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Risikomanagement

Risiken dokumentieren und berichten

Risiken können nur begrenzt oder bewältigt werden, wenn sie sichtbar sind. Nach der Identifikation und Bewertung der Risiken ist die Dokumentation und Berichterstattung genauso wichtig. Das Risiko-Controlling bzw. Risikomanagement muss regelmäßig alle interessierten und betroffenen Mitarbeiter des Unternehmens über die Risikopositionen informieren und alle Hintergründe dazu zugänglich machen.

Insbesondere das Top-Management muss jederzeit über die Risiken und ihre Entwicklung informiert sein. Das Informationsangebot muss unterschiedliche Anforderungen erfüllen:

  • Die unmittelbar mit dem Risikomanagement befassten Mitarbeiter müssen täglich wissen, wie sich die Risikosituation darstellt. Sie blicken auf die relevanten Kennzahlen und erhalten sofort Nachricht, wenn sich Veränderungen ergeben. Die Mitarbeiter stoßen ggf. sofort notwendige Maßnahmen an, um Schaden zu begrenzen oder Risiken zu begegnen.
  • Das Management überprüft monatlich die Risikostrategie: Welche Risiken bestehen? In welche Risikoklasse sind diese eingeordnet? Welche Entwicklungsverläufe für Risiken lassen sich erkennen? Ist das Unternehmen ausreichend darauf vorbereitet? Welche Strategien zum Risikomanagement werden verfolgt? Welche Maßnahmen sind erforderlich?
  • Das Top-Management überprüft halbjährlich, ob das Risikomanagementsystem insgesamt den Anforderungen genügt. Es überprüft den Risikokatalog, die Risiko-Strategie sowie die geplanten und eingeleiteten Maßnahmen, ob diese der Rahmenrichtlinie entsprechen und mit der Unternehmensstrategie vereinbar sind. Es entscheidet über Änderungen im Risikomanagement.

Ob diese Aufgaben täglich, monatlich oder halbjährlich durchgeführt werden müssen, hängt vom einzelnen Unternehmen und den relevanten Risikopositionen ab.

Wie funktioniert in Ihrem Unternehmen das Berichtssystem für Risiken?




Darstellungsformen der Risiken

Eine einfache und übersichtliche Darstellung über die Risiken liefert das Risikoportfolio. Hier sind die beiden wichtigen Bewertungskriterien Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß unmittelbar erfasst und abgebildet. Es bietet eine generelle Orientierung.

Entsprechende Risiko-Landkarten sind in unterschiedlicher Form möglich. Jedes Unternehmen sollte eine solche Übersicht für seine Zwecke entwickeln, da hier schnell das Gesamtrisiko und die Bedeutung einzelner Risiken sichtbar werden.

Die Dokumentation und die Reports sollten alle weiterführenden Informationen enthalten. Diese können in einem Risikokatalog oder Risikohandbuch zusammengeführt sein. Wichtig ist, Veränderungen regelmäßig einzupflegen und sichtbar zu machen. Dabei können die Informationen nach Geschäftsbereichen weiter unterteilt werden.

Erstellen Sie

* eine Risikolandkarte für die schnelle Übersicht und das Monitoring und

* ein Berichtssystem mit allen und ausführlichen Informationen zu allen relevanten Einzelrisiken, ggf. getrennt nach Geschäftsbereichen.




Ergänzend zum Risikokatalog, in dem alle relevanten Risiken gemeinsam erfasst sind, kann es Berichte, Studien, Auswertungen zu einzelnen Risiken oder wichtigen Einflussfaktoren geben. Diese werden für jedes Risiko gesondert dokumentiert. Beispielsweise kann für einzelne Risiken ein Worst-Case-Szenario erstellt werden, das dem Risikokatalog als Anhang beigefügt wird. Manche Unternehmen lassen auch Gutachten zu einzelnen Risiken von externen Experten erstellen.

Die Dokumentation der Risiken ist auch aus rechtlicher Sicht notwendig. Damit weisen das Unternehmen und die verantwortlichen Manager nach, was sie im Einzelnen im Rahmen des Risikomanagements unternommen haben. Wenn es zu einem Schadensfall kommt und rechtliche Auseinandersetzungen mit Privatpersonen, anderen Unternehmen oder Behörden folgen, kann das Unternehmen seine Aktivitäten umfassend nachweisen. Aus dieser Sicht gehören zur Dokumentation:

  • Methode der Risikoidentifizierung (Risikoerfassungsbogen);
  • Verwendete Methoden zur Erfassung und Bewertung von Risiken;
  • Übersicht über genutzte Quellen;
  • Nachweis, wer zu welcher Zeit mit Aufgaben des Risikomanagements betraut war.

Diese Informationen dienen dem Nachweis, dass Geschäftsführung oder Vorstand ihren Organisations- und Überwachungspflichten nachgekommen sind.

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