sind und wie zuverlässig sie sind.

Kostentreiber für Teilprozesse identifizieren

Stellen Sie für Ihren ausgewählten Anwendungsbereich alle Teilprozesse zusammen. Sie können sich dabei auf die zuvor analysierten Tätigkeiten stützen. Überlegen Sie, welche Maßgrößen und welche Kostentreiber für die Teilprozesse relevant sein können.

Klären Sie insbesondere, welche Maßgrößen und Kostentreiber vor allem den Ressourcenverzehr beeinflussen. Unterscheiden Sie dazu leistungsmengeninduzierte und leistungsmengenneutrale Maßgrößen. Halten Sie Ihre Ergebnisse in der folgenden Vorlage fest.

Fassen Sie die Ergebnisse der Kostenanalyse auf der Ebene der Teilprozesse schließlich auf der Ebene der Hauptprozesse zusammen. Welche Kostentreiber sind entscheidend für den Ressourcenverbrauch im Hauptprozess? Damit können Sie dann auf dieser aggregierten Ebene die Prozesskosten ermitteln.

Beschreiben Sie die Hauptprozesse und die Kostentreiber für Ihren Anwendungsbereich mithilfe der folgenden Vorlage.

Fassen Sie die Ergebnisse der Prozess- und Kostenanalyse in einem Bild übersichtlich zusammen. Dabei können Sie sich an folgender Vorlage orientieren.

Im nächsten Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, wie Sie die unterschiedlichen Kostenarten und den Ressourcenverzehr genau den Kostentreibern zurechnen und wie sich daraus die Prozesskosten für Teilprozesse oder Hauptprozesse berechnen lassen.

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