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Protokollführung

So werden Protokolle geschrieben

Erstellen Sie das Protokoll möglichst bald nach der Besprechung, denn dann haben Sie noch viele Inhalte im Gedächtnis. Was Sie dabei beachten sollten, hängt von der Form des Protokolls und von seinem Zweck ab. Klären Sie dies mit dem Leiter der Besprechung oder mit den Teilnehmern.

Wortprotokoll

Bei einem Wortprotokoll transkribieren Sie das Tondokument, das Sie aufgenommen haben. Hier sollten Sie darauf achten:

  • die einzelnen Beiträge den richtigen Personen zuordnen
  • die Beiträge gliedern durch (nicht gesprochene) Zwischenüberschriften
  • besonders wichtige Inhalte hervorheben (fett, unterstreichen, eingerückt), damit das meist lange Wortprotokoll besser lesbar wird
  • wichtige Ergebnisse oder Beschlüsse noch einmal gesondert darstellen

Einfaches Ergebnisprotokoll

Bei kurzen Ergebnisprotokollen werden nur die Beschlüsse und die abgeleiteten Maßnahmen dokumentiert. Hier wird auf die einzelnen Wortbeiträge, die dazu geführt haben, verzichtet.

Verlaufsprotokoll und ausführliches Ergebnisprotokoll

Bei Verlaufsprotokollen oder ausführlichen Ergebnisprotokollen sollten Sie darauf achten, dass alle wichtigen Inhalte wiedergegeben sind. Sie sollten Ihre Mitschrift und Ihre Notizen aus der Besprechung so überarbeiten, dass jeder Leser nachvollziehen kann, was besprochen wurde, welche einzelnen Beiträge es gab und was die Ergebnisse sind.

Ihre Sätze sollten einfach, kurz, prägnant geschrieben und übersichtlich gegliedert sein. Besonders wichtige Aspekte sollten ebenfalls hervorgehoben werden (fett, unterstreichen, eingerückt).

Beim Protokollschreiben unbedingt beachten

Gabriele Cerwinka und Gabriele Schranz nennen in ihrem Buch „Protokollführung leicht gemacht“ zwölf Gebote, die es beim Schreiben eines Protokolls zu beherzigen gilt. Ein Protokoll soll

  • wahr sein
  • objektiv und sachlich sein
  • auf Tatsachen beruhen, nicht auf Gefühlen und Meinungen
  • auch für Nichtbeteiligte problemlos verständlich sein
  • auf das Wesentliche beschränkt sein
  • logisch gegliedert und aufgebaut sein
  • in Länge und Ausgestaltung dem Zweck angepasst sein
  • in leicht verständlichem und klarem Deutsch (beziehungsweise der vereinbarten Protokollsprache) abgefasst sein
  • ohne Floskeln und Stilblüten auskommen
  • in der Gegenwart und meist in der indirekten Rede abgefasst sein
  • Anträge und Beschlüsse wörtlich und in direkter Rede wiedergeben
  • optisch lesefreundlich gestaltet sein

Gliederung des Protokolls

Die Gliederung des Protokolls erfolgt meistens nach den Tagesordnungspunkten (TOPs) der Einladung. Im Einzelfall kann auch eine chronologische Gliederung erfolgen; dazu werden alle Beiträge der Reihe nach dargestellt, wie sie eingebracht wurden. Oder die Gliederung erfolgt nach sachlichen Themen, wie sie sich im Laufe der Besprechung gezeigt haben.

Zu einem Tagesordnungspunkt können Sie in Ihrem Protokoll unterschiedliche Inhalte nennen und beschreiben. Möglich sind: Das Thema, das besprochen wird, einzelne Aspekte oder Probleme, die benannt oder diskutiert werden, Berichte, Sachverhaltsdarstellungen oder Referate, die vorgetragen werden, Diskussionen, Anträge und Beschlüsse, offene Punkte, die nicht abschließend behandelt werden können, Ergebnisse, die zeigen, was nach der Besprechung getan oder beachtet werden soll. Heben Sie besonders wichtige Inhalte durch Auszeichnung (fett, unterstrichen oder eingerückt) hervor.

