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Struktur und Gliederung für Texte im Berufsalltag

Wenn Sie Texte für Ihren Berufsalltag schreiben, sollten Sie immer das Wichtigste zu Beginn des Textes nennen. Für alle weiteren Textinhalte, für Informationen, Argumente, Belege, Beispiele oder Zahlen ist eine hierarchische Gliederung hilfreich. Ein allgemeines Gliederungsschema erhalten Sie als Vorlage, die Sie für alle Textarten im Beruf nutzen und anpassen können.

Struktur des Textes

Insbesondere für kurze Texte wie Memos, E-Mails, Aktennotizen und Management-Zusammenfassungen gilt: Das Wichtigste steht am Anfang. Dann kann die Leserin oder der Leser sofort erkennen, um was es geht. Lesende erkennen sofort, was wichtig ist, und suchen sich das heraus. Der einfache Textaufbau sieht also folgendermaßen aus:

1. Kernbotschaft

Am Anfang steht die Kernbotschaft und die wichtige Information, um die es bei diesem Text geht. 

2. Informationen

Auf Kernbotschaft und den wichtigsten Information am Textanfang folgen zusätzliche Informationen, die die Leserin oder der Leser wissen muss. Hier beantworten Sie die typischen W-Fragen: wie viele, wo, wann, wie lange, wie, mit wem, wodurch.

3. Gründe

Erläutern Sie die Gründe, die deutlich machen, warum oder wofür das Thema wichtig ist.

4. Details

Am Textende stehen sonstige Zahlen, Daten, Fakten und Beispiele, die vielleicht noch eine Hilfe für die Leserin oder der Leser sind.

Die Kernbotschaft steht am Textanfang

Die Kernbotschaft und die wichtigste Information sollten beim Lesen Interesse wecken und gleich (im ersten Satz) das Gefühl bei der Leserin oder beim Leser wecken: Ja, das muss ich lesen! Das ist wichtig für mich! Eine Kernbotschaft kann alles sein, mit dem Sie die Aufmerksamkeit der Leserin oder des Lesers erhalten und auf das Sie die Aufmerksamkeit auch lenken wollen. Zum Beispiel:

  • ein Problem, das bereits bekannt ist
  • eine Lösung, die attraktiv ist
  • eine besondere Situation, die vertraut ist
  • eine Frage, die sich die andere Person ebenfalls stellt

Beispiel Die Kernbotschaft steht am Textanfang

Das Wichtige steht nicht am Textanfang:

Gemäß den gesetzlichen Vorgaben für die Archivierung von E-Mails informieren wir Sie hiermit: ....

Das Wichtige steht am Textanfang:

Bitte beachten: Die gesetzlichen Bestimmungen zur Archivierung von Geschäftsbriefen haben sich geändert. Das betrifft folgende Regelungen: ...

Textinhalte können Sie hierarchisch gliedern

Für alle weiteren Textinhalte, für Informationen, Argumente, Belege, Beispiele oder Zahlen ist eine hierarchische Gliederung hilfreich. Das heißt, Sie fassen die vielen einzelnen Aspekte zu einem gemeinsamen Oberpunkt zusammen. Das entspricht der Methode des Mindmappings (vgl. Abbildung 1).

Abbildung 1: Textinhalte wie in einer Mindmap gliedern (Beispiel)
Abbildung 1: Textinhalte wie in einer Mindmap gliedern (Beispiel)

Eine hierarchische Gliederung können Sie wie in Abbildung 2 auch in Tabellenform bringen:

Abbildung 2: Textinhalte in Tabellenform gliedern
Abbildung 2: Textinhalte in Tabellenform gliedern

Sortieren Sie alle einzelnen Aspekte, die Sie für Ihre Zielgruppe darstellen wollen, in einer Mindmap oder in einer Tabelle. Fassen Sie zusammen, was Ihrer Meinung nach zusammengehört. Auch diese einzelnen Informationsblöcke können Sie nach dem Prinzip organisieren: Das Wichtigste zuerst. Deshalb nennen Sie immer erst den Oberpunkt, dann den Unterpunkt, dann die Details.

Welche Themen Sie jeweils ansprechen – dafür gibt es keine Regel und keine Vorlage. Sie schreiben das auf, was die Zielgruppe wissen muss, damit sie entsprechend Ihrem Ziel aktiv wird. Ob kurz und knapp oder mit allen Details, das ergibt sich aus den Anforderungen des Adressaten und der Zielgruppe, aus Ihrer Einschätzung und Erfahrung und aus dem Ziel und Zweck des Textes. Probieren Sie es aus und orientieren Sie sich an guten Beispielen.

Praxis

Gliederungsschema und Inhalte für Texte

Überlegen Sie sich, zu welchem Thema Sie einen Text schreiben wollen oder sollen:

  • Nutzen Sie für Ihren Text das Gliederungsschema der folgenden Vorlage. Sie können dieses Schema als allgemeine Gliederung und Struktur für alle Textarten nutzen, insbesondere für Zusammenfassungen (Management-Summary), Entscheidungsvorlagen oder für Berichte und Konzepte, aber auch für kürzere Texte wie E-Mails, Memos oder Aktennotizen.
  • Welche konkreten Inhalte Sie bei den einzelnen Schritten anführen, hängt vom Thema und vom Ziel Ihres Textes ab. Nennen Sie das Ziel Ihres Textes.
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