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Personalbeschaffung

Stellenausschreibung bekanntmachen

Interne Ausschreibung, externe Personalberatung oder die Bundesagentur für Arbeit – es gibt viele Möglichkeiten, eine Stellenausschreibung bekannt zu machen. Alle haben spezifische Vorteile und Nachteile. Etwa in Bezug auf die Qualität der Bewerbungen, den Zeitaufwand oder die Kosten für die Stellenausschreibung und den Auswahlprozess.

Mit der Stellenausschreibung passende Kandidaten finden

Wer eine Stelle anzubieten hat, könnte meinen, dass er aufgrund der Lage am Arbeitsmarkt eine Vielzahl von Bewerbungen erhält und sich so den geeigneten Kandidaten nur herauspicken könnte. Was für Ingenieure und qualifizierte Fachkräfte schon seit geraumer Zeit nicht mehr gilt, trifft auch auf fast alle anderen Stellen immer häufiger zu. Es ist sehr schwierig, die passende Bewerberin oder den passenden Bewerber zu finden, der

  • den Anforderungen und Erwartungen am besten entspricht,
  • bezahlbar ist,
  • die passende Einstellung, Leistungsbereitschaft und Motivation mitbringt,
  • nicht nur Versprechungen macht, sondern diese auch einhalten kann,
  • sich mit dem Unternehmen identifizieren kann und nicht nach kurzer Zeit wieder das Weite sucht.

Wer das Risiko, auf den falschen Kandidaten gesetzt zu haben, verringern will, muss oft Geduld mitbringen, bis er diesen findet. Wesentliche Voraussetzung dafür ist, die Stellenausschreibung dort bekannt zu machen, wo sich solche Bewerberinnen und Bewerber finden lassen. Etwa drei Viertel aller Stellen werden gar nicht allgemein ausgeschrieben, sondern über die interne Suche im Unternehmen, über Kontakte und Empfehlungen oder über Berater und Personaldienstleistungen gefunden.

So gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Stellenausschreibung bekannt zu machen. Alle haben spezifische Vorteile und Nachteile – etwa in Bezug auf die Qualität der Bewerbungen, den Zeitaufwand oder die Kosten für die Stellenausschreibung und den Auswahlprozess. Folgende Möglichkeiten gibt es, seine Stellenausschreibung bekannt zu machen.

Interne Ausschreibung

Interne Kandidaten sind meist schon sehr gut bekannt, ihre Kompetenzen und ihre Leistungsbereitschaft haben sie im Unternehmen bereits gezeigt. Die Kosten der Rekrutierung sind auf diesem Weg sehr gering. Gegebenenfalls kann die Versetzung auf eine neue Stelle auch eine hilfreiche Personalentwicklungsmaßnahme sein.

Allerdings versuchen manche Abteilungen auf diesem Weg auch, einzelne Kollegen loszuwerden. Es fällt zudem schwer, internen Bewerbern zu sagen, dass man sie eigentlich nicht haben möchte – wenn das der Fall ist. Manchmal möchte eine Abteilung gerade eine externe Person, um neue Ideen zu bekommen.

Deshalb ist es in diesem Fall hilfreich, dass vorab geklärt wird, ob eine Stelle intern ausgeschrieben werden muss oder soll. Geeignete Kandidaten können vorab ausgewählt und direkt angesprochen werden. Mögliche Kandidaten können auch Werkstudenten, Praktikanten, freie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder geringfügig Beschäftigte sein. In jedem Fall sollte auch bei der internen Suche sorgfältig ausgewählt werden und ein fairer Umgang mit allen Beteiligten und Betroffenen gepflegt werden.

Kontakte und Empfehlungen

Häufig lohnt es sich, im beruflichen oder privaten Bekanntenkreis zu fragen, ob nicht eine Person persönlich bekannt sei, für die die Stellenausschreibung passen würde. Auch hier kann man sich im Allgemeinen auf Empfehlungen verlassen. Der Empfehlende hat wohl positive Erfahrungen gemacht und würde keinen „schlechten Kandidaten“ empfehlen.

Inzwischen gibt es auch im Internet Plattformen, über die sich Empfehlungen indirekt einholen lassen. In beruflichen Netzwerken wie Xing oder Linkedin kann man andere nach Empfehlungen oder Kontakten fragen. Allerdings sind die Personen sich häufig nicht persönlich, sondern eben nur virtuell bekannt.

Wichtige andere Quellen sind private Netzwerke wie Vereine, Bekanntenkreis, Nachbarn, Dienstleister wie Ärzte, Versicherungsberater oder Kontakte aus der Schulzeit oder Berufsausbildung. Zudem kann auch bei Lieferanten, Wettbewerbern oder über Verbände gesucht werden. Sprechen Sie die Kontakte an, haken Sie nach einigen Tagen freundlich nach und bieten Sie Hilfe an, wenn Informationen gebraucht werden oder Fragen offen sind.

Personalberatung

Personalberatungen oder Headhunter können bei der Suche nach Bewerbern hilfreich sein, indem sie Aufgaben im Such- und Vorauswahlprozess übernehmen. Die Inanspruchnahme entsprechender Dienstleistungen ist aber mit Kosten verbunden.

