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Aufgabendelegation

So delegieren Sie richtig

Wenn Sie selbst zur Aufgabendelegation bereit sind und die Voraussetzungen bei sich und ihren Mitarbeitern geschaffen haben, dann muss bei der Übertragung einer einzelnen Aufgabe darauf geachtet werden, dass die vereinbarten und die allgemeinen Regeln für die Aufgabendelegation eingehalten werden.

Wichtig ist, rechtzeitig zu delegieren. Also nicht erst, wenn man die Aufgabe selbst aus Zeitmangel nicht mehr schaffen kann, bevor der Endtermin erreicht ist; sondern am besten möglichst kurz nachdem sich die Aufgabe stellt. Dann sollte schon entschieden werden, ob die Aufgabe delegiert werden kann, und die Aufgabe sollte schnell delegiert werden. Dabei muss in jedem Einzelfall geprüft werden:

  • Sind die Aufgabe und alles, was dafür notwendig ist, übertragbar?
  • Gibt es einen Mitarbeiter, der die notwendigen Voraussetzungen dafür mitbringt, die Aufgabe zu übernehmen?
  • Kann der Mitarbeiter die notwendigen Befugnisse bekommen und die Verantwortung für die Aufgabenerfüllung übernehmen?
  • Bekommt er die notwendigen Freiräume und Entscheidungsspielräume?
  • Welche Ressourcen, zeitlich, materiell, persönlich, bekommt der Mitarbeiter?
  • Ist klar, was das Ergebnis sein soll?
  • Welche Möglichkeiten zur Kontrolle und zum Eingriff sind notwendig und möglich?
  • Welche Unterstützung kann die Führungskraft anbieten, wenn Probleme auftauchen?
  • Ergeben sich aus der Delegation Konsequenzen für das Umfeld? Kollegen, Abteilung, Unternehmen, Kunden?

Um die Aufgabe an einen Mitarbeiter zu übertragen, muss ein Delegationsgespräch geführt werden. Das braucht ausreichend Zeit, um alle wichtigen Punkte zu klären:

  • Bedeutung und Sinn der Aufgabe;
  • Beschreibung und Erläuterung der Aufgabe;
  • Befugnisse und Freiräume, die der Mitarbeiter dafür erhält (What is in it for him!);
  • erwartetes Ergebnis;
  • Zeitrahmen;
  • Details zur Aufgabe;
  • wichtige Rahmenbedingungen;
  • Meilensteine, Zwischenberichte;
  • Vorgehen, wenn Fragen oder Probleme auftauchen;
  • ggf. nächste Schritte (erleichtert den Einstieg).

Der Mitarbeiter sollte jederzeit Rückfragen stellen können, wenn etwas unklar ist. Die Führungskraft sollte darum auch bitten. Im Idealfall sollte am Ende eine Spiegelung erfolgen. Das bedeutet, der Mitarbeiter sagt in seinen Worten, wie er die Aufgabe verstanden hat. So kann geprüft werden, ob ein gemeinsames Verständnis von der Aufgabe und dem erwarteten Ergebnis besteht. Um das Gespräch positiv abzuschließen, sollte sich die Führungskraft dafür bedanken, dass der Mitarbeiter die Aufgabe übernimmt. Wenn nötig, sollten die zentralen Punkte schriftlich festgehalten und von der Führungskraft und dem Mitarbeiter quittiert werden.

Worauf wollen Sie beim nächsten Delegationsgespräch besonders achten? Nutzen Sie zur Vorbereitung und für das Gespräch das folgende Formular.




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