Je nachdem, worum es bei einem Tagesordnungspunkt geht, können Sie eines der folgenden drei Gliederungsschemata wählen:

Top: ein Thema wird besprochen, aus dem sich Maßnahmen oder Aktivitäten ergeben

  1. Aspekt A zum Thema: Wer spricht? Was wird gesagt?
  2. Aspekt B zum Thema ...
  3. Beschluss
  4. offene Punkte
  5. Ergebnis / To-do: Wer muss was bis wann tun?

Top: ein Antrag wird vorgestellt, diskutiert und am Ende wird abgestimmt

  1. Bericht / Antrag: Wer stellt den Antrag vor? Worum geht es bei dem Antrag? Was sind die Hintergründe?
  2. Diskussion: Wer spricht? Was wird gesagt? Was spricht dafür? Was spricht dagegen?
  3. Beschluss
  4. offene Punkte
  5. Formulierung des Antrags: Antrag wortgetreu wiedergeben
  6. Ergebnis der Abstimmung: Ja, Nein, Enthaltung

Top: zu einem Thema wird ein Vortrag gehalten, Teilnehmer werden informiert

  1. Vorstellung des Themas und seiner Bedeutung sowie des Referenten
  2. Referat von [Name]: Zusammenfassung der Inhalte und Aussagen; Hand-out ggf. als Anlage
  3. Diskussion: Welche Fragen werden gestellt? Was wird diskutiert? Welche Schlussfolgerungen lassen sich ziehen? Was sind nächste Schritte?

Gestaltung des Protokolls

Gestalten Sie das Protokoll sprachlich und optisch ansprechend. Bedenken Sie die Lesebedürfnisse der Personen im Verteiler. Wichtig ist vor allem ein einheitliches Erscheinungsbild. Vermeiden Sie Fremdwörter und Abkürzungen, die womöglich nicht jeder Leser versteht.

Achten Sie besonders auf die korrekte Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung. Durch die knappe Form können sich leicht unverständliche Schreibweisen, falsche Zeichensetzung oder Stilblüten einschleichen. Am besten: Immer Korrektur lesen (lassen)!

Protokoll überprüfen

Besonders wichtig ist, dass die Beiträge der einzelnen Teilnehmer korrekt und wahrheitsgemäß wiedergegeben sind. Der Leiter der Besprechung sollte das Protokoll deshalb vor der Weitergabe in jedem Fall selbst lesen und dann freigeben; als Protokollführer sichern Sie sich so besser ab. In manchen Fällen bestehen die Teilnehmer darauf, dass sie das Protokoll Korrektur lesen können. Sie verteilen dazu Ihr Protokoll mit Angabe einer Frist, bis zu der Widerspruch angemeldet werden kann.

Erst wenn alle Teilnehmer einverstanden sind, gilt das Protokoll als verabschiedet. Dafür kann es bei einer folgenden Besprechung den Tagesordnungspunkt „Genehmigung des Protokolls der vorigen Besprechung“ geben. Bestehen unterschiedliche Auffassungen, dann wird dies im Protokoll vermerkt oder bei der nächsten Besprechung aufgegriffen und dann protokolliert.

Praxis

Erstellen Sie Ihr Protokoll so bald wie möglich nach der Besprechung. Nutzen Sie bei der Erstellung die folgende Vorlage und passen Sie diese bei Bedarf an.

Sie können diese Vorlage auch nutzen, wenn es um kurze Ergebnisprotokolle geht, wenn Sie nur eine Besprechungsnotiz machen wollen oder wenn Sie bereits mit dem Ende der Sitzung das Protokoll mit den anderen Teilnehmern abstimmen und gleich versenden wollen.

Bereiten Sie sich auf die unterschiedlichen Protokollformen vor. Wenn Sie häufiger Protokolle erstellen, sollten Sie sich die relevanten Vorlagen selbst erstellen und das Protokoll direkt während der Besprechung am Laptop fertigstellen.

Wenn Sie nur die Ergebnisse einer Besprechung festhalten wollen, können Sie beispielsweise diese Vorlage nutzen und für Ihre Zwecke anpassen:

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