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Protokollführung

So sind Protokolle aufgebaut

Im Protokoll ist niedergeschrieben, was von wem gesagt oder eingebracht wurde, welche Ergebnisse erzielt wurden und welche Beschlüsse gefasst wurden. Außerdem muss das Protokoll einige formale Informationen zu Zeit, Ort und Teilnehmenden beinhalten. Was genau niedergeschrieben wird, hängt vom Zweck des Protokolls ab. Hilfreich sind Formulare und Vorlagen, die hier erläutert werden.

W-Fragen beantworten

Die Inhalte und die Struktur eines Protokolls ergeben sich aus ihrer Funktion. Das Protokoll will dabei Antwort auf die wichtigen W-Fragen geben. Zwingend erforderlich sind dabei Antworten auf die Fragen was wer getan hat. Ein Protokoll muss deshalb immer mindestens diese zwei Elemente enthalten:

  • der Vorgang oder das Ereignis, dass jemand etwas präsentiert, berichtet, gesagt, gemeint oder entschieden hat, oder dass eine Abstimmung mit einem bestimmten Ergebnis durchgeführt wurde;
  • der Veranlasser oder die Person, die dieses Ereignis initiiert oder durchgeführt hat, also selbst gesprochen oder eine Entscheidung getroffen hat (das können auch mehrere Personen gleichzeitig sein, etwa wenn es um Abstimmungen geht).

Inhalte eines Protokolls

Folgende Inhalte sollten im Protokoll besonders deutlich werden:

  • Abstimmungen: Hier muss immer angegeben sein, über welche Frage oder welchen Antrag abgestimmt wurde und wie viele Stimmen es gab für Ja, Nein, Enthaltung.
  • Vortrag: Wenn ein Vortrag gehalten wurde, der nicht schriftlich vorliegt, dann sollte das Protokoll den Inhalt oder die zentralen Aussagen kurz wiedergeben.
  • Maßnahmen: Hilfreich ist es, wenn nicht nur die Vorgänge und Ereignisse dargestellt werden, sondern wenn im Protokoll auch schnell sichtbar wird, was das Ergebnis, die Folge oder die nächsten Schritte sind (To-do).

Eine wichtige Grundlage für jedes Protokoll ist die Tagesordnung der Besprechung. Dort sind das Ziel der Besprechung und die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOPs) benannt. Aufbau und Gliederung des Protokolls können dann nach der Reihenfolge der TOPs gewählt werden.

Darüber hinaus sollte das Protokoll weitere W-Fragen beantworten.

Wer: Im Protokoll wird vermerkt, wer eingeladen war, wer sich entschuldigt hat, wer außerdem nicht anwesend war und wer tatsächlich (von wann bis wann) anwesend war; die Teilnehmer (Teilnehmerliste als Anhang eines Protokolls). Es kann vermerkt werden, in welcher Rolle die Person dabei war (Mitglied, Gast, Referent). Häufig wird ergänzt, wer das Protokoll erhält. Das sind im Allgemeinen die Teilnehmer der Besprechung, oft aber auch weitere Personenkreise, die über diese Besprechung, ihre Inhalte und Ergebnisse informiert werden müssen. Jeder Leser des Protokolls weiß dann, wer ebenfalls darüber informiert ist.

Wann/wie lange: Der Zeitpunkt oder Zeitraum, während der das Ereignis oder der Vorgang stattgefunden hat, wird festgehalten. Hier genügen meistens der Beginn und das Ende der Besprechung. Zudem wird in der Teilnehmerliste festgehalten, wenn Teilnehmer später kommen oder früher gehen. In Einzelfällen kann der genaue Zeitpunkt oder die Zeitdauer eines Ereignisses oder eines Vorgangs hilfreich sein. Zum Beispiel: Herr Meier stellt in einem 20-minutigen Vortrag den Stand seines Projektes dar. Eine zeitliche Zuordnung kann auch über die Tagesordnungspunkte (TOPs) erfolgen, wenn diese in der Tagesordnung zeitlich geplant wurden.