Andererseits können Personalberatungen oder Headhunter offensichtlich nicht geeignete Kandidaten schon vorab aussortieren – sei es auf der Grundlage von Bewerbungsunterlagen, sei es nach einem ersten Vorstellungsgespräch. Wie qualifiziert diese Vorauswahl ist, muss im Vorfeld oder im Rahmen der Zusammenarbeit herausgefunden werden; die Auswahl der Personalberatung sollte sehr sorgfältig erfolgen und einen Mehrwert bieten, den Ihr Unternehmen nicht leisten kann.

Personalberatungen kommen meist dann zum Einsatz, wenn mögliche Kandidaten auf dem freien Arbeitsmarkt wahrscheinlich nicht zu finden sind. Sie sind auch dann hilfreich, wenn Personal für Niederlassungen im Ausland gesucht wird und die Personalberatung spezielles Wissen über den Arbeitsmarkt im fremden Land mitbringt. Schließlich kann sich ein Unternehmen über eine Personalberatung verdeckt nach neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umsehen, wenn es selbst nicht nach außen hin sichtbar werden will.

Zeitarbeitsfirmen und Arbeitsvermittlung

Eine Zeitarbeitsfirma stellt für eine befristete Zeit eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter für die offene Stelle zur Verfügung. Dafür wird ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag abgeschlossen. Das Unternehmen kann die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter für den kurzfristigen Bedarf einsetzen oder nach einer Testphase übernehmen.

Die Arbeitsvermittlung wird in etwa für die Aufgaben eingesetzt, die auch eine Personalberatung erbringt. Die Arbeitsvermittlung hat mögliche Kandidaten gesichtet und trifft eine Vorauswahl.

Auch bei der Auswahl von Zeitarbeitsfirmen und Arbeitsvermittlern sollte man sorgfältig vorgehen und sich von der Qualität der Leistungen und Angebote überzeugen.

Bundesagentur für Arbeit

Die Bundesagentur für Arbeit ist eine Serviceeinrichtung des Bundes und kann bei der Suche nach Bewerbern sehr hilfreich sein. Insbesondere sind die Leistungen der Arbeitsagentur kostenfrei – unter bestimmten Umständen kann sie sogar noch Geld einbringen. Ein guter Kontakt zum Arbeitgeberbetreuer der zuständigen Arbeitsagentur kann dabei helfen.

Zudem gibt es Zuschüsse für Qualifizierungsmaßnahmen oder für die Einstellung spezieller Bewerberinnen und Bewerber wie Langzeitarbeitslose, Schwerbehinderte oder Jugendliche. Hier sollten Sie sich über den aktuellen Stand bei Ihrer Arbeitsagentur informieren.

Anzeige in Zeitungen oder Zeitschriften

Stellenanzeigen in Zeitungen oder Zeitschriften sind für manche Unternehmen schon zu einem wichtigen Instrument für die Image-Bildung geworden. Stichwort: Employer Branding. Das Unternehmen kann zeigen, dass es wachsen will und attraktiv ist für Bewerberinnen und Bewerber.

Für die konkrete Suche nach einem Kandidaten für eine offene Stelle besteht die Gefahr, dass sehr viele Bewerbungen auf eine Stellenanzeige eingehen, die gesichtet und bearbeitet werden müssen. Deshalb sollte sehr genau geprüft werden, welche Zeitung oder Zeitschrift am besten geeignet ist, interessante Kandidaten anzusprechen. Neben den bekannten überregionalen Tageszeitungen spielen regionale Zeitungen eine wichtige Rolle. Auch Fachzeitschriften können hilfreich sein, wenn spezielle Positionen mit einschlägiger Fachkenntnis besetzt werden sollen. Je nach gewähltem Medium sollte die Stellenanzeige gestaltet werden. Im Allgemeinen umfasst die Stellenanzeige Informationen

  • zum Arbeitgeber
  • zur zu besetzenden Stelle mit Aufgabenschwerpunkten und Perspektiven
  • zu den Erwartungen und Anforderungen
  • zu den Leistungen und sonstigen Rahmenbedingungen

Neben den Inhalten spielt auch die äußere Gestalt (Layout) eine wichtige Rolle. Sie sollte die nötige Aufmerksamkeit auf sich ziehen und den Interessenten unmissverständlich auf die wichtigen Inhalte hinweisen.

Anzeigen im Internet

Stellenanzeigen im Internet haben in den letzten Jahren sehr an Bedeutung gewonnen. Zum einen erreichen sie eine weite Verbreitung, zum anderen können Interessierte gezielt nach Stellenangeboten recherchieren, die zu ihrem Kompetenzprofil passen. So lassen sich oft bessere Übereinstimmungen finden. Der Aufwand für die Bewerberinnen und Bewerber ist geringer – und damit deren Akzeptanz und Nutzung dieses Mediums.

