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Telefonieren

Sie rufen selbst an

Wahrscheinlich werden Sie nicht nur angerufen, sondern Sie rufen auch andere Menschen innerhalb und außerhalb des Unternehmens an. Sie tauschen die Rollen. Insofern gelten die gleichen Regeln, wie sie hier beschrieben sind – gewissermaßen mit umgekehrten Vorzeichen. Für den Einstig und die Begrüßung gilt: Nachdem sich die Person, die Sie angerufen haben, gemeldet und Sie begrüßt hat, antworten Sie:

(1) Gruß, (2) Name, (3) Firma

„Guten Morgen. Mein Name ist Michael Müller von der Firma Bauer.“

Da der Anrufer nicht unbedingt wissen kann, was er mit Ihnen und Ihrer Firma zu tun hat, sollten Sie das ergänzen. Manchmal hilft dabei auch, wenn Sie den Ort angeben, von dem aus Sie anrufen. Nennen Sie dann auch direkt den Grund Ihres Anrufs.

„Guten Morgen. Mein Name ist Michael Müller von der Firma Bauer aus Augsburg. Wir haben gestern von Ihnen den Auftrag für … erhalten. Nun habe ich noch einige Rückfragen zur Spezifikation der Farben. Können Sie mir dabei weiterhelfen?“ Oder: „Verbinden Sie mich bitte mit Frau Walter?“

Je klarer und unmissverständlicher Sie den Grund und das Thema Ihres Anrufs nennen, desto besser und schneller kann Ihnen geholfen werden. Auch hier gilt: Freundlichkeit und ein Lächeln fördert sehr schnell eine positive Beziehung zu der Person, die Sie anrufen. Das gilt besonders dann, wenn der Angerufene Ihnen nicht weiterhelfen will oder weiterhelfen kann. Geben Sie ihm weitere Informationen, um ihm die Hilfe zu erleichtern.

Wenn Sie jemanden anrufen, haben Sie meist einen konkreten Anlass oder ein konkretes Ziel, das Sie erreichen wollen. Klären Sie vorab für sich, was am Ende des Gesprächs erfüllt sein soll. Stimmen Sie entsprechend Ihren Verbleib mit dem Gesprächspartner ab. Beispiele:

Ziel: Klärung der Anforderungen. Verbleib: „Ich halte fest: Die Schmuckfarbe soll Pantone Green C sein.“ Oder: „Sie senden mir also die genaue Farbspezifikation bis morgen zu?“

Ziel: Termin vereinbaren. Verbleib: „Unsere Projektbesprechung findet also am Dienstag, 22.11., 11.00 Uhr im Raum Landshut statt.“

Wenn Sie Ihren Gesprächspartner nicht erreichen und statt dessen nur seinen Anrufbeantworter, dann:

  1. Grüßen Sie.
  2. Nennen langsam und deutlich Ihren Namen, gegebenenfalls mit Firma und Abteilung.
  3. Nennen Sie langsam und deutlich Ihre Telefonnummer – zum Mitschreiben.
  4. Sagen, worum es geht, um was Sie bitten oder was Sie tun werden.
  5. Verabschieden sich mit einem kurzen Gruß.

„Guten Tag. Mein Name ist Michaela Früh von der Firma Himmelbett. Meine Telefonnummer ist 0 – 7 – 2 – 1 – 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6. Ich wollte mit Ihnen noch einmal die Farbspezifikation für Ihren Auftrag absprechen. Ich sende Ihnen dazu gleich eine E-Mail und melde mich dann morgen Früh wieder. Vielen Dank und auf Wiedersehen.“

Überlegen Sie vor jedem Telefonat: Welches Ziel wollen Sie erreichen? Welche Informationen müssen Sie geben, damit der Angerufene Ihnen helfen kann, Ihr Ziel zu erreichen? Halten Sie im Verbleib fest, was im Gespräch vereinbart wurde. Prüfen Sie nach dem Gespräch: Ist das Ziel erreicht?




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