Wo: Der Ort der Besprechung ergibt sich meistens aus der Tagesordnung und Einladung, sollte aber im Protokoll ebenfalls noch einmal aufgeführt werden.

Warum/wofür: Hier wird das Thema oder der Anlass der Besprechung genannt (Titel). Und auch die Ziele oder Hintergründe zur Besprechung können im Protokoll noch einmal kurz erwähnt werden.

Wie: Die eingesetzten Methoden spielen für das Protokoll eine untergeordnete Rolle. Im Einzelfall kann es wichtig sein, ob die Teilnehmer der Besprechung eine besondere Technik einsetzen oder ob beispielsweise ein Ergebnis in Kleingruppen erarbeitet wurde.

Weitere formale Angaben: Das sind Angaben (Name, Organisation) des Leiters oder Moderators einer Besprechung, des Protokollführers (der dann auch das Protokoll erstellt) sowie das Datum, an dem das Protokoll fertig erstellt oder verabschiedet wurde.

Anlagen: Zu den Anlagen gehören

  • Tagesordnung oder Einladung
  • Teilnehmerliste bei Bedarf mit persönlicher Unterschrift der Anwesenden
  • Anträge (wenn sie schriftlich vorliegen)
  • Präsentationen oder Berichte, die bei der Besprechung vorgetragen wurden (Handouts)
  • sonstige Hintergrundinformationen, wenn sie dem Verständnis des Protokolls dienen

Gliederung und Form eines Protokolls

Was das Protokoll im Einzelnen beinhaltet und wie es aufgebaut oder gegliedert ist, hängt von seiner Form ab – ob es ein Wortprotokoll, Verlaufsprotokoll, Ergebnisprotokoll oder Kurzprotokoll sein soll. Das sollte im Vorfeld mit dem Leiter, aber auch mit den Teilnehmern der Besprechung geklärt werden.

Es gibt keine einheitlichen Regeln für die Gliederung eines Protokolls. Hilfreich ist, die Inhalte in der Reihenfolge zu beschreiben, wie sie als Tagesordnungspunkte auf der Einladung zur Besprechung stehen. Vorab werden die formalen und ergänzenden Informationen genannt. Daraus ergibt sich der folgende Aufbau eines Protokolls:

  1. Thema der Besprechung als Titel
  2. Ort der Besprechung
  3. Termin
  4. Beginn und Ende (geplant und tatsächlich)
  5. Ziele
  6. Teilnehmer mit Angaben zur Anwesenheitszeit und zur Rolle
  7. Liste der einzelnen Anlagen, die am Ende beigefügt werden
  8. Leiter der Besprechung (Name, Abteilung)
  9. Protokollführer (Name, Abteilung)
  10. Datum der Erstellung des Protokolls
  11. Unterschriften des Leiters und des Protokollführers
  12. Verteiler des Protokolls mit Teilnehmern und weiteren Personen
  13. Tagesordnungspunkte TOP 1, 2, ... (mit Thema, Beiträge, Inhalte der Diskussion, Anträge, Beschlüsse, offene Punkte, Ergebnisse oder To-dos)
  14. Termin für die nächste Besprechung (bei Bedarf)
  15. Anlagen als Kopie und Anhang

Viele Unternehmen haben Vorlagen oder Formulare für die Protokolle, die bei den einzelnen Besprechungen erstellt werden. Der Protokollführer muss diese dann auch nutzen. Wenn es in Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Abteilung keine entsprechende Vorlage gibt, erstellen Sie sich selbst eine. Sie können eine solche Vorlage auch während der Besprechung nutzen und die Inhalte direkt eintragen.

Praxis

Vorlage für ein Protokoll

Wenn es in Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Abteilung keine Protokoll-Vorlage gibt, dann können Sie die folgende Vorlage für sich nutzen und gegebenenfalls an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie eignet sich vor allem für Verlaufsprotokolle und Ergebnisprotokolle, kann aber leicht auch für die anderen Formen angepasst werden.

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