Viele Jobbörsen im Internet bieten auch eine Bewerber-Datenbank an. Hier können die Unternehmen selbst nach Kandidaten suchen, die zu ihrer Stellenausschreibung passen könnten.

Die Vorteile der Internet-Anzeige sind, dass diese Verbreitungsform meist kostengünstiger ist als eine Print-Anzeige, dass der Prozess der Ausschreibung beschleunigt werden kann und der Zugriff oder die Anpassung der Anzeige jederzeit möglich ist. Bei der Auswahl der Internet-Jobbörse sollte darauf geachtet werden, welche Zielgruppe darüber angesprochen wird und welche zusätzlichen Services zur Verfügung stehen.

Auch die eigene Webseite des Unternehmens sollte für die Anzeige genutzt werden. Hier sollten alle offenen Stellen und die Stellenausschreibungen eingestellt und aktuell sein. Gerade interessierte Bewerberinnen und Bewerber steuern gezielt die Webseite eines Unternehmens an, um nach Stellen zu suchen.

Messen und Bonding

Viele Unternehmen treten auf Messen auf, um sich als Unternehmen und mit den eigenen Produkten zu präsentieren. Da sich dort oft Fachleute treffen, ist das auch eine gute Gelegenheit, um sichtbar zu machen, dass man Stellen zu besetzen hat. Man kann auf der Messe selbst interessante Personen ansprechen oder konkrete Stellenausschreibungen sichtbar machen. So können sich interessierte Kandidaten informieren, erste Gespräche führen und das beiderseitige Interesse abklären.

Darüber hinaus gibt es Rekrutierungsmessen und Rekrutierungsveranstaltungen. Das sind oft branchenspezifische Messen, die gezielt Personen ansprechen, die eine neue Beschäftigung suchen.

Viele Hochschulen, private Veranstalter oder Studierendeninitiativen organisieren sogenannte Absolventenmessen oder Firmenkontaktmessen (Bonding Veranstaltungen), auf denen sich Unternehmen den zukünftigen Fachkräften präsentieren können. Hier können sie mit Kandidaten Kontakt aufnehmen und erste klärende Gespräche führen. Wichtig ist den interessierten Hochschulabgängern dabei:

  • keine langen Wartezeiten
  • freundliches Standpersonal
  • klare Informationen zu Einstiegsmöglichkeiten, Auswahlverfahren, offene Stellen
  • Möglichkeiten für Praktika oder Abschlussarbeiten (Bachelor oder Master)
  • Anforderungen und Leistungen des Unternehmens
  • Auftreten der Unternehmensvertretung
  • Kontaktmöglichkeiten zu Nachwuchskräften
  • Vereinbarungen über die weitere Vorgehensweise

Hinweis Employer Branding

Das Employer Branding (Arbeitgebermarke) gewinnt immer mehr an Bedeutung. Deshalb sollten alle Aktivitäten zur Ausschreibung von offenen Stellen von Maßnahmen zur Image-Bildung des Unternehmens begleitet werden. Das Unternehmen bewirbt sich bei zukünftigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch seine Marke.

Praxis

Stellenausschreibung bekanntmachen

Machen Sie Ihre Stellenausschreibung dort bekannt, wo die Wahrscheinlichkeit groß ist, geeignete Bewerberinnen und Bewerber zu finden.

  • Gehen Sie die Tabelle in der folgenden Checkliste in Bezug auf Ihre Zielgruppe durch: Was kommt für Sie für die Bekanntmachung der Stellenausschreibung in Frage, was nicht? Begründen Sie Ihre Entscheidung.
  • Entwickeln Sie anschließend Ihren Maßnahmenplan, um die Stellenausschreibung bekannt zu machen. Notieren Sie dazu die entsprechenden Aktivitäten in der entsprechenden Tabelle der folgenden Checkliste.

Arbeitgeber-Stärken kommunizieren

Überprüfen Sie die Kommunikation der Arbeitgeber-Stärken:

  • Welche Stärken Ihres Unternehmens sind für potenzielle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter attraktiv?
  • Welche besonderen Merkmale macht Ihr Unternehmen unverwechselbar?
  • Welche Instrumente können potenzielle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter langfristig halten?

In der folgenden Checkliste finden Sie Anregungen für die Formulierung von Arbeitgeber-Stärken, die Sie auch für Ihre Stellenanzeige nutzen können.

Instrumente zur Stellenbekanntmachung bewerten

Mit der folgenden Excel-Vorlage halten Sie fest,

  • in welchen Medien Sie Anzeigen für Ihre freien Stellen schalten,
  • welche Kosten damit verbunden sind und
  • wie viele Bewerbungen über das jeweilige Medium eingegangen sind.

Sie ermitteln mit der Excel-Vorlage die spezifischen Kosten pro Aktion und pro Bewerbung. So können Sie die Wirksamkeit und Effizienz der jeweiligen Anzeigenform sowie der gesamten Kampagne für diese Stellenausschreibung bewerten. Und Sie können – je nach ausgeschriebener Stelle – Ihr Budget für Stellenausschreibungen zielgerichtet und besser einsetzen.

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