BudgetplanungRolle und Zweck der Budgets und der Budgetplanung
Wofür braucht es ein Budget?
Jede unternehmerische Aktivität braucht Geld für Maschinen, Material, Möbel, Computer, Betriebsstoffe und für Löhne und Gehälter. Vorausgesetzt, eine bestimmte Summe Geld ist im Unternehmen vorhanden, stellt sich die Frage: Was soll damit unternommen werden?
Das Geld könnte zum Beispiel für folgende Zwecke verwendet werden:
- Die Produktion braucht Maschinen und Material sowie Mitarbeitende, die daraus Produkte herstellen. Dabei soll eine alte Maschine durch eine neue und bessere ersetzt werden. Diese muss gekauft werden.
- Das Marketing will Werbung machen oder eine Kundenbefragung durchführen.
- Die Entwicklungsabteilung will neue Technologien testen und Prototypen erproben. Dafür muss sie externe Dienstleister einbinden und ein Testlabor einrichten.
- Der Vertrieb soll potenzielle Kunden besuchen, Verkaufsabschlüsse erzielen und will dafür Kaufanreize schaffen; zum Beispiel in Form von Rabatten oder Kundenevents.
- Die Personalabteilung will die Weiterbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fördern und das Know-how im Unternehmen sichern. Dazu werden externe Trainerinnen und Trainer engagiert.
- Die EDV-Abteilung will neue Computer und Software beschaffen, um den Informationsfluss im Unternehmen zu verbessern und die Wünsche der Anwender zu befriedigen. Außerdem müssen einige Software-Programme auf die neueste Version angepasst werden.
- Das Controlling will das Management schneller mit den richtigen Analysen und Berichten versorgen. Dafür braucht es zusätzliches Personal.
- Die Buchhaltung muss alle Geschäftsvorgänge sammeln, verbuchen und die Daten für das Finanzamt und andere Stakeholder aufbereiten. Dafür soll eine spezielle Software angeschafft werden.
Budgets aus Unternehmenszielen und geplanten Aktionen ableiten
Budgets sollen dafür sorgen, dass alle unternehmerischen Aktivitäten und Prozesse möglich sind. Noch wichtiger ist, dass sie an gemeinsamen Zielen ausgerichtet werden. Dann werden Budgetpläne nämlich zu Erfolgsplänen; im Amerikanischen wird deshalb von „Profit Planning“ gesprochen.
Budgets werden immer aus den Unternehmenszielen und den dazugehörenden Aktionsplänen oder Projektplänen abgeleitet und mit ihnen verknüpft. In den Aktionsplänen und Projektplänen steht, wie die Unternehmensziele erreicht werden sollen und was genau dafür getan werden soll. Im Budgetplan ist dann aufgelistet, welche Aufwendungen und Kosten mit den geplanten Aktionen und Projekten voraussichtlich verbunden sind.
Das Budget ist dann Grundlage, um für die einzelne Aktion und das Projekt eine Gewinn-und-Verlust-Rechnungen zu erstellen. Außerdem kann so deren Rentabilität berechnet werden. Die Formel lautet:
Rentabilität der Aktion oder des Projekts = Ertrag, der damit erzielt wird / eingesetztes Budget
Budgets sind Teil der Finanzplanung
In der Finanzplanung werden Zahlungsströme, also Einzahlungen und Auszahlungen, abgebildet. Sie machen sichtbar, wie hoch der Kapital- und Geldbedarf ist. Dieser wird als Budget eingeplant. Der Budgetplan muss deshalb für die Finanzplanung Folgendes leisten:
- beschreiben, welche Leistungen das Unternehmen und einzelne Bereiche erbringen sollen oder wollen
- aufzeigen, welche finanziellen Ressourcen dafür notwendig sind (Auszahlungen) und welche Erlöse gegebenenfalls erzielt werden können (Einzahlungen)
- sichtbar machen, ob der Saldo aus Auszahlungen und Einzahlungen positiv ist oder ob zusätzliche Geldmittel beschafft werden müssen
Aus dem Budgetplan Handlungspläne ableiten
Mit dem Budgetplan sind weitere wichtige Pläne für das Unternehmen eng verknüpft. Je nach Betrachtungsweise und Planungsprinzip werden diese aus dem Budget abgeleitet oder das Budget ergibt sich aus ihnen. Beispiele für solche speziellen Pläne im Unternehmen sind:
- Kapazitätsplan
- Personalplan
- Investitionsplan
- Marketingplan
- Produktplan
Planungssystematik in Ihrem Unternehmen aufzeigen
Überprüfen Sie die Planungssystematik in Ihrem Unternehmen. Welche Pläne oder Teilplanungen gibt es bereits und wie sind diese miteinander verknüpft? Klären Sie, inwiefern diese mit Budgets hinterlegt sind und wofür Sie jeweils einen Budgetplan brauchen. Beantworten Sie dazu folgende Fragen:
- Welche Aktionen, Projekte, Abteilungen oder Teams brauchen in Ihrem Unternehmen Budgets?
- Welche Maßnahmen leiten Sie aus Ihrem Budgetplan ab?
- Welche Pläne werden aufeinander abgestimmt?
- Existieren Projektpläne, Aktionspläne, Kapazitätspläne, Personalpläne, Marketingpläne etc.?
- Wie sind die Finanzplanung und Budgetplanung miteinander verknüpft?
- Welches ist der führende Plan, aus dem sich andere Teilpläne und die Budgetplanung ableiten?
Budgetplanung und Finanzplanung verknüpfen
Besonders eng sind die Finanzplanung und die Budgetplanung verknüpft. Wer ein Budget braucht, muss im Finanzplan berechnen, wie hoch das Budget sein muss. Und er muss dort erläutern, wofür welches Budget gebraucht wird. Nutzen Sie die folgenden Excel-Vorlagen der kurz- und mittelfristigen Finanzplanung, um den Geldbedarf und damit das Budget zu berechnen.
Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels wird Schritt für Schritt erläutert, wie die Budgetplanung funktioniert und wie Sie Budgets berechnen.