Premium
Prozessmanagement

Prozesse verbessern und optimieren

Wenn der Prozess bezüglich Ergebnisqualität, Zeit oder Kosten nicht richtig funktioniert und wenn die Schwachstellen und ihre Ursachen bekannt sind, dann kann der Prozess verbessert oder optimiert werden. Dazu entwickeln Sie einen Maßnahmenplan oder definieren ein Projekt zur Prozessgestaltung. Im Folgenden werden Möglichkeiten zur Prozessverbesserung dargestellt und die Vorgehensweise in einer Vorlage Schritt für Schritt erläutert.

Maßnahmen und Projekte planen

Wenn die bestehenden Prozesse visualisiert und in Ablaufdiagrammen oder formalen Modellen beschrieben sind und eine Prozessanalyse durchgeführt wurde, kann der Prozess schrittweise verbessert werden. Mit der Identifikation der Schwachstellen und ihrer Ursachen ergeben sich meistens unmittelbar mögliche Maßnahmen zur Schwachstellenbeseitigung.

Manche Maßnahmen können sehr umfangreich sein und aus einer Vielzahl von Einzelmaßnahmen bestehen. Dann wird ein Projekt daraus, dessen Ziel die Neuausrichtung oder Reorganisation des betreffenden Prozesses ist. Andere Maßnahmen lassen sich einfach umsetzen; die Mitarbeiter des Prozesses ändern das, was bisher störend war im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung (Kaizen).

Mögliche Optimierungsansätze, die im Rahmen einer Einzelmaßnahme oder eines Projekts umgesetzt werden können, werden im Folgenden kurz dargestellt.

Integration von Arbeitsschritten

Wenn Aufgaben und Tätigkeiten auf zu viele Mitarbeiter verteilt sind, wenn planende und ausführende Tätigkeiten voneinander getrennt sind oder wenn es zu komplexe Entscheidungs- und Berichtswege gibt, dann lohnt es sich, Arbeitsschritte an einer Stelle oder in einer Person zusammenzufassen.

Dort lassen sich alle notwendigen Ressourcen, Informationen und Kompetenzen bündeln. Im Ergebnis werden Prozesse so beschleunigt, Schnittstellen reduziert und die Qualität der Arbeit verbessert. In vielen Fällen steigen auch Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter.

Zentralisation oder Dezentralisation von Prozessen

Manche Prozesse werden doppelt ausgeführt: In der Zentrale und in Niederlassungen vor Ort. Hier können Prozesse so neugestaltet werden, dass sie zentralisiert oder konsequent dezentralisiert werden. Dazu müssen die einzelnen Vorteile und Nachteile der jeweiligen Lösung geprüft werden. Dabei sollten nicht nur Kostenaspekte relevant sein, sondern auch Leistungsmerkmale des Prozesses. Manche Prozesse müssen „vor Ort“, also räumlich nah beim Kunden oder beim nächsten Prozessschritt verankert sein, um die Kundenanforderungen zu erfüllen.

Automatisierung und Workflow-Systeme

Viele Prozesse lassen sich standardisieren, wenn sie immer nach dem gleichen Schema ablaufen (sollen). Das bedeutet, dass gleiche Ereignisse immer genau den gleichen Prozessablauf anstoßen und die Zahl und Varianz der Ereignisse genau bestimmbar sind. In diesem Fall kann es hilfreich sein, den Prozess zu automatisieren. Das muss genau geprüft werden; ansonsten kann der Aufwand, den automatischen Prozess zu entwickeln und einzurichten, größer sein als sein Nutzen.

Workflow-Systeme unterstützen meist halb automatisierte Prozesse. Sie strukturieren den Ablauf nach einem vorgegebenen Prozess-Design. Dabei spielt der Mitarbeiter, der seine Aufgaben im Prozess erledigt, mit einem EDV-System zusammen, das dem Ablauf eine feste Struktur gibt. Der Mitarbeiter stößt den Prozess an und steuert ihn, die EDV sorgt dafür, dass er standardisiert und immer gleich abläuft, und sie stellt alle notwendigen Informationen zur Verfügung.

Schrittweise Umsetzung von Prozessverbesserungen

Da Prozesse im Allgemeinen sehr komplex sind, lassen sie sich nicht in allen Details vorplanen und nach Plan umsetzen. Empfehlenswert ist, gestuft und in Schleifen vorzugehen. Ein Leitbild dafür kann sein: Design big – Implement small!

Im ersten Schritt wird ein grober Plan entworfen, der beschreibt, welche Ziele wichtig sind und wie der ideale Prozess ablaufen soll. Das muss stimmig sein. Dann können schrittweise Detailpläne für Teilprozesse oder einzelne Handlungen entwickelt und umgesetzt werden.

Bei der Umsetzung wird sich zeigen, dass nicht alles so funktioniert, wie geplant. Dann wird angepasst und verbessert, bis das Ziel erreicht ist. Das kann in mehreren Schritten erfolgen und sich am „Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung (Kaizen)“ oder am sogenannten PDCA-Zyklus orientieren, wie er in Abbildung 13 dargestellt ist.

Abbildung 13: PDCA-Zyklus (Deming-Kreis) als Prinzip der Prozessoptimierung
Abbildung 13: PDCA-Zyklus (Deming-Kreis) als Prinzip der Prozessoptimierung

Ideal ist, wenn möglichst rasch erste Erfolge im Sinne von Leistungsverbesserungen bezüglich Qualität, Zeit oder Kosten erzielt werden; das motiviert die Mitarbeiter und fördert den Veränderungsprozess im Unternehmen. Gleichwohl kann es einige Zeit dauern und vieler Änderungsmaßnahmen bedürfen, bis neue Prozesse reibungslos laufen. Aus diesem Grund sollten auch ausreichend viele Tests zur Prozessfunktion und Prozessstabilität durchgeführt werden („Check“ im PDCA-Zyklus).

Wenn eine tief greifende Prozess-Reorganisation ansteht, kann das zu größeren Verwerfungen im Unternehmen führen. Dann gilt es, das Prozessmanagement wie ein Change-Management- oder Organisationsentwicklungsprojekt anzugehen.

Praxis

Vorlage Prozessgestaltung und Prozessoptimierung

Maßnahmen zur Prozessoptimierung können sehr umfassend sein. Oft werden sie im Unternehmen als IT-Projekt oder Change-Management-Projekt behandelt. Teilweise erfolgen Prozessoptimierungen auch im Rahmen von Kaizen und kontinuierlicher Verbesserung, wenn die Mitarbeiter die Maßnahmen direkt in ihrem Bereich umsetzen können (und dürfen).

Klären Sie für Ihr Projekt zur Prozessoptimierung insbesondere:

  • Was ist Anlass der Prozessoptimierung?
  • Welche Schwachstellen sollen beseitigt werden?
  • Woran werden Sie erkennen, dass der Prozess nun optimal abläuft?
  • Welche Ziele verfolgen Sie mit einer Überarbeitung, Neugestaltung oder Optimierung der Prozesse?
  • Welche Fachbereiche sind davon betroffen?
  • Wie würden Sie das Projekt benennen und in drei Sätzen zusammenfassen?

In der folgenden Vorlage für das Prozessmanagement beschreiben wir neben den Maßnahmen zur Prozessanalyse (als Grundlage der Prozessoptimierung) wichtige Schritte zur Gestaltung und Optimierung von Prozessen im Unternehmen.

Planungsübersicht Prozessoptimierung

Mit der folgenden Excel-Vorlage erarbeiten Sie sich einen ersten Überblick über die wichtigsten Aspekte der Prozessplanung und Prozessbewertung. Zunächst geht es allgemein um die Prozessplanung. Hier finden Sie die Arbeitsschritte, die im Rahmen der Vorbereitung der Prozessorganisation, der Prozessbeschreibung, der Prozessstrukturierung sowie der Prozessteuerung und Prozessverbesserung notwendig sind. Sie können sich hier Ihren Arbeitsplan zusammenstellen:

Kontinuierliche Verbesserung zur Prozessoptimierung

Setzen Sie in Ihrem Projekt Maßnahmen schrittweise um. Idealerweise so, dass sich zu Beginn des Projekts schon erste, frühe Erfolge zeigen (sogenannte „Low Hanging Fruits“).

  • Mit welchen Maßnahmen wollen Sie starten?
  • Woran erkennen Sie, welche Leistungsverbesserungen bei der Prozessqualität es gibt?
  • Woran erkennen Sie, ob die Schwachstellen beseitigt sind?
  • Was muss weiter verbessert werden?

Entwickeln Sie dazu Ihren Maßnahmenplan und überarbeiten Sie ihn kontinuierlich nach dem Modell des PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act).

Premium
schließen
Weiterlesen und alle Vorlagen nutzen.
Premium-Mitgliedschaft

Als Premium-Mitglied haben Sie Zugriff auf das komplette Management-Handbuch:

  • über 150 Kapitel: von ABC-Analyse bis Zeitmanagement
  • über 1.800 Vorlagen, Checklisten, Excel-Tabellen zum Download
  • nur 57 EUR pro Jahr*
  • Ermäßigung für Studierende
Zur Anmeldung
Kapitel kaufen
Kaufen Sie das komplette Kapitel "Prozessmanagement" mit allen Vorlagen zum Preis von nur 9,80 EUR*.
Zum Shop

* Preis gültig in Deutschland. In anderen Ländern kann der Preis höher oder niedriger liegen.

Downloads
  • Excel-Vorlagen
    Vorlagen für Controlling, Kennzahlenmanagement, Berichtswesen und Projektmanagement
  • Key Account Management
    32 Seiten E-Book, 10 Excel-Tabellen, 6 Checklisten und 18 Vorlagen